Функциональное ОГЛАВЛЕНИЕ управленческих решений

Решения разрабатываются и исполняются в процессах реализации функций управления. ОГЛАВЛЕНИЕ этих функций раскрывает функциональное ОГЛАВЛЕНИЕ управленческих решений. В научной и учебной литературе имеется множество вариантов состава функций управления. Это определяется сущностью системного подхода в анализе, где любая система рассматривается как совокупность элементов, образующих единое целое, обладающее иными свойствами, чем каждый элемент в отдельности, а элемент системы – относительный предел ее разбиения исследователем в зависимости от целей наблюдения. В зависимости от целей исследования управления как функции социально-экономической системы (организации), авторы публикаций выделяют в ней различный состав элементов – функций управления. Наиболее укрупненный состав функций предложил американский исследователь Дж. Риггс. Он назвал три функции, всеобъемлющие процессы управления организацией,– планирование, организацию и контроль. Наиболее распространенными в современной отечественной литературе являются модификации состава функций, представленных в первом советском учебнике по управлению авторов О. В. Козловой и И . Н. Кузнецова. Они выделяют общие и конкретные функции управления.

В основе выделения общих функций управления в составе одной из функций социально-экономической системы – функции управление – лежит разделение управленческого труда на основе специализации работников по стадиям процесса управления. К ним относятся: планирование, организация, стимулирование, регулирование, контроль, учет, анализ.

Любой процесс управления начинается с планирования, которое осуществляется на основе анализа данных о фактическом и прошлом состоянии и поведении управляемого объекта и его внешней среды. Состав этих данных составляет информационную базу управления и формируется при выполнении функций контроля и учета. При планировании используются решения, принятые в процессах реализации функций организация и стимулирование, и наоборот, эти функции обеспечивают реализацию решений, принятых в процессах планирования. В процессах реализации функции организация обеспечивается выполнение решений, принятых при реализации функций планирование и стимулирование. В процессах реализации функции стимулирование – решений, принятых при реализации функций планирование и организация. Взаимодействуя между собой функции планирования, стимулирования и организации обеспечивают реализацию решений, принятых в выполнении процессов каждой из них. Определяет процесс управления и деятельность организации в целом – функция планирования и, соответственно, плановые решения.

Функции управления в зависимости от характера и роли реализующих их процессов в технологическом цикле управления делятся на оптимизационные и информационные. Результатом реализации оптимизационных функций являются управленческие решения, поэтому их часто называют функциями разработки и принятия решений. К ним относятся: планирование, организация, стимулирование и регулирование. Результат выполнения информационных функций – различные документированные и недокументированные информационные сообщения: отчеты, справки, акты, письма и другие. К ним относятся: контроль, учет и анализ. Основная цель информационных функций – обеспечить выполнение оптимизационных функций необходимой, достаточной, достоверной и своевременной информацией. Операции по реализации информационных функций замыкают технологический цикл управления и обеспечивают обратную связь управленческих решений, выработанных в процессах реализации оптимизационных функций управления. В литературе часто можно встретить в перечне видов контрольные, учетные и аналитические управленческие решения, но это другой срез исследования системы управления. Здесь имеются в виду результаты выполнения оптимизационных функций в управлении процессами контроля, учета и анализа.

Вырабатываемые и принимаемые в процессах реализации функции планирование управленческие решения по срокам их реализации составляют группы: сроком до месяца – группу оперативных решений, со сроком от месяца до года – тактических (или текущих) решений, свыше года – стратегических (или перспективных) решений.

В планировании в соответствии с выполняемыми в процессе управления задачами принимаемых решений выделяются прогнозирование, целеполагание (постановка целей), моделирование и программирование.

Прогнозирование – определение тенденций и направлений развития организации и ее внешней среды и их вероятностей. Результат выполнения этой функции – прогнозные решения в виде различного вида прогнозов: процентных ставок на кредитном рынке, изменения цен на данный вид продукции, инфляции и т.п.;

Целеполагание (постановка целей) – определение и выбор состава и величии основных параметров, определяющих будущее состояние организации, которые необходимо достичь через определенное время (в срок до месяца – оперативные, от месяца до года – текущие или тактические, свыше года – перспективные или стратегические цели) с учетом прогнозной информации. Утвержденные руководителем или управляющим органом цели отражаются в наиболее существенных показателях (заданиях), составляющих основу соответствующих планов деятельности организации (плановых решений), ее подразделений и работников.

Моделирование – разработка параметрических моделей будущего желаемого состояния организации, ее подразделений, рабочих мест и внешней среды, отражающих величины их взаимосвязанных управляемых параметров, соответствующих целям деятельности организации. Этот вид моделей описывает состояние управляемой системы в конкретный прошлый, настоящий или будущий момент времени. Параметрические модели будущего, желаемого, имеющего часто высокую вероятность состояния управляемой системы, составляют основную часть планов организации и являются основой разработки программ ее деятельности. Их состав, как правило, соответствует разделам плана и функциональным подсистемам управления конкретной организации: план маркетинга, план производства продукции предприятия, план реализации продукции, финансовый план и т.д.

Программирование – разработка программ действий управляемой организации, ее подразделений и работников, реализация которых обеспечит переход организации от фактической (базовой при планировании) параметрической модели к плановой (будущей, необходимой, желаемой). Программа – состав необходимых для достижения целей (основных плановых величин параметров организации, ее подразделений и рабочих мест) действий взаимосвязанных во времени и в пространстве. В качестве результатов реализации этой функции выступают различные решения в форме программ, графиков действий.

Утвержденные руководством параметрическая и программная модели в совокупности составляют план деятельности организации – результат реализации функции планирования. Принятые в процессе планирования решения называются плановыми.

Наряду с планированием эффективность деятельности организации (учреждения, предприятия, производственно-хозяйственного комплекса и др.) определяет функция организация. Составляющие ее процессы формируют структуру организации, обеспечивающую эффективное выполнение планов при устойчивом, бесперебойном и надежном ее функционировании и развитии. При реализации этой функции разрабатываются и принимаются решения, определяющие виды и способы деятельности работников, подразделений и организации в целом, границы изменения их управляемых параметров, обеспечивающих устойчивость и эффективность деятельности. К ним относятся различного вида регламенты, положения, инструкции, стандарты, нормы, нормативы и т.д.

Организация как функция управления включает: нормирование, регламентирование, инструктирование и структурирование.

Нормирование – определение величин управляемых параметров, нахождение в пределах которых обеспечивает устойчивую, надежную и эффективную деятельность организации. При реализации этой функции разрабатываются и утверждаются различные нормы и нормативы. Норма – абсолютная величина параметра (например, минимальный размер прибыли, минимальный остаток денежных средств на счете организации). Норматив – относительная величина изменения управляемого параметра (например, максимальный уровень текучести кадров – 1%, максимальная трудоемкость изготовления продукции – 25 чел.-ч/шт.).

Регламентирование – определение границ деятельности организации, подразделения или работника, нарушение которых в ту или другую сторону может привести к снижению устойчивости и эффективности деятельности организации. Решениями при реализации этой функции выступают различного вида регламенты: уставы организаций и положения о них (относится, прежде всего, к унитарным организациям), положения о подразделениях организации, должностные инструкции.

Инструктирование – разработка и принятие решений, определяющих правила поведения работников в различных штатных и чрезвычайных ситуациях и выражающихся в различного вида инструкциях. К ним относятся: технологические карты выполнения работ, инструкции по технике безопасности, соблюдению режимов труда и отдыха, действиям при пожаре и т.п.

Структурирование – разработка решений по составу элементов организации как системы ресурсов, процессов, подразделений, рабочих мест и отношений (связей) между ними. Это – формирование структуры персонала, рабочих мест (штатного расписания), имущества, капитала и т.п.

Важнейшей оптимизационной функцией управления является стимулирование. При ее реализации разрабатываются и принимаются решения, побуждающие работников организации к действиям, необходимым для выполнения плановых и организационных решений. Это – системы оценки, материального и морального стимулировании труда (системы оценки качества труда работников и подразделений, аттестации и ротации, оплаты труда, улучшения жилищных условий, использования свободного времени и отпусков работников организации и др.).

В процессах реализации функции "регулирование" разрабатываются и принимаются решения по доведению оперативных плановых и организационных решений до исполнителей и устранению возникающих в процессах их реализации отклонений от определенных в них величин управляемых параметров.

По отношению к определенному объекту управления общие функции наполняются конкретным ОГЛАВЛЕНИЕм, обусловленным спецификой объекта. Такие функции управления называются конкретными. В качестве объектов управления в организации выступают ее структурные подразделения (включая рабочие места как элементарные структурные подразделения организации), процессы, ресурсы и параметры, которые образуют соответствующие подсистемы управления. В рамках этих подсистем выполняются конкретные функции управления, разрабатываются, принимаются и реализуются управленческие решения, направленные на соответствующий объект управления. Состав этих подсистем условно можно представить в виде матриц, изображенных в табл. 1.1 –1.4.

Приведенные в матрицах подсистемы и функции, не существуют изолированно. Выделение матриц, как и отраженных в них функций и подсистем управления, носит условный характер и продиктовано применением принципов системного подхода в анализе социально-экономических систем. В реальной жизни они составляют единое целое при любом подходе к организации: структурном, процессном, ресурсном или параметрическом. При реализации функций управления подразделением рассматриваются его процессы, ресурсы и параметры деятельности; управления процессом – его параметры, осуществляющие подразделения и используемые ресурсы; управления параметром – обеспечивающие его значение процессы, подразделения и ресурсы и, наконец, управления ресурсом – его параметры, обеспечивающие и использующие подразделения и процессы.

Для анализа и проектирования систем управления и, прежде всего, систем управления разработкой, принятием и реализацией решений, наибольший интерес представляет матрица подсистем и функций управления процессами организации (табл. 1.4). Чем больше размер исследуемой организации, тем выше в ней разделение и кооперация труда и для анализа и формирования ее системы управления требуется более детальное представление функций и функциональных подсистем. При выделении управляемых процессов в совокупности процессов деятельности организации необходимо исходить из следующих положений:

1) организация находится в непрерывном развитии, сопровождающимся углублением разделения труда и выделением новых управляемых процессов и функциональных подсистем управления;

2) структура функциональных подсистем управления в матрице функционального разделения должна обеспечивать возможность выделения новых при сохранении принципов группировки и кодов действующих функциональных подсистем.

Таблица 1.1

Подсистемы и конкретные функции управления структурными подразделениями организации

Общие функции управления	Структурные подразделения организации
	А	Б	.......	N
1	1А	1Б		1N
2	2А	2Б		2N
3	3А	3Б		3N
4	4А	4Б		4N
5	5А	5Б		5N
6	6А	6Б		6N
7	7А	7Б		7N

Общие функции управления: 1 – планирование (прогнозирование, постановка целей, моделирование, программирование), 2 – организация (регламентирование, нормирование, инструктирование), 3 – активизация (стимулирование), 4 – регулирование, 5 – контроль, 6 – учет, 7 – анализ.

Состав структурных подразделений организации определяется многими факторами: отраслью деятельности, объемом продукции и услуг, принятым распределением функций, уровнем автоматизации процессов и т.д.

1А – 7N – конкретные функции управления, ОГЛАВЛЕНИЕ которых конкретизируется особенностями данного управляемого подразделения организации. Например: А – производственный отдел, 1А – планирование деятельности производственного отдела; 7А – анализ деятельности производственного отдела, которые по составу и содержанию работ отличаются от 1N – планирования деятельности отдела материального обеспечения и 7N – анализа деятельности отдела материального обеспечения, где N – отдел материального обеспечения.

Таблица 1.2

Подсистемы и конкретные функции управления ресурсами организации

Общие функции управления	Ресурсы деятельности организации
	Трудовые (Т)	Финансовые (Ф)	Энергетические О)	Информационные (И)	Материальные (М)
1	1Т	1Ф	1Э	1И	1М
2	2Т	2Ф	2Э	2И	2М
3	3Т	3Ф	3Э	3И	3М
4	4Т	4Ф	4Э	4И	4М
5	5Т	5Ф	5Э	5И	5М
6	6Т	6Ф	6Э	6И	6М
7	7Т	7Ф	7Э	7И	7М

1T – 5М – конкретные функции управления, ОГЛАВЛЕНИЕ которых конкретизируется особенностями данного управляемого ресурса организации.

Таблица 1.3

Подсистемы и конкретные управления параметрами организации

Общие функции управления	Управляемые параметры деятельности организации
	Издержки (Из)	Прибыль (П)	Цены (Ц)	………	Реализация (Р)
1	1Из	1П	1Ц		1Р
2	2Из	2П	2Ц		2Р
3	3Из	3П	3Ц		3Р
4	4Из	411	4Ц		4Р
5	5Из	5П	5Ц		5Р
6	6Из	6П	6Ц		6Р
7	7Из	7П	7Ц		7Р

1T – 5М – конкретные функции управления, ОГЛАВЛЕНИЕ которых конкретизируется особенностями данного управляемого параметра.

Таблица 1.4

Подсистемы и конкретные функции управления процессами организации

Общие функции управления	Укрупненные управляемые функции деятельности организации
	10	20	30	40	50	60	70	80	90	00
1	101	201	301	401	501	601	701	801	901	001
2	102	202	302	402	502	602	702	802	901	002
3	103	203	303	403	503	603	703	803	902	003
4	104	204	304	404	504	604	704	804	903	004
5	105	205	305	405	505	605	705	805	904	005
6	106	206	306	406	506	606	706	806	905	006
7	107	207	307	407	507	607	707	807	907	007

Укрупненные управляемые функции (процессы) деятельности СЭС организации: 10 – обеспечение материальными и энергетическими ресурсами (взаимосвязь с рынком материальных и энергетических ресурсов) и их использование, 20 – обеспечение информационными ресурсами (взаимосвязь с информационным рынком) и их использование, 30 – обеспечение финансовыми ресурсами (взаимосвязь с финансовым рынком) и их использование, 40 – обеспечение трудовыми ресурсами (взаимосвязь с рынком трудовых ресурсов) и их использование, 50 – научно-техническая подготовка деятельности организации, 60 – основные процессы деятельности организации, 70 – ОГЛАВЛЕНИЕ оборудования, зданий и сооружений и развитие технической базы организации; 80 – обслуживание деятельности организации, 90 – сбыт продукции и (или) услуг (взаимосвязь с рынком продукции и услуг организации), 00 – управление.

101–007 – конкретные функции управления, ОГЛАВЛЕНИЕ которых конкретизируется особенностями данного управляемого процесса (функции) организации. Например: 101 – планирование обеспечения организации материальными и энергетическими ресурсами и их использования, 107 – анализ обеспечения организации материальными и энергетическими ресурсами и их использования, которые по содержанию значительно отличаются от 001 – планирование управления и 007 – анализ управления.

Исходя из этих положений, в Приложении представлен более детальный, чем в матрице в табл. 1.4 состав управляемых функций (процессов) деятельности организации. Следует отметить, что данный подход позволяет, не нарушая принятых принципов кодирования управленческих подсистем, функций и задач, в каждой из представленных в приложении функций при необходимости выделить до 10 составляющих. Например, в функции "планирование" (01) можно выделить постановку целей (011), прогнозирование (012), моделирование (013), программирование (014); в функции "изучение рынка материальных и энергетических ресурсов, формирование и развитие системы поставщиков" (11) – изучение рынка материалов (111), оборудования (112), недвижимости (113), энергетических мощностей (114), проведение с поставщиками предварительных переговоров и заключение договоров о намерении (115) и т.д. ОГЛАВЛЕНИЕ каждой конкретной функции наполняется решаемыми в их рамках задачами управления. Состав управленческих задач определяется целями организации, их ОГЛАВЛЕНИЕ – управляемыми объектами. Между подразделениями и рабочими местами они распределяются в соответствии с принятым в организации функциональным разделением труда, что определяет состав и ОГЛАВЛЕНИЕ работ, выполняемых подразделениями и работниками.

Такой подход к функциональному разделению организации позволяет создать единую стабильную систему кодировки функций, задач управления и, соответственно, управленческих решений и документов как результатов выполнения этих задач.

Кодирование задач и документов необходимо для того, чтобы при изучении, анализе и проектировании систем управления деятельностью организации оперировать не громоздкими формулировками и наименованиями, а кодами, а также для автоматизации процессов управления, формирования структуры информационной базы, банка проблем и их решений.

Анализ задач управления деятельностью организаций показывает, что их ОГЛАВЛЕНИЕ и наименование отражают:

– конкретную функцию управления (ХY), в рамках которой реализуется данная задача;

– период времени (T), в течение которого действует ее результат;

– уровень иерархии управления (Z), на который направлено решение задачи.

Названная мной задача управления описывается сочетанием XYZT. Например, название задачи "Разработка тематического плана научно-исследовательских работ организации на год" состоит из названий: функциональной подсистемы управления – "управление научно-исследовательскими работами" – 51, общей функции управления – "планирование" – 1, уровня иерархии системы управления – "организация в целом" – 1, периода времени – "год" – 7. Так как в состав одной конкретной функции управления (XY) входит не одна, а несколько задач, то для их кодирования необходимо определить место в ней каждой задачи. Исходной позицией при этом принимается ее место в технологической последовательности выполнения задач конкретной функции управления. Опыт изучения и построения систем управления различными (даже очень крупными и дифференцированными) организациями показывает, что одна конкретная функция управления включает не более 50 задач, что при кодировании позволяет обойтись двумя знаками. Приняв обозначение номера задачи в совокупности задач конкретной функции управления N, ее можно описать выражением XYTZN. Таким образом, код вышеупомянутой задачи будет 5111714, где 14 – порядковый номер данной задачи в конкретной функции "планирование научно-исследовательских работ".

Функциональное разделение организации с использованием приведенной в табл. 1.4 матрицы позволяет обеспечить следующие процессы:

1. Системный подход при анализе и проектировании систем управления с целью повышения эффективности, так как каждая функциональная подсистема, выделенная по столбцу или строке матрицы, рассматривается как часть системы управления организацией во взаимосвязи с другими подсистемами.

2. Полноту охвата работ по реализации функции управления, так как границы исследования определяются не функциями подразделения и совокупности подразделений, выполняющих основной объем, а совокупностью задач управления конкретным процессом, выполняемых множеством подразделений. Например, задачи управления материально-техническим обеспечением решают: отдел материально-технического обеспечения: подразделения организации, линейные руководители различных уровней иерархии управления организацией. Отсюда, при изучении процессов разработки, принятия и реализации решений по управлению материально-техническим обеспечением нельзя ограничиваться только деятельностью одноименного отдела, как это рекомендуют многие методики по совершенствованию систем управления (в том числе и систем разработки и принятия управленческих решений). Эти рекомендации исходят не из процессного, объектного (функционального) и технологического разделения управленческого труда, а из традиционно сложившегося на практике распределения функций между подразделениями и рабочими местами организации.

3. Расчленение функций управления до конкретных задач, выявление последовательности их осуществления в процессах разработки, принятия и реализации необходимых для реализации данной функции решений. На этой базе возможно наметить пути совершенствования управления, подготовить оптимальный вариант разделения и кооперации управленческого труда, разграничить функции различных уровней и подразделений управления, распределить полномочия по выработке и принятию управленческих решений.

4. Рассмотрение деятельности организации и процесса управления как единого целого через единство функционального расчленения (разделения и кооперации труда) его производственно-хозяйственной и организационно-управленческой деятельности.

В практике под задачей управления в основном понимают цель, для достижения которой необходимо выполнить некоторую совокупность действий, т.е. постановка задачи подразумевает, по крайней мере, два исходных момента – результат, который нужно получить, и действие, которое необходимо произвести для получения результата. При совершенствовании управления деятельностью организации из множества работ по управлению выделяются их совокупности, составляющие задачи. Критериями выделения при этом являются:

– общность целей работ;

– единство методики их выполнения;

– относительная обособленность данной совокупности;

– единство периода времени, на который направлены результаты работ;

– единство типа объекта управления.

Например, работы по реализации задачи "Разработка годовой производственной программы организации" имеют: общую цель – формирование оптимальной программы производства конкретных видов продукции; единую методику выполнения; составляют самостоятельную совокупность работ в деятельности аппарата управления организации по планированию основного производства.

Цель задачи или полностью совпадает с целью конкретной функции, если конкретная функция состоит из одной задачи, или является ее подцелью, если конкретная функция состоит из нескольких задач.

Задачи в соответствии с функциями, к которым они относятся, делятся на оптимизационные и информационные. Конечным результатом выполнения оптимизационных задач является управленческое решение, т.е. выполнение оптимизационной задачи – процесс подготовки управленческого решения. Отсюда, каждая оптимизационная задача совместно с обеспечивающими ее выполнение информационными задачами составляет отдельный технологический цикл управления.

Опыт совершенствования процессов управления, особенно их автоматизации на основе применения современных информационных технологий, методов разработки и обоснования вариантов решений, показывает необходимость блочного подхода, где основу блока составляет оптимизационная задача (на рис. 1.6 – это задача Оз1).

Рис. 1.6. Взаимосвязь задач технологического блока:

информационные взаимосвязи задач;

границы блока задач, образованного оптимизационной задачей "Оз1";

Оз – оптимизационные задачи; Из – информационные задачи; 1 – результаты решения задачи Оз1; 2 – задачи Озj; 3 – задачи Изi; 4 – задачи Из1; 5 – задачи Ил; 6 – исходная информация для решения задачи Из1; 7 – задачи Изi; 8 – задачи Изj

Принцип блочного подхода реализуется в последовательности следующих этапов.

1. В исследуемой системе управления выделяются объект управления и соответствующая ему подсистема управления. Например, в системе управления основным производством машиностроительной организации выделяется подсистема управления заготовительным производством, или механообработкой, или сборочным производством.

2. В соответствии с указанными выше критериями в функциях подсистемы управления определяются оптимизационные и информационные управленческие задачи.

3. По каждой оптимизационной задаче выделяется совокупность обеспечивающих ее информационных задач, определяются их информационные взаимосвязи (1, 2, 3, и т.д. на рис. 1.6).

4. Определяется взаимосвязь оптимизационных задач в рамках одной конкретной функции управления в данной подсистеме (например, в рамках планирования заготовительного производства на месяц) и с оптимизационными задачами других конкретных функций управления. Составляется информационная модель данной функции. Она имеет вид ориентированного графа, вершинами которого выступают задачи, дугами – их информационные взаимосвязи. Примером такой модели является схема, приведенная на рис. 1.6;

5. Производится ранжирование оптимизационных задач по степени их важности, сложности, объему работ по их выполнению, готовности к применению прогрессивных технологий. Установленная последовательность является очередностью автоматизации блоков оптимизационных и обеспечивающих их информационных задач управления (технологических циклов управления).

Особое внимание следует обратить на так называемые сопряженные оптимизационные задачи, так как они могут и должны выполняться и совершенствоваться только как единое целое. Сопряженными называются управленческие задачи, когда результат выполнения первой задачи является исходной информацией выполнения второй задачи и одновременно результат выполнения второй задачи является исходной информацией для выполнения первой задачи (рис. 1.7).

К сопряженным задачам, например, относятся оптимизация распределение плана производства электроэнергии

между электростанциями энергосистемы (A) и оптимизация размещения ремонтных площадок в годовом графике электрической нагрузки (В).

В содержании совокупности задач раскрывается ОГЛАВЛЕНИЕ функций управления и через них функциональное ОГЛАВЛЕНИЕ управленческих решений.

Рис. 1.7. Сопряженные задачи управления:

1 – исходная информация для решения задачи А; 2 – исходная информация для решения задачи В; 3 – результат решения задачи А; 4 – результат решения задачи В; 5 – промежуточный результат решения задачи В; 6 – промежуточный результат решения задачи А