Подготовка документов к передаче на хранение в архив

Завершающим этапом делопроизводственного процесса является подготовка документов к передаче на хранение в архив организации или (при отсутствии архив) непосредственно в кадровой службе.

Подготовка документов к хранению включает в себя группировку документов в целях формирования дел, экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание и уничтожение подлежащих уничтожению дел, обеспечение сохранности дел, передачу дел в архив организации.

Формирование дел

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

• Формирование дел представляет собой систематизированную группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивающую их сохранность и оперативный поиск, группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Обычно дела в организациях формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Однако в организациях с ограниченным документооборотом и компактным расположением подразделений возможно централизованное формирование дел в службе документационного обеспечения управления.

Все документы организации группируются в дела по определенным признакам, а внутри дела – в определенной последовательности.

Признаки заведения дела:

• номинативный (по разновидностям документов). По этому признаку формируются распорядительные документы, некоторые виды информационно-справочных документов, например: "Приказы за 2010 год";

• авторский (по авторам документов дела), например: "Протоколы заседаний коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации";

• корреспондентский (по названию корреспондента), например: "Переписка с Министерством внутренних дел Российской Федерации за 2010 год";

• предметно-вопросный (группируются документы по одному вопросу), например: "Поручения Правительства Российской Федерации по реализации Национального плана противодействия коррупции";

• географический (по территориальному расположению корреспондентов), например: "Переписка с Региональным управлением в Республике Коми (г. Сыктывкар) по вопросу издания учебной литературы за 2010 год";

• хронологический, например: "Квартальные отчеты о финансовой деятельности организации".

Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности: приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т.д.), лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

При формировании дел следует соблюдать ряд установленных правил:

• в дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре с необходимым набором реквизитов, отметкой об исполнении и надписью "В дело";

• в дела группируются документы одного календарного года, располагаясь в хронологическом, алфавитном порядке или по порядковым номерам. Исключение составляют лишь переходящие дела;

• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

• в дело подшивается только один экземпляр документа (подлинник или заверенная по установленной форме копия), за исключением черновиков особо ценных документов;

• подлежащие возврату документы в дело не подшиваются;

• учредительные документы, устав организации помещаются в одно дело;

• в дело объединяются документы только по одному вопросу;

• приложения присоединяются к основным документам, независимо от даты их утверждения или составления;

• документы коллегий группируются в два дела: 1) протоколы и решения коллегии, 2) документы к заседаниям коллегии;

• документы ограниченного доступа формируются в дела отдельно от других;

• документы по личному составу формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

• при больших объемах переписки входящие и исходящие документы формируются в отдельные дела по видам документов (письма, письма-ответы, письма-запросы, факсы и т.д.);

• запросы и ответы, сопроводительные письма и их приложения не должны разобщаться;

• ксерокопии факсограмм, телефонограммы, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях;

• дело не должно превышать по объему 250 листов;

• при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ):

• распорядительные документы группируются в дела в хронологическом порядке по видам документов вместе с относящимися к ним приложениями;

• положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируются в самостоятельные дела;

• протоколы располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам;

• документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

• утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от проектов;

• документы в личные дела группируются по мере их поступления;

• лицевые счета по заработной плате, анкеты располагаются в деле в алфавитном порядке по фамилиям;

• накладные, квитанции и другие документы располагаются в деле по номерам;

• документы, имеющие приложения с разными датами составления или утверждения, группируются в вопросно-логической последовательности;

• стенограммы заседаний формируются в отдельные дела;

• статистическая информация группируется отдельно;

• предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования работы организаций и заявления и жалобы по личным вопросам формируются отдельно, внутри них документы группируются в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Относящиеся к одному заявителю документы образуют самостоятельную группу, которая формируется в хронологической последовательности;

• документы подведомственных организаций группируются в самостоятельные дела;

• переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности по датам создания или поступления документа. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.