Электронные закупки
Глобализация мирового рынка и развитие информационных технологий стали основой возникновения нового электронного рынка, что благодаря которому у организаций появилась возможность предоставлять услуги на глобальном рынке как необходимое условие для нормального развития и роста предприятия. В XXI в. степень информатизации определяет качественный уровень развития экономики, которая становится сервисной.
Электронные закупки, выполняя задачу распространения современных способов передачи информации и внедрения электронного документооборота, сокращают транзакционные издержки в целом и способствуют достижению конкурентоспособности предприятия.
Известно, что в целом электронные закупки – сложная структурированная система, которая с использованием электронных, информационных и коммуникационных технологий осуществляет управление внешней и внутренней закупочной деятельностью и поставками через Интернет. Электронная закупка – форма отношений между предприятиями, организациями и частными лицами, при которой хозяйственные связи по поставкам продукции формируются сторонами самостоятельно с помощью электронных сетей. Интернет как электронный рынок, не имеющий каких-либо территориальных или временных ограничений, позволяет производить интерактивную закупку товаров без дистрибутивных фирм и представляет информацию по принципу "многое – многим".
Стратегия электронной закупки заключается в оптимизации логистических процессов, включающих в себя информационно-логистическую деятельность, обеспечивающую полный замкнутый цикл закупок (заказ товара, проведение платежей, участие в контроле доставки) на основе электронного документооборота. Реализация стратегии электронной закупки за счет внедрения В2В-программных средств, синхронизации цепочек поставщик – потребитель, применения EBR и CRM-систем способствует выполнению корпоративных заказов на основе сетевого интерактивного взаимодействия с поставщиком.
Сетевое взаимодействие в режиме онлайн за счет эффективного взаимодействия разработчиков, пользователей и покупателей делает возможным в автоматическом режиме управление материальными, финансовыми, информационными потоками, а также согласование проблемных вопросов закупки, передачи права собственности на товар, доставки информационных товаров.
Специфика электронных закупок заключается в том, что коммерческий цикл (заказ товара, проведение платежей, участие в контроле доставки) осуществляется на основе электронного документооборота, виртуально, без физического контакта между продавцом и покупателем, обеспечивая организацию и контроль всех звеньев логистической цепи (онлайн-пере- говоры, онлайн-сделки, онлайн-поставка), а также обслуживание па основе соответствия современным логистическим критериям (быстрое реагирование, минимум сбоев, наличие оптимальных запасов, максимальная консолидация потоков, тотальное качество). В результате механизм электронных закупок включает в себя интерактивное взаимодействие покупателей и продавцов в виртуальном пространстве в режиме реального времени, предпосылкой которого является наличие электронной инфраструктуры с подсистемами: маркетинг, логистика, торговля, финансы и форма расчетов.
Главной задачей системы электронных закупок является создание соответствующей сетевой инфраструктуры, без которой не могут быть реализованы электронные сделки. Создание сетевой инфраструктуры электронного рынка включает в себя несколько уровней:
1) производственный – базы данных, мультимедийная и информационная продукция;
2) уровень перемещения информации – Интернет, кабельное телевидение, телефонная сеть, защищенная сеть электронного обмена деловыми документами в стандартной форме;
3) обслуживание – осуществление платежей, обеспечение безопасности и др.
Электронные закупки опираются на информационную технологию, обеспечивающую реализацию замкнутого коммерческого цикла, включая заказ товара, проведение платежей, контроль доставки товара с использованием электронного документооборота в целях передачи прав собственности одного юридического лица другому. Использование технологий онлайновой закупки необходимо в первую очередь компаниям, имеющим развитую региональную партнерскую сеть, так как позволяет им значительно снизить стоимость обработки заказов.
Электронная закупка обладает множеством преимуществ:
• увеличивается оперативность получения информации и значительно сокращается период от планирования и заказа продукции до продажи, а также снижается вероятность возникновения ошибок ввода при оформлении документации;
• значительно снижаются затраты, связанные с обменом информацией за счет использования более дешевых средств коммуникаций и т.п.
Необходимо помнить, что электронные каналы имеют и ряд отрицательных особенностей, а именно:
• недостаток контакта с реальными товарами и отсрочка обладания ими;
• хаос, запутанность и громоздкость Интернета;
• проблема безопасности клиентов.
При этом следует учитывать виртуальность цены товара или услуги, которая может носить преимущественно престижно-смысловой характер.
Обороты онлайновой закупки исчисляются миллиардами долларов. Так, по данным РБК в 2011 г. через Интернет только потребительских товаров было приобретено на сумму 15,8 млрд долл., а всего электронные закупки товаров и услуг составили 290 млрд долл.
Рост объемов электронных закупок обусловлен в первую очередь широким охватом круга потенциальных клиентов и, главное, тем, что предприниматели освобождаются от многих обязательств, в частности содержания торговых площадей, оплаты коммунальных услуг, затрат на обучение персонала и их заработную плату, организацию складского комплекса.
Главные цели электронной закупки:
• своевременное, качественное и ритмичное обеспечение потребителей и создание благоприятного имиджа компании, товара/услуги;
• обеспечение доступа пользователей к информации о фирме или продукции;
• реализация всех возможностей предоставления информации о товаре (график закупки, звук, анимация, видеоизображение и многое другое);
• обеспечение оперативной реакции на рыночную ситуацию: обновление данных прайс-листа, информации о фирме или товарах компании, своевременная корректировка обратной связи;
• за счет создания виртуального закупочного провайдера (представительства), не открывая новых торговых точек, продавец может сократить корпоративные расходы и увеличить доходы.
Основными задачами электронной закупки являются:
• маркетинговое изучение рынка, спроса и предложения на продукцию производственно-технического назначения и товаров народного потребления;
• размещение производства товаров в необходимых потребителю ассортименте, количестве и с соответствующим качеством;
• своевременное, полное и ритмичное обеспечение товарами в широком ассортименте посреднических, розничных предприятий, потребителей;
• организация хранения производственных запасов с учетом организации планомерных и ритмичных поставок товаров;
• широкое применение экономических методов регулирования всей системы взаимоотношений между поставщиками, посредниками, потребителями;
• снижение совокупных издержек, связанных с продвижением товаров от изготовителей к потребителям, по сравнению с традиционными формами торговых отношений.
Комплексная система электронных закупок включает в себя электронный интерактивный маркетинг, торговую систему (интернет-магазины, интернет-аукционы и торговые интернег-площадки), финансовую систему (интернет-банкинг, интернет-трейдинг, интернет-страхование), платежную систему на основе протоколов и стандартов безопасности электронных платежей.
Комплексное проведение закупочной кампании в сети Интернет проводится в семь этапов, которые приведены на рис. 4.8.
Большой интерес для предпринимателей представляет третий этап – учет расходов организации на создание интернет-сайта[1], который зависит от того, получает организация исключительные права на связанные с ним объекты интеллектуальной собственности (программы для ПЭВМ) или нет. Если к организации перешли исключительные права на использование программного продукта, подтвержденные свидетельством об официальной регистрации, тогда запускается интернет-проект по ведению электронной закупки.
Веб-сайт при сохранении большинства преимуществ телевизионной рекламы во многом избавлен от ее недостатков.
Рис. 4.8. Этапы планирования электронной закупки
Благодаря современным технологиям на сайте могут быть размещены анимационные ролики, звук. Кроме того, качество изображения у любого монитора намного лучше телевизионного, а значит, конечный пользователь увидит более четкую и яркую картинку.
При этом владелец сайта не ограничен в объеме предоставляемой информации, может более последовательно и подробно изложить все преимущества и характеристики предлагаемых товаров и услуг, провести комплексную рекламную акцию по продвижению как фирмы, так и отдельных товарных знаков, товаров, видов услуг. К учету сайт принимается после окончания работ по его созданию, т.е. в момент его размещения в Интернет. Затраты на создание web-сайта являются его первоначальной стоимостью вне зависимости от того, кто разработал его – маркетолога организации или специализированная компания. Первоначальная стоимость сайта определяется из фактических расходов на его приобретение (создание) и доведение до состояния, пригодного для использования. К числу этих расходов относятся затраченные материальные ресурсы, услуги сторонних организаций, патентные пошлины, оплата труда программистов и т.п.
Все расходы на создание в Интернете сайта, на котором размещена информация об организации и выпускаемой ею продукции, относятся к рекламным расходам.
Эффективность электронной закупки подразумевает лучший контроль над цепью поставок, повышение качества закупочных решений внутри организации. Перечислим основные направления эффективности электронных закупок.
1. Работа с поставщиками в целях выбора наиболее привлекательного из них с учетом:
1) практического опыта организации прошлых поставок;
2) наличия систем качества;
3) сертификации основных поставщиков;
4) обязательств поставщиков по долгосрочному выгодному ценообразованию;
5) финансовой устойчивости поставщиков и их надежности;
6) возможной программы партнерства с поставщиками в рамках долгосрочных контрактов (три года и более).
2. Оптимизация транзакционных расходов на переговоры о цене за счет выгодных каналов перевозки грузов. Использование информационных систем (ПК и рабочие места; точное, своевременное создание банка достоверной информации; полная и оперативная связь между структурными подразделениями в результате электронного обмена данными; электронное управление базой поставщиков с учетом и контролем результатов поставок) позволяет отделу материально-технического снабжения добиться хороших результатов электронных закупок.
3. Унификация потребляемого в производстве ассортимента и как следствие – сокращение позиций закупок и запасов.
Повышается оборачиваемость оборотных средств, запасов, сокращаются транспортно-заготовительные издержки на закупку.
4. Создание возможности передачи неосновной деятельности в специализированные хозяйственные структуры или на аутсорсинг, что способствует финансовому оздоровлению предприятия и повышению его эффективности и конкурентоспособности.
5. Комплексная оценка результатов непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров, касающихся сроков, цен, параметров поставок, качества продукта и сервиса. Обеспечивается централизованный контроль за расходом материальных ресурсов, средств на их закупку у поставщиков, материальных запасов.
К числу показателей оценки результатов закупок следует отнести:
• экономию затрат на сырье, возникшую в результате централизованной и консолидированной деятельности в области закупок;
• процент основных поставщиков, которые осуществляют своевременную доставку продукции (по видам сырья);
• процент заказов, выполненных в течение определенного срока после обязательной даты поставки (но видам сырья);
• процент дефекта сырья (по категориям сырья и поставщиков);
• процент основных поставщиков, "сертифицированных" в соответствии со стандартами компании-покупателя;
• число долгосрочных контрактов и объем договоров в денежном выражении.
Лидерами российского электронного рынка являются:
1) среди компаний – операторов системы электронных торгов (госсектор):
– ЗАО "Амбит-Сервис" (goszakaznso.ru),
– ООО "Поволжский центр качества-Р" (agzrt.ru),
– ОГУ "Белгородский информационный фонд" ( etrade.bel.ru);
2) среди компаний – операторов системы электронных торгов (корпоративный сектор):
– ООО "Центр реновации и энергетики, инжиниринговая компания" (b2b-energo.ru),
– ЗАО "Амбит-Сервис" (goszakaz.com),
– ЗАО "Тендер Ком" (usetender.com);
3) среди отраслевых информационно-торговых систем (электронные торговые площадки):
– B2B-NPK (b2b-npk.ru),
– TatCenter.ru (Деловой центр республики Татарстан) ( tatzentr.ru),
– Инмарсис – индустриальная маркетинговая система (inmarsys.ru),
– eMatrix – информационная торговая система рынка высоких технологий ( ematrix.ru),
– Электронная торговая площадка (ЭТП) ОАО "Северсталь" (tirg.severstal.ru);
4) среди межотраслевых информационно-торговых систем (электронные торговые площадки):
– Тrade.su (trade.su),
– ITENDERS.RU (itcnders.ru),
– Use Tender.com (система электронных закупок) ( usetender.com);
5) среди В2В информационно-аналитических порталов:
– WWW.PRICE.RU(price.ru),
– RUS ENEREGY.com (rusenergy.com),
– PolyPipe (полимерная торговая площадка) ( polypipe.ru),
– NGE.ru (торговая площадка по нефтепродуктам в России и СНГ) (nge.ru),
– Ваш Дом.ру (интернет-портал "Все для строительства и ремонта") (vashdom.ru);
6) среди официальных сайтов федеральных органов власти, субъектов РФ и муниципальных образований:
– Государственные и муниципальные закупки в Республике Татарстан (Агентство но госзаказу Республики Татарстан) (agzit.ru),
– Государственный заказ Санкт-Петербурга (Комитет экономического развития промышленной политики и торговли Санкт-Петербурга) (gz-spb.ru), – Сайт Комитета города Москвы по организации и проведению конкурсов и аукционов (tender.mos.ru).
Особое место в системе электронных закупок отводится государственным закупкам. Государственные закупки – заключение договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд в рамках Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд". Концепция и система государственных закупок в России включает в себя следующие наиболее значимые структурные элементы:
• принципы и организация государственных закупок;
• правовые основы системы государственных закупок;
• процедуры открытых конкурсных торгов;
• прочие способы закупки продукции для государственных нужд;
• определение государственного контракта;
• системы региональных и муниципальных закупок;
• формирование конкурсного предложения;
• система защиты прав поставщиков.
Государственная поддержка малого и среднего бизнеса в сфере госзакупок заключается в том, что государственные и муниципальные заказчики обязаны не менее 10% и не более 20% годового объема поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг размещать у субъектов малого предпринимательства.
Спектр товаров (работ, услуг), которые могут быть объектами госзакупок, очень широк – начиная с поставки продовольственных и других товаров и заканчивая капитальным строительством объектов, дорог и т.д. Участие в государственных или муниципальных закупках – дело, которое требует особой внимательности при подготовке и подаче документов, определении возможной цены.
В результате предприниматель может получить не только гарантированный контракт с крупным заказчиком, но и оплату своих товаров (работ, услуг). Для размещения заказов с января 2011 г. успешно функционирует официальный сайт http: //zakupki.gov.ru.
Существуют три вида организационных моделей торговых площадок: каталоги, аукционы и биржи. Каталог, или сайт-каталог, объединяет отдельные каталоги поставщиков и предлагает их товары определенным целевым группам покупателей. Аукцион, или сайт-аукцион, предоставляется продавцам для распродажи запасов, а покупатели, как на обычном аукционе, участвуют в конкурсе цен.
Цель торговой площадки заключается в том, чтобы объединить покупателей и поставщиков на основе так называемого централизующего портала. Иными словами, в широком смысле торговая площадка включает в себя продавцов (поставщиков), покупателей (клиентов), промежуточные структуры, связывающие участников сделки с собственно торговой площадкой (web-броузеры и др.), и саму торговую площадку. Методы государственных закупок делятся на конкурентные и неконкурентные. Конкурентные процедуры в свою очередь подразделяются на конкурсные (открытый, закрытый, двухэтапный, специализированный закрытый конкурсы) и внеконкурсные (запрос котировок). Внеконкурсные торги представляют собой закупку у единственного продавца.
По данным независимых аналитиков (национальной ассоциации участников электронной торговли) НАУЭТ электронные госзакупки в 2010 г. почти не изменились по сравнению с 2011 г. и составили 2,5 млрд долл. Однако положение должно измениться.
Размещение заказа на госзакупку может осуществляться тремя способами: путем проведения торгов (в форме открытого или закрытого конкурса, аукциона, в том числе электронного); без проведения торгов за счет выполнения процедуры запроса котировок; размещение заказа у единственного поставщика. Примерные соотношения по формам госзакупок: открытые конкурсы – 72%, закупки у единственного источника – 22%, закрытые конкурсы – 3%, запрос котировок – 3%.
На практике извещение о проведении конкурса публикуется в официальном печатном издании и размещается на официальном сайте не менее чем за 30 дней до дня вскрытия конвертов с заявками и открытия доступа к заявкам, поданным в электронной форме. Для участия в конкурсе необходимо подать заявку в срок и в форме, которые установлены конкурсной документацией.
Участник подает заявку в письменной форме в запечатанном конверте или в форме электронного документа с указанием наименования конкурса (лота), на участие в котором она подается. Далее конкурсная комиссия вскрывает конверты, определяет соответствие заявок требованиям и в течение 20 дней с момента вскрытия конвертов выявляет победителя, предложившего наиболее благоприятные условия (цена контракта). При этом критериями оценки заявок на участие в конкурсе помимо цены контракта могут быть:
• функциональные (потребительские свойства) или качественные характеристики товара, качество работ, услуг;
• расходы на эксплуатацию товара;
• расходы на его техническое обслуживание;
• сроки (периоды) поставки товара, выполнения работ, оказания услуг;
• срок предоставления гарантии качества товара, работ, услуг;
• объем предоставления гарантий качества товара, работ, услуг.
По результатам проведения конкурса составляется протокол, который по его окончании публикуется на сайте заказчика. Государственный или муниципальный контракт может быть заключен не ранее десятидневного срока после этого.
Разновидностью конкурсных торгов на госзакупки являются аукционы на право заключать государственный или муниципальный контракт. В них побеждает участник, предложивший наиболее низкую цену исполнения контракта. Аукцион также бывает открытым и закрытым. Извещение о его проведении публикуется в официальном печатном издании и размещается на официальном сайте не менее чем за 20 дней до даты окончания подачи заявок на участие в аукционе. Процедура подачи, рассмотрения заявок и допуска участников к аукциону схожа с применяющимися при поведении торгов в форме конкурса.
Конкурсанты под руководством аукциониста (ведущего аукцион) принимают участие в процедуре снижения первоначальной (максимальной) цены, которая всегда указывается в извещении о проведении аукциона. Единицей уменьшения цены контракта служит шаг аукциона, который составляет 5% первоначальной цены. Победителем признается участник, предложивший наиболее низкую цену. Государственный или муниципальный контракт может быть заключен не ранее чем через 10 дней со дня размещения на официальном сайте протокола аукциона. Однако в ближайшем будущем планируется перейти от такой формы аукциона к электронной, поэтому рассмотрим электронный аукцион подробнее.
В последнее время максимально активизировались открытые электронные аукционы, проведение которых обеспечивается оператором электронной площадки на сайте в сети Интернет (Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд"). Главным отличием такого аукциона является то, что все общение между заказчиком и участником осуществляется посредством сети Интернет.
Для участия в электронном аукционе необходимо пройти аккредитацию на сайте, направив оператору электронной площадки определенные документы и сведения. На основании этих документов оператор в течение пяти дней должен произвести аккредитацию участника на сайте или отказать в ней в случае непредставления документов или предоставления документов, не соответствующих требованиям. О принятом решении оператор обязан письменно уведомить участника. Извещение о проведении аукциона публикуется в электронной форме на официальном сайте не менее чем за 20 дней до даты окончания подачи заявок на участие в аукционе.
Аукционная комиссия в срок, не превышающий семь дней, решает вопрос о допуске участников к аукциону и о принятом решении информирует участника. Аукцион проводится на открытой площадке в день, указанный в извещении, не раньше двух дней со дня окончания рассмотрения заявок. Шаг электронного аукциона составляет от 0,5 до 1% начальной цены контракта.
При проведении открытого аукциона в электронной форме участники подают предложения о цене контракта с учетом следующих требований:
• участник открытого аукциона не вправе подавать предложение о цене контракта, равное направленным им ранее или превышающее их, а также предложение о цене контракта, равное нулю;
• участник открытого аукциона не вправе подавать предложение о цене контракта ниже текущего минимального предложения о цене контракта, сниженного на шаг аукциона;
• участник открытого аукциона не вправе подавать предложение о цене контракта ниже текущего минимального предложения в случае, если оно направлено им же.
При проведении открытого аукциона в электронной форме устанавливается время приема предложений участников о цене контракта, которое составляет 10 минут от начала проведения открытого аукциона до истечения срока подачи предложений о цене контракта, а также 10 минут после поступления последнего предложения о цене контракта. Если в течение указанного времени ни одного предложения о более низкой цене контракта нс поступило, открытый аукцион автоматически, при помощи программных и технических средств, обеспечивающих его проведение, завершается. Далее комиссия в течение шести рабочих дней после опубликования протокола проведения электронного аукциона должна рассмотреть вторые части заявок. Победителем признается участник, предложивший наиболее благоприятные условия. С ним и будет заключен государственный (муниципальный) контракт. Государственный или муниципальный контракт может быть заключен не ранее чем через 10 дней со дня размещения на официальном сайте протокола подведения итогов открытого аукциона в электронной форме.
Заключение контракта на госзакупку стоимостью до 500 тыс. руб. выполняется без торгов в результате осуществления процедуры запроса котировок – это способ размещения заказа, при котором информация о потребностях в товарах, работах, услугах для государственных или муниципальных нужд сообщается неограниченному кругу лиц путем размещения на официальном сайте извещения о проведении запроса котировок. Победителем признается участник, предложивший наиболее низкую цену контракта. Извещение размещается на официальном сайте не менее чем за семь рабочих дней до истечения срока подачи котировочных заявок, а если сумма контракта не превышает 250 тыс. руб. – за четыре рабочих дня. Каждый участник может подать только одну котировочную заявку, при этом внесение изменений в нее не допускается. Она рассматривается в течение одного рабочего дня после окончания срока подачи заявок.
Победителем запроса котировок признается участник размещения заказа, подавший котировочную заявку, которая отвечает всем требованиям, установленным в извещении о проведении запроса котировок, и в которой указана наиболее низкая цена товаров, работ, услуг. Государственный или муниципальный контракт может быть заключен не ранее чем через семь дней со дня размещения на официальном сайте протокола рассмотрения и оценки котировочных заявок и не позднее чем через 20 дней со дня подписания указанного протокола.
Размещение заказа у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) применяется, когда представлена только одна заявка на участие в конкурсе, аукционе или котировочная заявка или осуществляется размещение заказов на приобретение произведений литературы и искусства определенных авторов в случае, если единственному лицу принадлежат исключительные права на них и т.д.