Информационные системы и технологии бухгалтерского учета

Информационные системы и технологии бухгалтерского учета, применяемые программные продукты для автоматизации бухгалтерского учета прошли большой путь развития. Это связано и с появлением нового класса вычислительных машин – персональных компьютеров, и с кардинальными изменениями в законодательной базе бухгалтерского учета. Рынок бухгалтерских программ для персональных компьютеров начал формироваться в конце 80-х гг. XX в., это наиболее представительный класс прикладного программного обеспечения функционального назначения. Существует несколько тысяч фирм, осуществляющих разработку и распространение (продажу) новых программных продуктов бухгалтерского учета, консалтинговые услуги по проектированию компьютерных систем бухгалтерского учета. Наиболее известны следующие российские фирмы: 1C, ИНТЕЛЛЕКТ-СЕРВИС, ПАРУС и ГАЛАКТИКА.

На выбор программ автоматизации бухгалтерского учета оказывает влияние ряд факторов: методология бухгалтерского учета, учетная политика организации, формы учетных регистров, алгоритмы и методы расчета износа по основным средствам и амортизации нематериальных активов, учета производственных запасов, оценки производственных запасов, незавершенного производства и т.п., требования международных стандартов бухгалтерского учета и др. Очень важны гибкость и адаптивность типовых программ за счет настроек, модификации справочников аналитического учета, типовых операций и шаблонов бухгалтерских проводок; форм первичных учетных документов и отчетов.

Как правило, информационные системы бухгалтерского учета ориентированы на сетевые технологии, программные комплексы имеют модульную архитектуру построения. Они обеспечивают настройку рабочего плана счетов, создание справочников аналитического учета, подготовку первичных учетных документов в электронном виде с использованием экранных форм ввода и редактирования, использование шаблонов бухгалтерских проводок, автоматическое формирование реестров первичных учетных данных.

В большинстве компьютерных программ бухгалтерского учета база данных поддерживает три учетных регистра: "Проводки"; "Операции"; "Документы" (рис. 16.4).

Рис. 16.4. Связь учетных регистров

Учетный регистр "Проводки" является хронологическим, легко преобразуется в систематический, регистры операций и документов – хронологические и систематические одновременно. "Интеллект" бухгалтерского учета сосредоточен в типовых операциях, с которыми связаны шаблонные бухгалтерские проводки. В шаблонах определены корреспондирующие синтетические счета, обеспечен выбор аналитических счетов из справочников, задан алгоритм вычисления суммы проводки с учетом суммы операции и других параметров.

Наличие типовых операций существенно сокращает трудозатраты на формирование бухгалтерских проводок, упрощает их редактирование (проводки одной операции обрабатываются как единое целое – либо все, либо ни одна проводка не сохраняется в базе данных). Учетный регистр "Операции" имеет следующий минимальный набор реквизитов'. Дата и время регистрации, Код операции (уникальный ключ), Код типовой операции, ОГЛАВЛЕНИЕ операции, Код документа-основания, Код валюты 1, Сумма операции 1, Код валюты 2, Сумма операции и пр.

Каждая отражаемая в учете операция имеет уникальный код, основана на типовой операции, сумма операции может отражаться в различных валютах. Операциям учетного регистра "Операции" соответствуют бухгалтерские проводки в регистре "Проводки", между ними устанавливается связь по коду операции типа "один-ко-многим".

Учетный регистр "Проводки" соответствует структуре данных регистра "Книги хозяйственных операций" с дополнительным расширением аналитики. Типовая структура учетного регистра "Проводка": Код вида плана счетов, Код документа-основания, Дата регистрации, Время регистрации, Код операции, Комментарий, Код синтетического счета, субсчета кредита; Код синтетического сче – та, субсчета дебета, Аналитический счет 1 кредита, Аналитический счет 1 дебета...., Аналитический счет п кредита, Аналитический счет п дебета, Количество, Единица измерения количества, Код валюты 1, Сумма проводки 1, Код валюты 2, Сумма проводки и пр.

Ключевые реквизиты бухгалтерской проводки – код операции (уникальный для регистра "Операции"), корреспонденция синтетических и аналитических счетов, вид Плана счетов.

Учетный регистр "Документы" формируется на основе первичных документов, для подготовки которых используются типовые формы электронных документов. Типовым документам соответствует типовая операция и шаблон бухгалтерских проводок. При оформлении первичных документов автоматически формируются записи в регистрах "Документы", "Операции" и "Проводки". Минимальный набор реквизитов регистра "Документы": Код типового документа, Код документа, Дата регистрации, Время регистрации, Код валюты 1, Сумма по документу 1, Код валюты 2, Сумма по документу 2 и др.

Документальное оформление хозяйственной операции и формирование бухгалтерских проводок для отражения в учете осуществляется практически одновременно (но можно разделить их во времени: сначала подготовить документ, а затем "провести документ" для отражения в учете). Редактирование бухгалтерских проводок или операций непосредственно, минуя редактирование подготовленного первичного документа, запрещено, редактирование содержания документа выполняется только путем оформления документа на изменение.

Использование программных методов контроля достоверности и полноты ввода первичных учетных данных, контроля правильности корреспонденции счетов с помощью "корректных бухгалтерских проводок" обеспечивает повышение качества учетной информации. Автоматизированное агрегирование и фильтрация бухгалтерских проводок, операций и документов для анализа, возможность редактирования, копирования баз данных, формирование стандартных форм внешней отчетности автоматизированным способом, импорт и экспорт данных базы данных в различных форматах и т.п. снижают трудозатраты бухгалтеров, повышают качество принятия решений.

В табл. 16.1 приведено соответствие типа информационно-технологической архитектуры информационной системы бухгалтерского учета масштабу предприятия.

Основные классы программ для создания ИС бухгалтерского учета:

• информационные системы и технологии локальной автоматизации бухгалтерского учета;

• информационные системы и технологии комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

• корпоративные информационные системы бухгалтерского учета.

В рамках каждого класса программных продуктов имеется многообразие информационных технологий бухгалтерского учета.

Таблица 16.1

Взаимосвязь масштаба предприятия и типа информационной системы

Информационно- технологическая архитектура ИС бухгалтерского учета	Предприятие
	Малые	Средние	Большие
Несетевая технология Локальная БД
Сетевая технология Архитектура "файловый сервер" Централизованная БД
Сетевая технология Архитектура "клиент-сервер" Централизованная БД
Сетевая технология Архитектура "клиент-сервер" Распределенная БД