Проверка состояния внутреннего контроля в организации

Аудитор должен обладать знаниями о системе внутреннего контроля (табл. 9.1), необходимыми для проведения аудита, и использовать их для выявления возможных искажений информации.

Система внутреннего контроля включает следующие элементы:

• контрольная среда;

• процесс оценки рисков аудируемым лицом;

• информационная система, в том числе связанная с подготовкой отчетности;

• контрольные действия;

• мониторинг средств контроля.

Контрольная среда – это осведомленность руководителей предприятия и их практические действия, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.

Изучение контрольной среды экономического субъекта необходимо аудитору для оценки отношения к средствам внутреннего контроля руководства организации, его осведомленности и предпринимаемых относительно указанных средств действий.

Оценка рисков аудируемым лицом представляет процесс выявления и, по возможности, устранения рисков хозяйственной деятельности, а также их возможных последствий.

Контрольные действия включают политику и процедуры, помогающие удостовериться, что распоряжения руководства выполняются.

Таблица 9.1

Памятка аудитора при аудите системы управления организаций

Этапы аудита	Нормативно-законодательная база	Разъяснения (комментарии)
Проверка состояния внутреннего контроля на предприятии	ФПСАД №8	Система внутреннего контроля представляет собой процесс, организованный и осуществляемый представителями собственника, руководством, а также другими сотрудниками аудируемого лица, для того чтобы обеспечить достаточную уверенность в достижении целей с точки зрения надежности финансовой (бухгалтерской) отчетности, эффективности и результативности хозяйственных операций и соответствия деятельности аудируемого лица нормативным правовым актам. Контрольная среда включает следующие элементы: доведение до всеобщего сведения и поддержание принципа честности и других этических ценностей; профессионализм (компетентность сотрудников); участие собственника или его представителей; компетентность и стиль работы руководства; организационная структура; наделение ответственностью и полномочиями; кадровая политика и практика
Оформление результатов аудита	ФПСАД №2	Под термином "документация" понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором или для аудитора либо получаемые и хранимые им в связи с проведением аудита. Рабочие документы используются: • при планировании и проведении аудита; • при осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы; • для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора. Для повышения эффективности аудита допускается использовать в ходе проверки графики, аналитическую и иную документацию, подготовленные аудируемым лицом.
		В этих случаях аудитор обязан убедиться, что такие материалы подготовлены надлежащим образом. Аудитору необходимо установить надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также их хранения в течение достаточного периода времени, но не менее пяти лет

Мониторинг средств контроля включает регулярную оценку организации и применения средств контроля и осуществляется в целях обеспечения непрерывной аффективной работы этих средств.

Специалист в области аудита Р. Адамс считает, что система внутреннего контроля организуется для того, чтобы:

• осуществлять деятельность предприятия упорядоченно и эффективно;

• обеспечить соблюдение политики руководства;

• обеспечить сохранность имущества;

• достичь качественного документирования хозяйственных операций.

Организация системы внутреннего контроля и ее функционирование направлены на устранение каких-либо рисков хозяйственной деятельности, угрожающих достижению любой из перечисленных выше целей.

Таким образом, экономический субъект должен обеспечить функционирование системы внутреннего контроля, которая была бы достаточной для того, чтобы:

• сформировать полную и достоверную отчетность, подтвержденную документально;

• выявить отклонения финансовых результатов от плановых показателей;

• обнаружить факты хищений, злоупотреблений и неэффективного использования хозяйственных средств.

Аудитору следует убедиться в применении аудируемым лицом таких процедур внутреннего контроля, как:

• проверка наличия материальных ценностей, поступивших в организацию но сомнительным документам;

• анализ сырья и продукции;

• контрольный запуск сырья в производство;

• внутренние проверки и сверки данных по вопросам финансово-хозяйственной деятельности;

• проведение инвентаризаций (плановых и внеплановых);

• проверка правильности осуществления документооборота и наличия разрешительных подписей на документах;

• сравнение данных, полученных от внутренних источников, с данными внешних источников информации;

• проверка состояния средств предприятия (осмотр объектов, получение объяснений от надлежащих лиц);

• ограничение доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, системе ведения документации;

• осуществление контроля над прикладными программами и компьютерными информационными системами.

Анализируя постановку внутреннего контроля, аудитор должен учитывать, что за внутренний контроль отвечает само аудируемое лицо, его специальное контрольное подразделение – управление (отдел).

Оформление результатов аудита

Аудитор должен документально оформлять все сведения, важные с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение. В ходе аудита системы управления экономического субъекта составляются сводные аналитические таблицы, статистические выборки, диаграммы, схемы, записи по отдельным разделам. Эти рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме. Рабочие документы при проверке системы управления обычно содержат:

• информацию, касающуюся организационной структуры аудируемого лица, оценку этой структуры;

• информацию об отрасли, экономической и правовой сфере, в которой аудируемое лицо осуществляет свою деятельность;

• информацию о состоянии системы внутреннего контроля;

• анализ наиболее важных экономических показателей и тенденций их изменения;

• другую информацию аудируемого лица, имеющую значение не только для последующего аудита, но и для будущих аудиторских проверок.

От качества указанной информации зависит эффективность последующих этапов совершенствования системы управления. Указанная выше документация должна соответствовать как минимум следующим требованиям:

• полнота, т.е. охват всех элементов системы управления;

• достоверность, основанная на фактах, первичных документах, статистических данных;

• объективность, отражающая подлинную сущность явления, а не субъективное мнение лица, проводящего аудит;

• сопоставимость, обеспечивающая возможность сравнить материалы аудита по разным периодам и аспектам.

Документирование и хранение информации о деятельности аудируемого лица должно осуществляться в соответствии с ФПСАД № 2 (см. табл. 9.1).

Например, в отчете о результатах анализа системы управления производственным предприятием, относящимся к машиностроительной отрасли, могут быть разделы:

• общая характеристика предприятия;

• анализ системы документооборота;

• анализ системы (технологии) управления затратами;

• анализ системы (технологии) управления денежными потоками;

• предложения по созданию системы планирования и бюджетирования;

• требования к автоматизированной системе управления предприятием;

• оценка корпоративных качеств персонала предприятия.

Кроме того, отчет может включать следующие пункты: ключевые показатели результатов деятельности (финансовые и нефинансовые); сметы; анализ различных вариантов развития деятельности; информацию по сегментам деятельности; информацию, содержащую сравнительный анализ результатов деятельности аудируемого лица с аналогичными показателями конкурентов, и др.

Классификатор типичных ошибок

Типичные недостатки в системе управления организацией:

• распределение функций между руководителями организации не соответствует производственной структуре и технологии;

• многоступенчатая структура управления, при которой эффективное управление в большинстве случаев невозможно;

• отсутствие положений о структурных подразделениях, должностных инструкций;

• отсутствие четких границ компетенции, полномочий заместителей руководителей цехов, служб предприятия (полномочия без ответственности, ответственность без полномочий);

• неправильное использование вспомогательных подразделений;

• значительные потери времени, возникающие из-за нарушения трудовой дисциплины в аппарате управления.