Лекция 10. ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ – ИНТЕГРИРОВАННЫЙ ПАКЕТ MICROSOFT OFFICE
Табличные процессоры для работы с электронными таблицами – это прикладное программное обеспечение общего назначения, используемое для обработки различных данных, представленных в табличной форме. При помощи электронных таблиц можно решать финансовые, экономические, математические и статистические задачи, представляя данные не только в табличном, но и в графическом виде.
Появление электронных таблиц исторически совпало с появлением персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами была создана в 1979 г., предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 г. был создан табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и др. Программный продукт MS Excel 2007, разработанный фирмой Microsoft, является популярным средством для работы с электронными таблицами. Данный программный продукт входит в состав пакета Microsoft Office.
Основные понятия при работе с электронными таблицами
Для запуска MS Excel необходимо выполнить команды ПУСК/ΠРОГРАΜМЫ/ΜIСRОSОFТ OFFICE 2007/ MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007.
После запуска MS Excel на экране появляется окно (рис. 10.1), состоящее из нескольких элементов интерфейса:
• строки заголовка, содержащего имя программы, названия файла, стандартных кнопок Windows;
• строки меню, содержащего пункты главного меню;
• панелей инструментов с кнопками, состав которых может изменить пользователь с помощью команд меню Вид/ Панели инструментов;
• строки формул, отображающей вводимую информацию;
• линеек прокрутки (вертикальной и горизонтальной), позволяющих работать с большими таблицами;
• строки состояния, отражающей информацию о текущем состоянии и результатах выполняемых операций Excel.
Рис. 10.1. Окно MS Excel
Кроме главного меню, в Excel действуют так называемые контекстные меню, содержащие наиболее употребляемые команды для работы с ячейками, диаграммами или другими объектами. Контекстное меню активизируется нажатием правой кнопки мыши (или Shift + F10). Для выхода из контекстного меню нужно щелкнуть кнопкой мыши вне его или нажать Esc.
Рабочая книга – это обычный документ или тип файла, создаваемый в Microsoft Excel (расширение файла – .xls или .хlsx). Каждая книга может содержать несколько листов.
Рабочий лист представляет собой сетку из столбцов и строк (рис. 10.2).
Рис. 10.2. Пример рабочего листа
По умолчанию они называются: Лист 1, Лист 2, и т.д. Эти имена выводятся на ярлычках, расположенных в нижней части окна рабочей книги (рис. 10.3).
Рис. 10.3. Ярлыки листов
Пользователь может изменить названия листов по своему усмотрению в зависимости от решаемой задачи. Для этого можно вызвать контекстное меню любого ярлыка листа и выбрать команду Переименовать (рис. 10.4) или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по имени ярлыка и ввести новое имя листа.
Рис. 10.4. Переименование ярлыка листа
Лист диаграммы – лист, содержащий только диаграмму Microsoft Excel. Диаграмма – это графическое представление данных рабочего листа (рис. 10.5).
Рис. 10.5. Пример диаграммы
Ячейка – минимальная информационная единица (рис. 10.6). Она может содержать разные типы данных (текст, числа, даты и т.п.), но внутри одной ячейки могут храниться данные только одного типа.
Ячейки могут находиться в двух состояниях:
• активная или выделенная ячейка (можно выделить блок ячеек); адрес активной ячейки отражается в поле имени (см. рис. 10.1);
• редактируемая ячейка (может быть только одна в определенный момент времени).
Рис. 10.6. Пример ячейки
В состоянии редактирования можно изменять содержимое ячейки, добавлять или удалять данные. Для активной ячейки можно задавать формат – высоту/ширину, выравнивание, цвет, границы и т.п. Для перехода в состояние редактирования ячейки необходимо выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на ячейке или нажать клавишу F2. Не все команды, доступные для активных ячеек, выполнимы для ячеек в состоянии редактирования (например, форматирование данных ячейки).
Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес (ссылку). Так, ячейка, находящаяся на пересечении столбца С и строки 4, имеет адрес С4. Адреса используются при записи формул или обращении к ячейкам.
Ячейке (или блоку ячеек) можно присвоить имя. Имя блока – непрерывная последовательность символов, соответствующая следующим ограничениям:
• первый символ имени блока – буква или символ подчеркивания;
• имя блока отличается от ссылок на ячейки рабочего листа;
• запрещены пробелы и специальные символы в имени блока;
• максимальная длина имени – 255 символов;
• строчные и прописные буквы в именах блоков не различаются.
Неразрешенными именами блоков являются, например:
А10 (имя блока совпадает с адресом ячейки на текущем листе);
Лист!$А$10 (имя блока совпадает с адресом ячейки на другом листе рабочей книги);
10ASD (имя блока начинается не с буквы);
ASD% (имя блока содержит один из специальных символов); и др.
Создать именованный блок ячеек одного листа можно при помощи ДИСПЕТЧЕРА ИМЕН панели инструментов ФОРМУЛЫ тремя способами (рис. 10.7).
Рис. 10.7. Панель инструментов ФОРМУЛЫ
Способ 1 (без использования команд меню)-.
1. Выделить диапазон ячеек.
2. Ввести имя блока в окне имен (слева от символа ▼ в строке формул).
3. Нажать Enter.
Способ 2 (предварительное выделение диапазона ячеек):
1. Выделить диапазон ячеек.
2. Выполнить команду Присвоить имя.
3. Ввести имя создаваемого блока ячеек в поле ввода Имя.
4. Нажать ОК.
Способ 3 (блок ячеек только одного столбца или только одной строки):
1. Выделить диапазон ячеек столбца (строки), включая в выделение ячейку, содержащую название столбца (строки).
2. Выполнить команду Создать из выделенного фрагмента.
3. Указать в окне По тексту: для выделенного столбца – "в строке выше/ниже"; для выделенной строки – "в столбце слева/справа".
4. Нажать ОК.
При удалении имени диапазона ячеек содержимое ячеек электронной таблицы, входящих в диапазон, не стирается. При выделении диапазона и нажатии клавиши Del удаляется содержимое незащищенных ячеек.