Организация как система

Современный взгляд на организацию связан с пониманием ее как открытой системы. В основе такого подхода лежат основные идеи общей теории систем.

Что же такое система? В наиболее общем смысле система – это некая совокупность внутренне взаимосвязанных частей. При этом целое не сводимо к простой сумме составляющих ее элементов. Организационная система – это определенная совокупность взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность. Организационная система есть упорядоченная целостность частей, компонентов, подсистем, связанных в соответствии с определенным планом для достижения заранее поставленных целей.

Внутренняя среда организации – это совокупность элементов, включающая технологию, цели и задачи, структуру, персонал, собственников и др. Сложность обеспечения согласованного функционирования всех элементов организации заключается в том, что "интересы" отдельных подсистем организации могут противоречить друг другу (технология непрерывного цикла требует постоянного присутствия человека в организации, но биологически человек устроен циклично и лучшее время для сна – это ночь).

Большое значение в управленческом процессе имеет организационная технология, которая:

– носит системный характер, поэтому для многих организаций имеет смысл четко прописать "технологические функции", "технологическую структуру" и т.д.;

– определяется набором конечных продуктов, получаемых на выходе;

– часто определяет индивидуальность организации, ее лицо, отличие от других организаций;

– не сводится только к техническим компонентам, а включает в себя знания и навыки работников, уровень их квалификации, отношение к работе. Это делает технологию социально зависимой: в плохо развитой социальной среде тонкие технологии не приживаются.

Зависимость организаций от технологий осмысливается как своеобразный "технологический императив", диктат технологии. На начальных этапах развития теории организаций и оргпроектирования он действительно давал о себе знать. Однако постепенно стал преобладающим социотехнический подход, позволяющий реализовывать системный взгляд на организацию и найти место технологической системы среди других систем организации (финансово-бюджетной, социальной, информационной и т.д.).

Любая структура, действующая в организации, выполняет технологическую функцию. При таком подходе можно специально выделять так называемое "технологическое ядро" организации.

Цель "технологического ядра" – адаптировать организацию к изменениям в окружающей среде, уравновешивая се давление, которое порождает неопределенность. Организация должна тщательно сохранять и защищать свое ядро от внешних посягательств. Именно технологическое ядро позволяет сохранить идентичность организации.

Технологии различают по тому, как структурно оформлен технологический процесс и каким образом он приводит к конечному результату. Среди них можно выделить:

– многозвенная технология, которая состоит из цепочек операций, соединенных с конечным продуктом посредством последовательной связи;

– интенсивная технология, которая представляет множество не связанных друг с другом операций, приводящих к конечному результату;

– медиационная технология, состоящая из посреднических операций, которые приводят к конечному результату в паре с основной операцией, связанной с ней посредством обратной связи.

Выделение "технологического ядра" организации позволяет считать, что на периферии могут существовать самые разные по своей природе технологии (социальные, психологические, финансовые и т.д.). Они исполняют роль "защитного пояса", охраняющего до поры до времени "ядро" от воздействий внешней среды. Именно "охранные", "маргинальные" технологии берут на себя роль демпфера при изменениях среды. В конце концов, наступает момент, когда защитный пояс становится неэффективным, и организация либо ликвидируется, либо растворяется в другой, либо, осуществляя инновации, перестраивает свое "технологическое ядро".

Таким образом, в общем виде технологическая структура организации представляет собой множество элементов (субъектов и предметов их деятельности) и отношения между ними.

Главная функция такой структуры – обеспечение технологического процесса в производстве продуктов, услуг и т.п.

Обеспечение технологического процесса включает в себя прямое управление и коммуникативно-информационную поддержку производства, причем средства могут быть как формальные, так и неформальные. Отсюда следует, что организации могут иметь четыре типа технологических структур:

– формальные властные;

– неформальные властные;

– формальные коммуникативные;

– неформальные коммуникативные.

Их размеры, конфигурации, элементный состав очень многообразны и определены в конкретном процессе исследования или проектирования организации.

Для понимания и проектирования внутриорганизационных процессов большое значение имеет анализ среды, в которой организация существует и к которой она адаптируется. Этот анализ может осуществляться на основе различных подходов или парадигм. Одни из них тяготеют к классическим представлениям об организациях, их функционировании и развитии, другие – к неклассическим и даже постнеклассическим представлениям.

В первом случае организации понимаются как системы, которые быстро, гибко, адекватно реагируют на любые изменения условий деятельности и правил игры.

Во втором случае организация свободно выбирает и конструирует цели, способы деятельности, ее формы, будущее с помощью своих многоопытных менеджеров.

В третьем случае организации интерпретируются как квазиприродные образования со сложной структурой, включающей в себя различные виды деятельности и их носителей, достаточно инерционные, сохраняющие свою целостность и идентичность, несмотря на изменения внешней среды. Целостность, системность, идентичность ограничивают гибкость организации, подчиняют ее адаптационные процессы определенным законам.

Интерпретация организации как квазиприродного образования позволяет утверждать, что "среда", в которой действуют организации, тоже является квазиприродной. Каких-либо экологических ниш и никем "незанятых" природных ресурсов в настоящее время нет. Все занято, "схвачено" организациями.

Внешняя среда любой организации – это другие организации. Здесь наблюдаются отношения сотрудничества, взаимодеятельности, взаимозависимости, но в то же время – конкуренции и соревнования, соперничества.

Стабильные среды вызывают к жизни бюрократические организации. Сложная, быстро меняющаяся среда порождает организации с высокой степенью вовлеченности и участия всего персонала (адхократические, проектные и т.п.).

Внешняя среда предстает перед отдельными подразделениями организации в своем специфическом виде и требует соответствующих форм реагирования и адаптации. Это заставляет менеджеров творчески подходить к вопросу о границах организации, ее открытости и целостности.

Среда, в которой существует и к которой адаптируется организация, может быть разделена на общую и специфическую. Общая среда, влияющая на организацию опосредованно, – это социальное сообщество, понятое прежде всего как носитель определенных образцов деятельности и организационного поведения. В нем могут быть выделены такие области, как культурная, национальная, политическая, демографическая, ментальная и т.п. Они должны быть учтены при проектировании организаций.