Лекция 3. Организационно-распорядительная документация: подготовка и оформление

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• назначение, структуру и ОГЛАВЛЕНИЕ системы организационно-распорядительной документации;

• унифицированные формы входящих в неё видов документов;

уметь

• оформлять организационные, распорядительные, справочно-информационные виды документов, документы по личному составу;

владеть

• навыками составления, правки и редактирования видов документов, включенных в систему организационно-распорядительной документации.

Любой приказ, который может быть неправильно понят, понимается неправильно.

Армейская аксиома

Важнейшей составной частью делопроизводства является документирование, в процессе которого на различных материальных носителях фиксируется информация по установленным правилам, придающим ей юридическую силу, иначе говоря, создается документ. Создание документа включает три этапа: "возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из вариантов – на основе юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.)".

В свою очередь, создание документа представляет собой первый этап "жизненного цикла документа", который он должен пройти, чтобы выполнить псе предназначенные ему функции. За этапом создания документа наступает этап его бытования, включающий две фазы: фазу оперативного бытования и архивную фазу.

В процессе бытования документа происходит движение документа в системе документооборота организации, за которым наступает архивная фаза, или "фаза покоя", т.е. "невостребованность документа для решения тех оперативных задач, для которых он создавался".

Эти этапы существования и функционирования документа составляют "жизненный цикл документа".

• Жизненный цикл документа – предсказуемые изменения его состояния, закономерности существования, а также период, в течение которого документ проходит стадии своего жизненного пути до момента исполнения.

Зарубежный опыт

Понятие "жизненный цикл документа" (англ. – "document lifecycle"), как и понятие "управление жизненным циклом документа" (англ. – "document lifecycle management"), широко используется в зарубежном документоведении, обозначая четыре основные стадии жизни документа: создание, обращение, хранение и уничтожение. На этой концепции основана и разработка новых информационных технологий в делопроизводстве.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными (ОРД). В эту группу входят организационная, распорядительная, информационно-справочная и справочно-аналитическая документация, документация по личному составу, по предложениям и обращениям граждан.

• Организационно-распорядительный документ (ОРД) – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В интересах сокращения количества видов документов, применяемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в 1980-х гг. в стране началась работа по унификации документов и формированию унифицированных систем документации. Целью этой работы было установление единообразия состава и форм управленческих документов.

• Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

• Унифицированная система документации – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Унифицированные формы организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003.