Организация хранения документов по кадрам (личному составу)

Регулирование отношений в сфере организации хранения архивных документов независимо от форм собственности, а также отношений в сфере управления архивным делом в РФ осуществляет Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Организацию архивного хранения документов по личному составу и прочих кадровых документов в контексте Федерального закона № 125-ФЗ следует рассматривать как комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, обеспечивающих наиболее эффективное управление указанными документами (документированной информацией) в процессе их временного или постоянного нахождения в архиве.

Последнее, в свою очередь, предполагает хранение (прием и размещение) документов в архиве, последующее комплектование архива новыми документами, учет документов, состоящих на хранении, а также использование документов (их выдачу во временное пользование с последующим возвратом в места хранения) в процессе хранения. ОГЛАВЛЕНИЕ повседневной работы по организации архивного хранения документов по кадрам (личному составу) представлено на рис. 11.3.

Постоянное хранение документов, относящихся к архивному фонду, осуществляется без определения срока, т.е. бессрочно.

В свою очередь, временное хранение архивных документов предполагает их хранение до уничтожения в течение сроков, установленных соответствующими нормативно-правовыми актами (например, типовыми и (или) примерными перечнями документов, образующимися в процессе той или иной деятельности, с указанием предельных сроков их хранения). При этом временное хранение документов, относящихся к архивному фонду, предусматривает их хранение до передачи на постоянное хранение в государственных органах, органах местного самоуправления, на государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях), в территориальных органах федеральных органов государственной власти и федеральных предприятиях (организациях, учреждениях), а также у собственников указанных документов (соответствующих юридических и физических лиц, в том числе негосударственных предприятий, общественных организаций и отдельных граждан) в порядке, установленном ст. 20 и 21 Федерального закона № 125-ФЗ. Срок временного хранения документов но личному составу составляет 75 лет.

Рис. 11.3. ОГЛАВЛЕНИЕ работы по организации архивного хранения документов по кадрам (личному составу)

Такие же сроки хранения, как и у документов, предусмотрены и для регистрационных журналов.

Временное хранение архивных документов по личному составу и других кадровых документов до передачи на постоянное хранение согласно Федеральному закону № 125-ФЗ должно осуществляться в архиве (организации).

Архив представляет собой структурное подразделение в составе организации, основными функциями которого являются хранение, комплектование, учет и использование находящихся в них документов.

Архивы организаций создаются по решению руководителя организации с соблюдением предусмотренного на этот счет порядка. Регламентация повседневной деятельности этих архивов определяется основными правилами работы архивов организаций, а также соответствующими положениями, приказами. Руководство организации обязано:

• обеспечить сохранность документов по кадрам (личному составу) в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренных ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ;

• предоставить создаваемым ими архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Согласно ст. 15 Федерального закона № 125-ФЗ при принятии решения о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, соответствующие органы власти обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов;

• обеспечить надлежащие финансовые, материально- технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования документов по личному составу в процессе их временного хранения.

По истечении сроков временного хранения документы по личному составу, в отношении которых экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) принято решение о постоянном (вечном) хранении, подлежат передаче на постоянное хранение в те государственные архивные учреждения, для которых соответствующие предприятия (организации, учреждения) служат источниками комплектования. На постоянное хранение, как это предусмотрено ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ, производится передача:

• документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, – по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях) – в соответствующие государственные и муниципальные архивы;

• документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти (федеральных предприятий, организаций, учреждений) и государственных органов РФ, расположенных на территории субъекта России, – в государственные архивы соответствующего субъекта на основании договора между органом (организацией), передающим указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта России в области архивного дела;

• документов, находящихся в частной собственности (в том числе образовавшихся в процессе деятельности негосударственных предприятий (организаций, в том числе общественных) либо физических лиц – предпринимателей без образования юридического лица) – в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии паук на основании соответствующих договоров, заключенных между этими архивами и собственниками указанных документов.

Виновные в нарушении законодательства об архивном деле могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности.

Так, в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях "Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов" нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Уголовная ответственность предусмотрена за отказ в предоставлении пользователю информации, в том числе в составе архивных документов (ст. 140 Уголовного кодекса РФ – УК РФ), за хищение архивных документов, имеющих особую ценность (ст. 164 УК РФ), их контрабанду (ст. 188 УК РФ), невозвращение на территорию РФ (ст. 190 УК РФ), уничтожение или повреждение (ст. 243 УК РФ), а также за разглашение имеющихся в составе архивных документов сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 УК РФ), утрату таких документов (ст. 284 УК РФ), их незаконное приобретение и (или) сбыт (ст. 324 УК РФ), похищение и (или) повреждение (ст. 325 УК РФ).

В связи с вступлением Федерального закона № 125-ФЗ в силу руководители предприятий (организаций, учреждений) и должностные лица соответствующих архивов должны предпринять необходимые меры, направленные на изучение и разъяснение его положений работникам и иным категориям пользователей архивных документов, а также внести необходимые уточнения во внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы, регламентирующие порядок обращения с документацией по кадрам (личному составу), подлежащей архивному хранению.