Классификаторы и унифицированные системы документации

Существенными компонентами нормативно-методического обеспечения управления документами во многих сферах экономической и управленческой деятельности (статистика, финансовая деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, таможенное дело, транспорт, торговля, внешнеэкономическая деятельность) являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов.

Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД).

Единая система классификации и кодирования

Она состоит из общероссийских классификаторов, средств их ведения, нормативных и методических документов. Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами, включающими систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. В соответствии с областью применения классифицируемых объектов классификаторы подразделяются на следующие типы:

– общероссийские классификаторы (ОК);

– отраслевые классификаторы;

– классификаторы предприятий.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

– Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

– Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН);

– Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

– Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

– Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов (ЕСКД);

– Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ);

– Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

– Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

– Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН);

– Общероссийский классификатор деталей изготавливаемых сваркой, пайкой, склеиванием и термической резкой (ОКД);

– Общероссийский технологический классификатор деталей машиностроения и приборостроения (ОТКД);

– Общероссийский технологический классификатор сборочных единиц машиностроения и приборостроения (ОТКСЕ);

– Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ);

– Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК);

– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

– Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

– Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

– Общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС);

– Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ);

– Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП);

– Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР);

– Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);

– Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

– Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВII К);

– Общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО);

– Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ);

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

– Общероссийский классификатор полезных ископаемых и подземных вод (ОКПИиПВ);

– Общероссийский классификатор видов грузов, упаковки и упаковочных материалов (ОКВГУМ);

– Общероссийский классификатор гидроэнергетических ресурсов (ОКГР).

Унифицированные системы документации (УСД)

Они состоят из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия. Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3–83; ГОСТ 6.10.4–84; ГОСТ 6.10.5–87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).

Общероссийские УСД:

– Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

– Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);

– Унифицированная система банковской документации (УСБД);

– Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФДБ);

– Унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

– Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (УСУОБД);

– Унифицированная система документации но труду (УСДТ);

– Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (УСДПФ);

– Унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД).

Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера

Важную часть нормативной базы деятельности в части подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые органами исполнительной власти федерального уровня.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая архивной службой страны в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения" (ГСДОУ). ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях.

Положения ГСДОУ получили развитие в "Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 и соответствующих "Методических рекомендациях по разработке инструкций но делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Значительную часть нормативных методических документов по обеспечению управленческой деятельности разрабатывает и распространяет Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Различные ведомства и органы государственного управления также сами разрабатывают и применяют аналогичные документы, разработанные другими организациями, с учетом специфики той или иной сферы деятельности.

В связи с этим следует упомянуть Межкорпоративный стандарт "Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления" (разработка Гильдии управляющих документацией), получивший статус национального стандарта (ГОСТ Р 53898–2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению").

Важное значение имеют "Европейские типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Спецификация MoReq" (утв. Европейской Комиссией – руководящим органом Евросоюза), вторая версия которых (MoReq2) получила распространение и в Российской Федерации. В настоящее время разработана и апробируется версия MoReq2010.

На основе рассмотренных правовых актов и нормативных методических документов в организации или учреждении разрабатываются нормативные документы (положения, инструкции, методические указания и рекомендации), регламентирующие управление документами с учетом конкретных условий.