Первичные учетные документы

Каждый факт хозяйственной жизни (хозяйственная операция) подлежит оформлению первичным учетным документом^[1]. К таким документам обычно относят заказы, договоры, акты сдачи-приемки, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, товарные чеки и др. Формы первичных учетных документов определяет руководитель предприятия или организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

– наименование документа;

– дата составления;

– наименование предприятия (организации), составившего документ;

– ОГЛАВЛЕНИЕ факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции);

– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

– подписи должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Факт приемки товаров по договору поставки подтверждается подписанием со стороны покупателя акта приемки или товарной накладной поставщика. В последнем случае приемка оформляется проставлением на товаросопроводительном документе штампа, в оттиске которого содержатся обязательные реквизиты, указанные выше.

При обнаружении количественных или качественных расхождений с сопроводительной документацией покупатель обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего (комиссионного) акта. Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товара и данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности – согласно требованиям к качеству товаров, предусмотренным в договоре или контракте. Указанные акты составляются отдельно но каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товары (материалы), по которым не установлены количественные и качественные расхождения, в актах не перечисляются, о чем делаются соответствующие отметки. После приемки товара покупателем без замечаний к нему переходят и права собственности, а последующий возврат товаров поставщику и предъявление претензий становятся невозможными. При наличии претензий к товарам, получаемым от перевозчика, составляется коммерческий акт, который удостоверяет факт недостачи, порчи или повреждения груза при его выдаче покупателю в пункте назначения.

Таким образом, если принять товар в собственность в силу перечисленных выше обстоятельств невозможно, покупатель обязан возвратить его поставщику или принять товар на ответственное хранение, учет которого производится на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".