Лекция 5. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В результате изучения данной темы студент должен:

– знать состав комплекса организационно-правовых документов учреждения; назначение организационно-правовых документов учреждения;

– уметь проектировать рациональный состав видов и разновидностей организационно-правовой документации учреждения; осуществлять унификацию и стандартизацию организационно-правовой документации;

– владеть приемами и методами составления и оформления видов и разновидностей организационно-правовых документов; приемами и методами унификации и стандартизации организационно-правовой документации.

Организационно-правовые документы учреждения, их цели и задачи создания

Организация системы и процессов управления – одна из главных управленческих функций. Организационно-правовая документация является системообразующим комплексом ввиду того, что она регулирует деятельность управляемой структуры в целом по всем направлениям, но с учетом ее специфики и особенностей. Организационная деятельность учреждения состоит в разработке и введении в действие комплекса организационноправовых документов.

Организационно-правовые документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе выбор его организационно-правовой формы, компетенции, структуры, штатной численности, состава должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирования совещательных органов управления; установления режима работы и системы охраны; организации и оценки труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации; содержат положения, обязательные для исполнения.

Цель разработки организационно-правовой документации – рациональная регламентация функционирования структурных подразделений и сотрудников учреждения (предприятия, организации).

Данная деятельность традиционно включает следующие этапы:

– создание учреждения и определение его организационно-правовой формы;

– установление структуры учреждения;

– определение штатного состава, численности должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация, т.е. установление должностных окладов;

– регламентация деятельности структурных подразделений и сотрудников;

– формирование совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления учреждения;

– лицензирование деятельности учреждения (в случае необходимости); установление режима работы и системы охраны;

– организация труда работников и оценка их труда;

– реорганизация учреждения;

– ликвидация учреждения.

При создании учреждения или организации, прежде всего, разрабатываются и оформляются Учредительный договор и Устав (Положение об организации). В них фиксируются организационно-правовая форма данной структуры, ее статус, профиль и другие основные положения. Названные документы призваны подтвердить факт легализации юридического лица на определенной территории (административно-территориальной единице).

Определение структуры и штатной численности учреждения отражают в таком документе как Структура и штатная численность. Он не является обязательным, но с его помощью можно рационально выстроить структуру учреждения и определить оптимальный численный состав персонала.

Штатное расписание оформляется с целью тарифицировать должностных лиц и сотрудников и установить надбавки в соответствии с занимаемой должностью, опытом работы, образованием и т.д.

Регламентация деятельности должностных лиц (руководства учреждения) фиксируются в таких документах как Положение об организации (учреждении), Положение о структурном подразделении, Инструкции по делопроизводству и др. Деятельность сотрудников учреждения регламентируют Должностные инструкции, Инструкции по отдельным видам деятельности, например, охране труда, но делопроизводству и др.

Правила и требования, зафиксированные в организационно-правовых документах, основаны на нормах административного и гражданского права и являются локальной нормативной базой деятельности учреждения (предприятия, организации). Организационно-правовые документы разрабатываются руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Текст организационно-правовых документов состоит традиционно из разделов (подразделов), имеющих заголовки, которые печатаются полужирным шрифтом, выравниваются по центру. Фиксирование раздела включает напечатанное с прописной буквы слово "Раздел" и порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами; знак "№" не ставится. Независимо от композиции текста все разделы (подразделы) имеют единую сквозную нумерацию. После номера раздела ставится точка. Наименование раздела печатается с прописной буквы, а точка в конце заголовка не ставится.

В зависимости от сложности композиции текст может быть рубрицирован на пункты и подпункты, при этом система их идентификации, как правило, Вперед:

– пункты раздела заголовков не имеют, печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой;

– подпункты раздела также заголовков не имеют и нумеруются в пределах одного пункта, печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой.

Названные документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов в соответствии с действующими нормативными актами, регламентирующими составление и оформление подобного рода документации.

В ходе составления организационно-правовые документы обязательно проходят процедуру согласования (внешнего или внутреннего) со всеми заинтересованными учреждениями (организациями, предприятиями) или должностными лицами, что сопровождается оформлением фифа или визы согласования.

В обязательном порядке все организационно-правовые документы проходят процедуры утверждения и регистрации. Алгоритмы этих процедур зависят от вида документов, статуса, профиля учреждения, сто организационно-правовой формы:

– устав (положение об организации) утверждается и регистрируется, в зависимости от организационно-правовой формы, либо Министерством юстиции РФ (или его территориальным подразделением), либо решением учредителей (владельцев) организации (предприятия) и регистрируется соответствующим органом по месту фактического расположения образующегося юридического лица;

– штатное расписание учреждения утверждается и регистрируется либо руководством государственного учреждения (предприятия), либо общим решением владельцев организации;

– регламенты (положения) работы совещательных и коллегиальных органов аппарата управления, как правило, утверждаются и регистрируются руководством государственного учреждения или общим решением владельцев негосударственной организации (предприятия);

– положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников утверждаются руководителем учреждения и регистрируются службой ДОУ или секретарем;

– инструкции но определенным видам деятельности утверждаются руководителем учреждения или коллегиальным органом управления (например, советом директоров акционерного общества) и регистрируются службой ДОУ или секретарем;

– инструкции по технике безопасности и противопожарной безопасности и др., как правило, утверждаются руководителем учреждения и регистрируются службой ДОУ.

Датой организационно-правовых документов является дата их утверждения, т.е. дата вступления в силу и начала реализации.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав учреждения вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой – по решению вышестоящего органа управления учреждением или самой организацией с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию учреждений (организаций). Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Организационно-правовые документы являются бессрочными с точки зрения срока их действия, т.е. действуют до их отмены или принятия документа в повой редакции, например, в результате реорганизации или прекращения деятельности (ликвидации) учреждения. При реорганизации, как правило, наступает необходимость корректировки практически всего комплекса организационно-правовых документов учреждения; при прекращении деятельности все эти документы в обязательном порядке подлежат передаче на государственное хранение.

Вопросы практики

В стабильно функционирующем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать в среднем один раз в 3–5 лет. В зависимости от характера и серьезности изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом, распоряжением или другим актом вышестоящего руководства). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и порядок их утверждения.