Коммуникации в организации

Организация представляет собой многоуровневую структуру, где существуют уровни руководства и подчинения. Такая структура может эффективно функционировать только в случае существования хорошо налаженной связи между всеми уровнями. Так, если на верхнем уровне руководства появляется необходимость воздействовать на поведение подчиненных через приказ, распоряжение, указание, эта информация не только должна дойти до низшего уровня, но и распространиться по всем структурным единицам данного уровня. В соответствии с этими требованиями мы должны проводить анализ как вертикальных, так и горизонтальных организационных коммуникаций.

Вертикальные каналы коммуникации призваны связывать все уровни управления организации в единое целое. Для этого информация может протекать, прежде всего, по направлению сверху вниз. Именно таким образом руководство доводит до подчиненных сведения о текущих задачах, рекомендуемых методах действий, применяемых санкциях и вознаграждениях, об изменении организационных норм и нормативов, а также об изменениях в организационной структуре и технологии. Через систему нисходящих связей руководство организации обеспечивает: ориентацию целей подразделений относительно главных организационных целей; коррекцию поведения, установок и поведенческих стереотипов исполнителей на всех уровнях, координацию действий; поддержание и упрочение авторитета власти и контроля.

Восходящие потоки информации типа "подчиненные – руководитель" представляют собой каналы обратной связи процесса управления. Получение руководителями высших уровней информации о проблемах и текущих делах в каждом подразделении организации позволяют им постоянно корректировать и изменять меру воздействия на поведение подчиненных всех нижестоящих уровней. С другой стороны, подчиненные также могут использовать восходящие потоки для доведения до сведения высшего руководства информации о частных проблемах подразделений и отдельных работников, а также о событиях, выходящих за рамки контроля со стороны формальной структуры организации.

К числу приоритетных направлений организационной деятельности относится развитие восходящих потоков информации, попытки сделать их столь же значимыми для управления, как нисходящие потоки. Это означает перевод отношений между руководителей более высоких уровней и подчиненными на уровень диалога, при котором:

• осуществляется постоянное участие подчиненных в решении ключевых проблем организации;

• происходит постоянное информирование подчиненных обо всех успехах и проблемах организации;

• появляется возможность реализации инициативы исполнителей, учета и практического использования новых идей, изобретений, коллективного опыта работников организации.

Горизонтальные каналы коммуникации в организации представляют собой пути и средства передачи информации на каждом иерархическом уровне. Горизонтальные коммуникации включают в себя обмен информацией, совещания между собой высших руководителей, руководителей среднего уровня, низшего звена управления, собрания исполнителей, а также неформальные коалиции, кружки коллег, единичные обмены информацией между коллегами в ходе трудовой деятельности и т.д.

Уже одно перечисление горизонтальных каналов показывает их необыкновенное разнообразие и определяет большие возможности для управления деятельностью организации. Важным моментом при учете действия горизонтальных каналов коммуникации является существование неформальной структуры организации. В целом через горизонтальные каналы коммуникации решаются следующие задачи:

• осуществляется передача информации не директивного, но совещательного характера;

• происходит уточнение целей и задач подразделений, исходя из конкретных ситуаций в каждом из них;

• происходит взаимодействие специалистов различного профиля из разных подразделений организации, что способствует комплексному решению поставленных высшим руководством задач;

• складывается неформальная структура организации, решающая задачи, которые невозможно решать в официальных, формальных рамках.

Коммуникации организации с внешней средой в современных российских условиях направлены на рыночный и институциональный уровни внешнего окружения. Основной целью такого рода коммуникаций является создание баланса между входом и выходом организации как системы и информационное обеспечение этого баланса.

Коммуникации должны быть направлены на различные адресные аудитории (рядовых потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государственные органы исполнительной и законодательной власти и т.д.). Таким образом, помимо решения текущих вопросов обеспечения баланса между организацией и внешней средой, коммуникации такого рода решают проблемы:

1) создания "имиджа" организации на местном, государственном и международном уровнях;

2) обеспечения связи с имеющимися и потенциальными потребителями (например, с помощью рекламы);

3) воздействия на создаваемые законы, постановления, касающиеся деятельности данной организации (например, используя группы давления).

Еще одним основанием для типологии коммуникаций в организации может служить степень их формализации.

Формальные коммуникативные связи представляют собой стандартизацию взаимоотношений между коммуникатором и реципиентом в организации, строго регламентируемую организационными нормами, правилами и ценностями. Эти связи обладают высокой устойчивостью, надежностью и в целом направлены па достижение организационных целей.

Неформальные связи возникают в том случае и там, где формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей. Так, неформальные связи используются для информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями (деловые горизонтальные связи), для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами, обеспечения конформности по отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера, но они могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеские общения между лидером и рядовым членом группы).

Кроме того, коммуникации в организации могут быть письменными и устными.