Круг заинтересованных сторон (stakeholders circle): понятие и принципы построения
Методика кругов заинтересованных лиц разработана Л. Борн, директором одной из австралийских компаний, для демонстрации влияния на проект[1]. Этот инструмент вместе с поддерживающими технологиями разработан для мониторинга изменений ситуации с позиции взаимовлияния достигаемых результатов в ходе целенаправленной деятельности на интересы сторон.
Пример круга типичных заинтересованных сторон по отношению к фирме – диаграмма заинтересованных сторон ситуации – является средством визуализации заинтересованных сторон ситуации и может быть использована как механизм для оценки относительного влияния каждой из ключевых заинтересованных сторон ситуации, а также планирования способов взаимодействия и управления ожиданиями (рис. 4.4).
Рис. 4.4. Диаграмма заинтересованных сторон ситуации[2]
Основные этапы работы с кругом заинтересованных сторон (проекта, ситуации, организации) (рис. 4.5)[3].
1. Идентификация заинтересованных сторон и определение их интересов.
Это первый шаг, который впоследствии предполагает мониторинг изменения заинтересованных сторон ситуации или проекта. Идентификация включает в себя оценку потребности, интересов и целей участников и наши интересы и ожидания от сторон ситуации (проекта, бизнеса). На этом этапе можно построить карту взаимосвязей и отношений целей участников и целей рассматриваемой ситуации (бизнеса, проекта и т.п.) проекта.
2. Определение приоритетов на основе оценки мощности, близости и важности.
Рис. 4.5. Шаги методологии "Круги заинтересованных сторон"[4]
Мощность и близость связаны с позицией заинтересованного лица. Оценка важности – это оценка того, с какой долей вероятности заинтересованная сторона будет предпринимать какие- либо меры, и насколько важно для нее участие в ситуации. Если заинтересованная сторона удовлетворена работой управленческой команды, то эти оценки низки. Если нет, то оценки вероятности активного участия в управлении будут выше.
Управление заинтересованными сторонами ситуации включает в себя анализ возможности снижения уровня активности сторон. Для этого необходимо выстраивать стратегию согласования так, чтобы стороны достигали своих ожиданий в ситуации. Тем самым эффективное управление будет направлено на снижение числа важных, а значит, и в высшей степени заинтересованных лиц, активное вмешательство которых неизбежно приводит ситуацию (проект, бизнес) на стадию согласований, переговоров, но не активной реализации.
3. Визуализация ключевых сторон, с использованием диаграммы определенного вида.
4. Взаимодействие с заинтересованными сторонами путем создания и реализации эффективного плана коммуникации на основе анализа характера деятельности заинтересованных сторон и их восприимчивости.
Такой план должен включать в себя все элементы: от личных встреч до рутинных отчетов и информационных бюллетеней. При этом важно помнить, что эффективность коммуникации определяет мониторинг, и регулярно вносить соответствующие корректировки в сообщения и коммуникационный план.
5. Мониторинг изменений во времени (с помощью профиля взаимодействия с заинтересованными сторонами) путем обновления и переоценки заинтересованных сторон в ключевых точках ситуации.
Основным элементом этого этапа является поиск в ключевых позициях структурированной описанным выше способом информации об участниках ситуации и переоценка ситуации.
При разработке круга заинтересованные стороны "взвешиваются" в соответствии с тремя характеристиками.
1. Мощность. Некоторые стороны могут негативно повлиять на проект или ситуацию, используя мощность (рис. 4.6). Мощность других сторон может кардинально изменить или повредить проекту (ситуации), по, как правило, сами по себе они нс могут привести к отмене проекта или к провалу. Ось мощности оценивается в круге заинтересованных сторон.
Рис. 4.6. Типовые стейкхолдеры целевой ситуации
2. Близость. Этот аспект показывает, как тесно стороны связаны в ситуации. Маленький круг в центре диаграммы представляет ситуацию (например, проект). Пространство между двумя кругами представляет сферу влияния ситуации (проекта) на все заинтересованные стороны. Близость одной из заинтересованных сторон в ситуации представлена близостью к центру диаграммы.
3. Актуальность/важность. Ширина дуги представляет собой сумму актуальности и важности отношения к заинтересованной стороне с точки зрения главного субъекта ситуации (т.е. с какой долей вероятности сторона будет использовать свою мощность): чем шире сегмент, тем больше важность.
Визуализация стейкхолдеров представляется в виде круга, пример которого приведен на рис. 4.7.
Рис. 4.7. Пример структуризации заинтересованных сторон проекта[5]
Методики анализа и управления взаимоотношениями с заинтересованными сторонами поддержаны программными инструментами, один из самых цитируемых и упоминаемых инструментов разработан Stakeholders Circle LTD[6]. На рис. 4.8–4.10 приведены скриншоты реализованной поддержки в виде надстройки к MS Excel. Стоит отметить простоту и доступность инструментов.
Рис. 4.8. Идентификация стейкхолдеров
Line – Номер; Name – Имя; Significance to Project – Отношение к проекту; Requires from Project – Требования от проекта; Issues & Comments – Результаты и комментарии; Priority – Приоритет
Рис. 4.9. Оценка мощности и близости стейкхолдеров
Direction – Направление; Role – Роль; Power – Мощность; Prox. – Приближенность; Urg. – Срочность (Рейтинг); Index – Индекс; Notes – Примечания
Puc. 4.10. Определение приоритетов во взаимоотношении со стейкхолдерами
Current – Текущие; Optimal – Оптимальные; Level of Communication – Уровень коммуникации; Message(s) – Сообщения; Method(s) – Методы; Team Member(s) – Члены команды; Frequency – Частота
Разработанная методология удобна и относительно проста, при этом легко дополняется различными методами анализа заинтересованных сторон, в частности, конфликт-анализом, риск-анализом, сценарным анализом и рядом других.