Лекция 5. Организация работы с документами

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• порядок, этапы и основные процедуры организации работы с документами;

• этапы движения документов в организации в процессе документооборота и порядок их регистрации;

• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

• особенности работы с кадровыми документами, с обращениями граждан;

уметь

• организовать документопотоки в системе документооборота, маршруты движения документов в организации, подготовку дел к передаче в архив;

• регистрировать документы в организации;

• организовывать работу с входящими и исходящими документами;

• подготавливать документы к передаче на хранение в архив;

владеть

• методикой составления номенклатуры дел;

• навыками формирования и оформления дела, описи дел.

Правильный подход заключается в разработке отдельных простых процессов с последующим их объединением, а не в построении единого громоздкого процесса.

Билл Гейтс

Организация работы с документами – важнейшая составная часть делопроизводства в цепочке "создание/поступление документа – исполнение/отправление документа – хранение документа". Этот этап работы с документами во многом предопределяет эффективность деятельности аппарата, обеспечивая рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Организация документооборота

• Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Документооборот, т.е. движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, осуществляется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.д.) (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Схема документооборота

Основные потоки документов делятся:

• на входящие (поступающие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (документы, создаваемые в организации и используемые в ее внутреннем управленческом процессе).

Входящие документы, в свою очередь, делятся на документопотоки, направляемые руководителям, непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Важнейшей характеристикой документооборота является его объем, т.е. количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней в течение определенного времени. Этот показатель важен потому, что им определяется выбор организационной формы делопроизводства, вида информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры и штатного состава службы документационного обеспечения конкретной организации, степень технологической оснащенности процессов работы с документами.

Подсчет количества документов, полученных и созданных в организации, производится ежемесячно, за полугодие и по итогам года нарастающим итогом с начала текущего года по контрольно-регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

Учет количества документов может проводиться по организации в целом или по отдельным ее подразделениям. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме.

По каждой группе учитываются количество документов и их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

Подсчет объема документооборота целесообразно проводить также по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые и др.

Порядок движения документов в организации можно разделить на несколько этапов:

1) организация доставки документов;

2) прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

3) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления;

4) регистрация и рассмотрение документов руководителем организации;

5) доставка документов исполнителям;

6) работа исполнителей над документом;

7) контроль исполнения документов;

8) обработка исполненных и отправляемых документов, формирование дел;

9) подготовка к передаче дел в архив, передача в архив.