Метаданные документов

Метаданные – новый термин в электронном делопроизводстве, введенный в оборот международным стандартом ИСО 15489-1–2001 "Информация и документация. Управление документацией".

• Метаданные – информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, в том числе электронные документы, управлять ими, осуществлять их поиск и хранение.

В соответствии с ИСО 15489-1–2001 документ помимо содержания должен включать метаданные для обеспечения неизменности структуры электронного документа при различных операциях, производимых с ним. Метаданные описывают как бумажные, так и электронные документы.

Стандартом ИСО 15489-1–2001 установлен универсальный набор метаданных для любых информационных ресурсов – "Дублинское ядро", включающий 15 элементов описания информации.

На основе Дублинского ядра в России в 2003 г. был разработан ГОСТ 7.70–2003 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик", введенный в действие постановлением Госстандарта России от 13.01.2004 № 7-ст, включивший для описания информационного ресурса 29 реквизитов, в том числе 10 обязательных для всех категорий ресурсов:

1) денитификатор информационного ресурса;

2) наименование ресурса (название, присваиваемое создателем или владельцем);

3) владелец (наименование юридического лица или имя физического лица);

4) описание (текстовое изложение содержания ресурса);

5) коды рубрикатора (коды Государственного рубрикатора научно-технической информации);

6) ключевые слова (основные понятия);

7) язык (указание языка текста);

8) период обновления (с какой периодичностью обновляется ресурс);

9) финансирование (указание формы финансирования);

10) дата последнего обновления информационного ресурса.

Электронный документооборот в федеральных органах исполнительной власти

Порядок осуществления электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти установлен Постановлением об утверждении правил делопроизводства.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Правилами предусмотрено, что:

• прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства;

• при получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи;

• при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные;

• исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти;

• при составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде;

• электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе;

• после истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.