Контроль как функция менеджмента. Виды контроля

Функция контроля по классификации Л. Файоля является одной из административных функций. Контролировать по Файолю - значит "заботиться о том, чтобы все совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям". В современном экономическом словаре контроль определен как "составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, другими нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями". Контроль - процесс отслеживания рабочей деятельности, направленный на то, чтобы гарантировать, что она ведется в запланированном порядке. Он включает в себя также корректировку любых выявленных при этом значительных отклонений. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Необходимость контроля

Контроль очень важен для успешного функционирования организации в условиях неопределенности, так как решает несколько основных задач:

- позволяет выявить во внешней и внутренней среде организации проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис;

- позволяет определить направления деятельности организации, которые наиболее эффективно способствовали достижению общих целей;

- позволяет определить нарушения, ошибки и неудачи организации и их причины и скорректировать деятельность организации;

- выступает заключительным звеном в цепи управленческой деятельности и позволяет менеджерам узнать, достигаются ли цели организации, и если нет, то по каким причинам;

- результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период.

Цели контроля будут достигнуты, если он осуществляются в соответствии с определенными принципами.

Контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. В то же время контроль должен обеспечить достаточно полную и объективную картину ситуации. Этого можно достигнуть, если система контроля имеет стратегическую направленность, охватывающую основные приоритетные сферы функционирования и развития организации. Второстепенные сферы деятельности организации проверять нецелесообразно, некоторые же и совсем не имеет смысла. К контролю прибегают не ради выявления проблем, но для успешного их решения и достижения конкретных результатов, выявления отклонений от научно обоснованных стандартов. Главная цель контроля - не исправление, а предотвращение ошибок, что обходится гораздо дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемую часть стратегического планирования.

Эффективный контроль увязывается не только с процессом планирования, но и со всеми изменениями, происходящими в структуре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение, включая затраты времени управленческого персонала и других работников на сбор, передачу и анализ информации, а также расходы на оборудование для ведения этой деятельности и затраты на хранение и поиск соответствующей информации. Если прибыль на инвестиции в систему контроля меньше затрат на нее, то контроль неэкономичен и непродуктивен. В этой связи необходимо широко использовать эффективные средства контроля.

Эффективный контроль должен осуществляться с учетом человеческого фактора - быть объективным, доброжелательным, способствовать созданию нормального морально-психологического климата. Следует избегать чрезмерного контроля над людьми.

С другой стороны, продолжительное отсутствие контроля также является неблагоприятным признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям, делам организации или подразделения, что неминуемо вызывает обратную реакцию.

Ценность функции контроля заключается в ее тесной взаимосвязи:

- с функцией планирования. Если менеджеры не контролируют ход выполнения плана, они не узнают, в запланированном ли порядке ведутся работы и какие конкретные действия следует предпринять в будущем;

- делегированием полномочий. Многие менеджеры неохотно передают свои полномочия, поскольку опасаются, что подчиненные сделают что-то неправильно, а отвечать придется им. Однако нежелание менеджеров делегировать полномочия можно значительно сократить, разработав эффективную систему контроля, в соответствии с которой управленческий персонал будет постоянно получать информацию о работе сотрудника, которому переданы те или иные обязанности, и обеспечивать обратную связь с ним;

- защитой организации и персонала от внешних угроз. Учитывая современную среду с ее повышенными проблемами безопасности, включая угрозу террористического нападения и сильнейшие финансовые скандалы, менеджеры должны иметь четкие планы защиты работников своих организаций, данных и инфраструктуры на случай непредвиденных ситуаций.