Понятие об информации как ресурсе предприятия (организации)

В течение длительной истории развития цивилизации деятельность, выходящая за пределы материального производства и обслуживания, относилась к непроизводительным затратам. Экономический статус государства определялся имеющимися материальными и энергетическими ресурсами. Однако в настоящее время осознано, что основным ресурсом производственных предприятий и других организаций становится информация.

Переход к наукоемкому производству во второй половине XX в. сопровождался возникновением новых видов информационного обмена. Возросла зависимость экономики от источников, объемов и качества информации (научно-технической, экономической, политической и др.), от уровня развития средств доступа к этой информации, что привело к формированию на рубеже 80-х гг. XX столетия принципиально повой экономической категории – национальные информационные ресурсы. Интенсивное развитие экономики становится невозможным без эффективного информационного сопровождения. Информация превратилась в стратегический ресурс, существенно возросла роль знаний.

В социально-экономических системах управления в зависимости от формы различают документальную и фактографическую информацию, в зависимости от приложений – экономическую, социальную и тому подобную информацию, классифицируемую по различным признакам.

Информационное пространство предприятия (организации) должно включать в себя весь спектр различных видов информации, отображающей состояние и функционирование конкретного предприятия или организации:

• сведения о состоянии производства (или обслуживания) и его обеспечении материальными, финансовыми и иными ресурсами, представляемые в виде данных или фактов (фактографическая информация);

• научно-техническая информация, представляемая в виде текстовых документов (документальная информация);

• нормативно-правовая информация, также представляемая в виде текстов, в которых нужно искать такие элементы, как нормы, статьи, т.е. фрагменты текста;

• нормативно-техническая, нормативно-методическая, маркетинговая, мониторинговая информация, являющаяся документально-фактографической, т.е. представляемой в форме текстов, из которых нужно извлекать конкретные данные о производственных нормативах, состоянии среды, сведения о наличии и ценах товаров на рынках и т.п.

Разными исследователями предлагались различные способы классификации информационного обеспечения.

Так, с точки зрения взаимодействия предприятия (организации) с окружающей средой всю информацию принято делить на входящую и исходящую. В зависимости от сроков хранения различают постоянную, условно-постоянную (иногда обновляемую) и переменную (регулярно изменяющуюся). Классифицируют информацию и по уровням управления (корпоративная, внутризаводская, цеховая, внутрицеховая), по характеру деятельности (конструкторско-технологическая, учетно-отчетная, плановая и т.п.).

В автоматизированных системах информационное обеспечение делят на машинное (в памяти компьютера) и вне-машинное (на бумажных носителях).

Различные классификации предлагались и использовались в системах управления, как правило, для информации, создаваемой и хранящейся в форме документов (приказов, планов, писем, справочно-табличных форм статистической отчетности и т.п.).

Однако по мере развития автоматизированных средств появилась возможность регистрации и хранения информации в виде отдельных фактов (характеристик предметов, событий, операций и т.п.), т.е. в виде массивов фактографической информации (термин был введен в теории научно-технической информации), в которых данные могут сортироваться по различным признакам и выводиться в различных формах, удобных для решения той или иной управленческой или проектной задачи.

При создании банков данных или баз данных фактографической информации использовались более разнообразные классификации. Например, в создаваемых для отображения производственного процесса банках данных БАНК, СИОД ^[1] формировались главный предметный массив (ГП), массив состава изделия (СИ), массив рабочих мест или рабочих центров (РМ, РЦ), массив пооперационных трудовых нормативов (ПТН), т.е. выделялись группы данных, характеризующих предмет, средства, условия труда при производстве конкретных изделий. При создании информационных массивов о кадрах (сотрудниках предприятия) данные классифицировали в соответствии с личным делом работника, выделяя социально-демографическую, производственную, общественную и другую информацию о личности.

Разделение на документальную и фактографическую информацию носит более принципиальный характер, когда речь идет о научно-технической информации (монографиях, статьях, отчетах, патентах, законодательных актах и т.п.). Такая информация формируется человеком всегда в виде текстов, т.е. в форме документальной информации, а тексты (даже относительно структурированные) имеют ряд принципиальных особенностей (синонимия, омонимия, парадоксы), которые затрудняют извлечение из них фактографической информации, необходимой для решения проектных или управленческих задач.

При этом иногда усложняется собственно понятие факта, который должен представлять собой минимальную единицу информации, принципиально значимую для того или иного вида деятельности. В частности, применительно к нормативно-правовой информации фактом следует считать не отдельный термин, а юридически значимую норму, регламентирующую управленческую деятельность, и эта форма факта должна иметь определенную структуру.

Иными словами, при фактографическом анализе текста речь идет о расчленении целостного объекта (текста) на минимально значимые части (факты), и здесь следует учитывать рекомендации о расчленении системы на элементы, т.е. применять понятия теории систем и системный анализ.

Для научно-технической информации также введены и используются различные классификации: по видам источников документальной информации (первичные и вторичные), видам информационных изданий (общегосударственные, отраслевые, внутрифирменные) и т.д. (подробнее см. в гл. 6).

В последнее время появился еще один важный вид информации – программные продукты (программное обеспечение, сертифицированное и предложенное к распространению, в том числе и к продаже). Это программное обеспечение для станков с ЧПУ, автоматических линий и т.п., компьютерные программы для планирования, учета и обслуживания производственных процессов, программная поддержка научных исследований, менеджмента и маркетинга, программные средства автоматизации поиска информации, интеллектуального анализа данных и т.п.

При этом научно-техническая информация и программные продукты могут быть ориентированы не только на внутреннего потребителя, но и быть предметом экспорта. Для более эффективного удовлетворения производственных потребностей сотрудников предприятия целесообразно разрабатывать классификаторы не только по видам информации, но и по ее содержанию, т.е. по функциям производственного процесса, организационного управления и т.д. В частности, прежде всего, полезно структурировать разнообразную информацию по ее назначению.

Пример структуризации информации для производственной системы приведен на рис. 2.1, на котором информация структурирована по сферам деятельности предприятия: производственная информация, информация для научно-исследовательской деятельности, информация для организационного управления, научно-техническая информация.

Разработка структуры информационного обеспечения предприятий или организаций является важной и сложной задачей, от решения которой во многом зависит эффективность их деятельности.

Эту задачу следует решать с учетом конкретных особенностей предприятия (организации). При этом необходимо разрабатывать многоаспектную классификацию, которая позволит более полно охарактеризовать информационные ресурсы организации (т.е. учесть вид, характер, назначение информации, ее направленность на внутренние потребности или на экспорт и т.д.).

Классификации помогают формировать из фактографической информации документы – формы статистической отчетности, справки для руководителей различных служб системы управления и т.п. При этом из вышесказанного следует, что информационное обеспечение предприятия – это совокупность данных, языковых средств описания данных, программных средств обработки информации, а также процедур и методов ее организации, хранения, накопления и доступа к ней.

На рис. 2.1 приведен пример структуры информационного обеспечения предприятия (организации), верхний уровень которой может быть взят в качестве основы для любой организации, а нижние делятся с учетом содержательного анализа процессов принятия решений в конкретной организации.

Рис. 2.1. Структура источников информации для производственной системы

Важно также учесть и многоаспектность проблемы организации сбора, хранения, поиска и представления информации, что можно сделать путем стратифицированного представления (по уровням) информационной инфраструктуры.

Рассматривая информацию как ресурс развития общества, организации, выделяют ее основные характерные особенности, благодаря которым информация: 1) представляет собой наиболее важный ресурс для развития современного общества, предприятия, организации, например, снижает потребность в земле, труде, капитале, уменьшает расход сырья и энергии; 2) вызывает к жизни новые производства; 3) является товаром, причем продавец информации не теряет ее после продажи; 4) придает дополнительную ценность другим ресурсам, в частности трудовым, когда работник с высшим образованием ценится больше, чем со средним; 5) может накапливаться.

Обобщая и преломляя результаты исследований понятия "информация" применительно к проблеме использования информации как ресурса развития предприятий и организаций, выделяют ряд специфических особенностей информации, обусловливающих ее отличие от других видов ресурсов: практически неубывающая потенциальная эффективность информации, тиражируемость и многократность использования, зависимость фактической реализуемости и эффективности от степени использования информации, абстрактный характер и т.п.

Основные из них кратко охарактеризованы в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Основные особенности информации

Особенности информации	Краткая характеристика
Практически неубывающая потенциальная эффективность информации	Потенциальная эффективность информационных ресурсов не исчезает после не только однократного, но и многократного использования одной и той же информации (уменьшение эффективности может быть связано только с устареванием информации), в то время как основная характеристика материальных ресурсов (минеральных, сырьевых запасов и т.п.) – их потенциальная эффективность – уменьшается по мере их использования. В случае возобновляемых ресурсов их потенциальная эффективность может восстанавливаться, но для этого требуется определенный (часто значительный) период. Потенциальная эффективность искусственно создаваемых технических средств, в том числе оборудования, также имеет предел, определяемый их сроком службы, и исчезает после списания станка или другого технического средства. Эта особенность информационных ресурсов часто реализуется не сразу, а спустя многие годы (как бывало, например, с рядом открытий, изобретений или новых идей, не понятых поколениями при жизни их авторов)
Независимость информации от ее создателей	Свойство неубываемости информации является одним из условий неубывающей потенциальной эффективности информации и приводит к относительной независимости информации от ее создателей
Тиражируемости и многократность использования	Иногда говорят и о тиражируемости технических средств, например станка. Но в этом случае речь идет о тиражируемости конструкции станка, идеи, т.е. информации, а на создание каждого экземпляра станка одного и того же типа снова нужно затратить груд, в то время как при тиражировании информации труд (умственный) на ее создание больше не тратится, а труд, затрачиваемый на размножение информации, незначителен и им, как правило, можно пренебречь при оценке эффективности использования информации
Неаддитивность, не коммутативность и не ассоциативность информации	Отсутствие свойств аддитивности, коммутативности и ассоциативности у информации означает, что содержащаяся в каком-либо сообщении информация не есть просто арифметическая сумма элементов информации, составляющих это сообщение, что эти элементы нельзя без искажения смысла располагать в сообщении в любой произвольной последовательности и группировать в произвольные сочетания. Эта особенность информации относится к научной и социальной информации
Кумулятивность информации	Это свойство, характеризующее также в основном научную и социальную информацию, связано с одной из основных закономерностей развития науки и общества – ее преемственностью. Предшествующие достижения науки и культуры являются фундаментом для дальнейшего развития научной мысли и общества. Поэтому необходимы не только новые открытия, но и специальная работа по систематизации, оценке и обобщению информации. Со свойством кумулятивности тесно связано и явление концентрации информации во времени, т.е. переход знания о мире на все более высокие уровни абстракции
Зависимость фактической реализуемости и эффективности информации от степени ее использования	В случае материальных ресурсов эффективность можно оценить коэффициентом использования материалов, сырья, электроэнергии и т.п., коэффициентом полезного действия оборудования и других технических средств. Оценка реализуемости и эффективности информации – более сложная проблема, которая кратко будет рассмотрена ниже
Необходимость наличия источника, переносчика и приемника (потребитель информации)	Сообщение становится информацией только в случае, когда есть источник, переносчик (в том числе передатчик, носитель) и приемник (потребитель), который должен хотеть воспринять информацию и быть способным ее понять и использовать. Эта особенность является определяющей при оценке как потенциальной, так и фактически реализуемой эффективности информационных ресурсов
Материя и информация – парные философские категории	Появление новой информации всегда сопутствует появлению (созданию) новых форм существования материальных объектов и процессов, независимо от того, осознают ли этот факт их создатели. Поэтому вклад в формирование информационных ресурсов вносят практически все профессиональные группы работников предприятия: рабочие, которые создают новые образцы изделий и принимают участие в совершенствовании технологии (рационализаторская и изобретательская деятельность), инженерно-технические работники, которые проектируют изделия, системы, новые технологические процессы и т.п., ученые и научные работники, которые изучают явления и процессы естественного и искусственного (созданного руками человека)
	мира, делают открытия, разрабатывают фундаментальные основы будущих новых изделий, систем, технологий, а также руководители предприятий (организаций) и управленческие работники, которые занимаются непосредственно регистрацией, хранением и обработкой производственной и управленческой информации разного рода
Наличие ценности	Ценность, или полезность, информации влияет на поведение получателя информации, на принятие им управленческих решений. Информация имеет тем бо́льшую ценность, чем в большей мере она влияет на достижение целей, стоящих перед получателем информации

Имеется и ряд других особенностей информации, специфичных для научно-технической информации, которые будут рассмотрены в гл. 6.