Организация как функция управления

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Основные задачи организации:

• формирование структуры организации исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других переменных;

• установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;

• обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Основные принципы организации

Для успешной реализации функции необходимо учитывать требования следующих локальных принципов организации.

– Принцип цели. Организация, ее отдельные звенья работают во имя достижения общей цели.

– Эластичность организации. При определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий отдельных работников и административными предписаниями.

– Устойчивость. Систему управления необходимо строить так, чтобы ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды.

– Непрерывное совершенствование. Предполагает необходимость систематической организационной работы по совершенствованию процесса организации и реализации решений.

– Прямой соподчиненности. Любой работник должен иметь одного начальника.

– Объем контроля. Менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных.

– Безусловная ответственность руководителя за действия подчиненных.

– Соразмерность ответственности данным полномочиям.

Исключение. Решения повторяющегося характера низводятся до рутинных, выполнение которых поручается нижестоящим управленческим звеньям.

– Приоритет функций. Управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот.

– Комбинирование. Необходимо обеспечивать наиболее правильное сочетание централизма и самостоятельности.

Этапы организационной деятельности представлены на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Основные этапы организационной деятельности

Необходимость организационной деятельности обусловлена следующими аспектами: во-первых, для достижения своих целей люди вынуждены объединяться; во-вторых, любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого члена любого коллектива определено, что он должен делать и за что он несет ответственность; в-третьих, кто контролирует его деятельность.

Ответы на эти вопросы определяют организационную роль члена любого коллектива. Совокупность и взаимосвязи организационных ролей образуют организационную структуру предприятия.

В организационной деятельности можно выделить три основных направления:

1 – определение норм управляемости, т.е. определение того количества человек, которым эффективно может управлять руководитель;

2 – установление взаимоотношений полномочий и ответственности, которые связывают руководителей разных уровней и их подчиненных;

3 – формирование организационной структуры предприятия, т.е. его деление на подразделения и установления связей между ними.

Нормы управляемости

Необходимость определения норм управляемости обусловлена тем, что для создания современных высококачественных изделий необходим труд большого числа людей и один человек оказывается не в состоянии планировать, организовывать и контролировать их деятельность. Поэтому руководитель вынужден формировать иерархические уровни управления, что порождает следующие проблемы:

– возникает необходимость увеличения затрат на управление, которые идут на установление горизонтальных и вертикальных связей и на координацию деятельности различных уровней управления;

– увеличиваются потери и искажения информации при передаче ее с одного уровня на другой;

– увеличивается время на принятие управленческих решений, организацию их исполнения и контроль за исполнением.

Таким образом, возникает необходимость определить количество подчиненных, которыми может эффективно управлять руководитель.

Наиболее традиционным ответом на вопрос о нормах управляемости или диапазоне управления является следующий: от 4 до 8 на верхнем уровне управления и от 8 до 16 человек – на более низких.

Вместе с тем исследования, проведенные Американской ассоциацией менеджмента в 100 крупных компаниях (годовой уровень продаж превышает 1 млрд долл.), показали, что число руководящих работников, подчиненных непосредственно президенту компании, колеблется от 1 до 24 (при среднем значении 9).

Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Основной показатель высокой организации управления – быстрая реакция на изменения факторов внешней среды. Существует множество взглядов и образцов организации деятельности коллективов. Однако можно выделить две основные концепции организации управления: единовластие и партисипативное (соучастное) управление.

В первом случае владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива.

Вторая концепция организации управления подразумевает решающую роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений. Каждый член коллектива имеет право знать финансовое состояние, цели организации, высказывать свое мнение и свои предложения. Конечно, принимает управленческие решения все-таки высшее руководство, но специалисты оказывают существенное влияние на процесс управления, выбор стратегических альтернатив и тактических действий. Партисипативное управление дает организации значительные преимущества по сравнению с единовластием, и не только потому, что "одна голова – хорошо, а две – лучше". Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором, так как сказывается на психологическом климате в коллективе и других факторах здоровой окружающей среды, а также помогает удовлетворять потребности работников в самоутверждении, вырабатывает чувства ответственности и причастности к общему делу.

Известный социолог М. Поль в книге "Участие работников в промышленности" предлагает модель организации производства, которая описывается системой уравнений, учитывающей следующие ключевые независимые переменные:

P = f (L, U),

L = f (Е, T),

U = f (Р, L, G, I),

где Р – участие рабочих в организации производства и контроле; L – скрытая власть (неформальное лидерство, общественное мнение, так называемая "власть подчиненных" и другие факторы); U – оценки деятельности со стороны администрации и коллектива; Е, T – технологические факторы; G – правительственные акты и действия; I – более общие идеологии.

Разработанная М. Полем система уравнений показывает важную роль участия коллектива в организации производства, его сознательного, творческого отношения к задачам организации. Однако, по нашему мнению, возможность участия рабочих в управлении производством обусловлена такими факторами, как уровень развития общественного производства, принятый на предприятии стиль руководства, уровень образования работников, социальные установки в коллективе и малых группах. Косвенное влияние может оказывать уровень социально-правовой защиты населения, ситуация на рынке труда.

Как отмечает В. И. Кyорринг, современное общественное производство России ощутимо страдает из-за слаборазвитой системы самоуправления из-за недостаточного вовлечения в управление производством и обществом широких демократических сил, хотя важность принципов демократии проповедуется со всех трибун.