Предисловие
Динамичное развитие всех сфер общественной жизни, рост числа субъектов и объектов управления сопровождаются растущими потоками документов, которые составляют основу управления, обеспечивая прямые и обратные связи между управляющими и управляемыми системами.
Каждые два года объем информации в мире удваивается. По данным журнала ASAP, ежегодно в мире издается около 6 млрд новых документов, каждый из которых в среднем тиражируется в 20 копиях, что переполняет документационные потоки, создавая угрозу их неуправляемости и потерь. Активный процесс перехода к электронному делопроизводству в организациях страны еще более актуализирует проблему качества подготовки и сохранности документов. Этим обусловлена острая актуальность кадрового обеспечения сферы управления подготовленными, грамотными специалистами, владеющими современными знаниями, умениями и навыками работы с документами, составляющими основу управления и главный продукт профессиональной деятельности любого управленца.
Дисциплина "Основы делопроизводства" включена в базовую часть профессионального цикла основной образовательной программы высшего образования. В основе программы лежит комплексный подход в обучении, опирающийся на межпредметные связи с дисциплинами общепрофессионального цикла ("Основы государственного и муниципального управления", "Государственная и муниципальная служба", "Основы управления персоналом", "Информационные технологии в управлении", "Культура речи и делового общения").
Основная цель учебника "Основы делопроизводства. Язык служебного документа" – помочь студентам в рамках основной образовательной программы высшего образования бакалавриата по направлениям подготовки 38.03.04 "Государственное и муниципальное управление" и 38.03.03 "Управление персоналом" овладеть знаниями основ документационного обеспечения управления, нормативно-методической базы делопроизводства, документоведческой терминологией, языком служебного документа, технологиями работы с документом, а также методикой его оформления, составления, правки и редактирования.
В результате освоения материала данного учебника студент должен:
знать
• ОГЛАВЛЕНИЕ нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания документов и работы с ними;
• требования к составлению и оформлению организационнораспорядительной документации;
• особенности языка служебного документа;
уметь
• использовать полученные знания в практической работе по созданию и оформлению служебных документов;
• в соответствии с установленными требованиями составлять и оформлять разные виды документов системы организационно-распорядительной документации;
• осуществлять правку и редактирование служебного документа;
• вести деловую переписку, делопроизводство в органах и организациях;
владеть
• современными технологиями документационного обеспечения управления;
• навыками составления и оформления документов;
• языком официально-делового стиля речи;
• методикой составления, оформления и редактирования служебного документа, организации работы с ними.
Лекция I. Основы документационного обеспечения управления
Лекция 1. Правовые и нормативные основы делопроизводства
В результате освоения данной главы студент должен:
знать
• требования основных правовых нормативных актов, регулирующих сферу документационного обеспечения управления;
• ОГЛАВЛЕНИЕ основных понятий и терминов делопроизводства;
• функции и классификацию служебных документов;
• принципы систематизации документов;
уметь
• ориентироваться в сфере нормативного правового и методического обеспечения делопроизводства;
• классифицировать виды документов по разным основаниям;
владеть
• навыками работы с нормативными и методическими документами, руководствуясь принципом верховенства Конституции РФ и федеральных законов над иными нормативными актами и должностными инструкциями при исполнении должностных обязанностей.
Информация – как свет. Если ее слишком много, она может ослепить.
С. Паркинсон, М. Рустомджи
В основе деятельности любой организации, будь то министерство, ведомство или малое предприятие, находятся:
• процессы получения, обработки информации;
• принятие решения, доведение его до сведения исполнителей;
• организация исполнения, контроль и подведение итогов.
Информация является основой управления. Каждая организация, каждое учреждение или предприятие представляют собой узел коммуникационной сети, в котором пересекаются потоки информации от многих источников, различающихся по содержанию, интенсивности, достоверности, временно́му режиму.
Зафиксированная на материальном носителе информация является основным средством деятельности работников органов управления и в то же время ее главным продуктом, выступая способом реализации связей между управляющей и управляемой системами. От оперативности, устойчивости и оптимальности информационных потоков во многом зависят качество управления, эффективность всех его звеньев.
Усложнение и усиление взаимосвязанности проблем, стоящих сегодня перед органами всех ветвей власти, ставят задачу повышения эффективности управления на всех его уровнях в прямую зависимость от состояния информационного поля, организации информационного обеспечения управления. Дефицит объективной информации может привести к ошибочным решениям, социальная опасность которых особенно велика при принятии долговременных решений, затрагивающих интересы больших социальных групп. Запаздывание или неполнота информации становятся причиной неверных или несвоевременно принимаемых решений, которые могут вызвать даже социальные потрясения. И наоборот, избыточная информация порождает нерациональные перегрузки аппарата управления, ведет к увеличению трудовых, временны́х и финансовых затрат управленческого персонала, провоцируя усложнение структур, разрастание штатов, бюрократизацию процесса управления. Недостаточно обоснованные решения вызывают недоверие населения к конкретным властным структурам и власти в целом.
Создание системного единства информационного поля для всех уровней и звеньев системы управления, условий для постоянной связи по систематическому обмену информацией между ними, регулирование информационных потоков, регламентация периодичности поступления информации и преодоление ее избыточности являются важными факторами жизнеспособности как каждой отдельной организации, так и всего народнохозяйственного механизма страны в целом как единой информационно-коммуникационной системы.
Созданию системного единства способствуют установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, требований к их оформлению и составлению, формирование унифицированных систем документации, компьютеризация всех делопроизводственных процессов. Делопроизводство можно рассматривать как одну из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающую успех выполнения ее функциональных задач, учитывая, что современный работник сферы управления вынужден сегодня затрачивать на работу с документами до 75% своего рабочего времени.
Несмотря на массовую компьютеризацию и переход во многих организациях на безбумажную технологию работы с документами, традиционное делопроизводство доказало свою жизненность и целесообразность. Кроме того, в соответствии с постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее – Постановление об утверждении правил делопроизводства), электронный документ должен оформляться по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Поэтому проблема совершенствования традиционного делопроизводства не утрачивает актуальности.
В основе функционирования любого современного управленческого органа должны лежать принципы оперативности, высокой технической оснащенности, целесообразности и экономичности всех делопроизводственных операций на основе оптимального сочетания традиционного документационного обеспечения управления с электронным.
Состояние делопроизводства в организациях оказывает решающее влияние на самые важные участки работы: руководство, исполнение, информацию, учет, контроль и т.д., во многом определяя эффективность, экономичность и организацию управленческого труда, а также культуру работы управленческого персонала. Не случайно в качестве синонима термина "делопроизводство" в научной литературе последнего десятилетия стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", подчеркивающий информационно-технологический характер современной организации делопроизводства, включающего весь комплекс работ с документами, в том числе документооборот и технологии хранения документов.