Лекция 2. ДОКУМЕНТ В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ
В результате изучения данной темы студент должен:
– знать функции и свойства документа, его отличие от информации, способы унификации и стандартизации документов;
– уметь применять средства и способы документирования в управленческой деятельности;
– владеть навыками отнесения документа к той или иной системе документации.
Документ, как предмет изучения
Для правильного понимания документоведения, как научной дисциплины, необходимо ознакомиться с понятием "документ" и этапами его развития.
В ряде случаев может возникать путаница в понимании значений документа и информации. Информация окружает человека в жизни, но далеко не всякая информация будет зафиксирована и превратится в документ, поэтому понятие документа не идентично с понятием информации.
Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления[1].
Таким образом, понятие "информация" значительно шире понятия "документ".
В управленческой практике информация создается и используется для целенаправленного управления каким-либо объектом, производством, структурой. К управленческой информации предъявляют следующие требования: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Кроме того, существенны требования юридической силы, своевременности, достаточности информации.
До второй половины XIX в. основу информационной технологии документирования составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация осуществлялась путем направления отдельных документов и пакетов. Продуктивность управленческой информационной системы была невысокой: каждый документ копировался вручную, помимо счетов, суммируемых также вручную, и статистических учетных журналов; состав информации для принятия решений был ограничен.
Па смену "ручной" информационной технологии в конце XIX в. пришла "механическая". Изобретение пишущей машины, телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты обусловили принципиальные изменения в технологии создания и обработки документов и, как следствие, в продуктивности работы. По существу механическая технология проложила дорогу к формированию технологии документационного обеспечения управления современных учреждений.
Для того чтобы информация стала основой для принятия, закрепления и выполнения управленческого решения она должна быть зафиксирована, записана.
Документирование – это запись информации па различных носителях по установленным правилам, которая является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.
Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления: "Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти"[2].
Современное документирование включает использование всех доступных способов фиксации и передачи информации. В аппарате управления документирование осуществляется как на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма, видеограмма), так и на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные, лазерные диски, др.). В зависимости от применяемых средств документирования различают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование (аналоговое) и электронное (цифровое)[3].
В отличие от информации документ (от лат. documentum – образец, свидетельство, доказательство) можно определить как:
– зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[4];
– файл текста, который производится или читается при помощи текстового процессора или программы настольной издательской системы[5];
– результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Объем информации в документе можно рассчитать по формуле
где – объем описательной части документа; Wн – объем информационной части документа, КБ.
В свою очередь, объем описательной части
где Wi – объем информации в i-м поле описательной части документа; п – количество полей в записи описательной части документа.
Объем информационной части документа
где N3 – количество записей в информационной части документа; Wj – объем информации в j-м поле информационной части документа; т – количество полей в записи информационной части документа.
С помощью этих зависимостей можно определить потребность в дисковой памяти для хранения документов, нагрузку на локальную сеть, обоснованно выбрать технические средства и тип системы управления базами данных (СУБД) при проектировании информационных систем.
Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.
Функции документа можно разделить на общие и специфические, первичного и вторичного порядков, явные и скрытые (латентные).
К основным функциям документа относятся:
– информационная (фиксация и сохранение информации);
– социальная (обеспечение социальных потребностей, выполнение важных общественных задач);
– культурная (закрепление и передача культурных традиций);
– коммуникативная (обеспечение связи между отдельными элементами общественной структуры, людьми).
Специфические функции документа:
– правовая (закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе);
– управленческая (обеспечение организации системы и процессов управления);
– функция исторического источника (отражение исторических сведений о развитии общества);
– познавательная (когнитивная);
– гедоническая.
К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, подтверждения авторского авторитета и др.
В управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения, является источником для обобщений и анализа полученных результатов. Документ считается и предметом, и результатом труда.
Правовая функция документа – его необходимое свойство, которым обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, так как обладает определенной юридической силой.
Документ фиксирует информацию, придает ей объективность (юридическую силу), тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу в системе управления, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, важнейшая функция любого документа – информационная.
Коммуникативная функция документа – это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т.д. Документ обладает этой функцией, так как служит средством передачи официальной управленческой информации и во времени, и в пространстве.
Познавательная (когнитивная) функция документа заключается в возможности служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.
Гедоническая функция документа связана с его способностью служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени.
Таким образом, любой документ полифункционален. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражают все формы управленческой деятельности[6]. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.
Развитие информационного обмена, выделение из общего информационного потока книги как носителя знаний, а впоследствии базы данных с одной стороны, а также документов, как специфических носителей официальной управленческой информации, с другой стороны, прошло длинный исторический путь. Ученые считают, что только около 100 тыс. лет назад с развитием речи стало возможным накопление информации в памяти человека.
Первоначально это был индивидуальный процесс, т.е. каждый индивидуум запоминал информацию для себя, потом передавал свои знания детям, внукам, ученикам. Такой способ передачи носил сиюминутный (оперативный) характер, более серьезная информация забывалась, искажалась, превращалась в былины и сказки.
Коллективную память человечеству дало возникновение письменности 5–6 тысячелетий назад. Именно письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, фиксацию информации на материальных носителях, передачу и ее сохранение. Все виды письменности: текстовая, цифровая, картографическая, техническая графика проходили определенные последовательные этапы своего развития, пока приобрели современную форму.
Это интересно!
В ряде случаев избыточная информация, называемая информационным шумом, приносит пользу. Причем необходимость избыточности доказана эволюционным развитием, поскольку избыточными являются практически все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40% (по другим данным – до 60–70%), во французском – 55%. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это требовало бы от него постоянного напряженного внимания и привело бы к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. Кроме того, языковая избыточность способствует лучшему запоминанию информации, в отличие от смысловой избыточности, которая, напротив, препятствует пониманию и запоминанию информации.
Документную информацию характеризует ряд важных свойств:
– доступность, т.е. возможность получения потребителем;
– защищенность от несанкционированного доступа и изменений, искажений со стороны других лиц;
– эргономичность, т.е. соответствие объема информации конкретному потребителю;
– определенность;
– новизна.
Помимо внешних свойств, существуют внутренние свойства документной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.