Бюджет затрат на рабочую силу

Обсуждение бюджета проекта менеджеры высшего звена начинают с вопроса: "Сколько будет стоить реализация проекта и является ли эта сумма разумной тратой?" Если необходимо дать жизнь проекту, то решение должно основываться на соотношении издержек и будущей прибыли. Например, посредством постановки вопросов, подобным следующим: "Позволит ли данный проект снизить текущие издержки? Действительно ли данный проект нам необходим сейчас?" Единственным способом ответить на эти вопросы является определение истинной стоимости проекта.

Стоимость проекта должна включать затраты на рабочую силу — на оплату труда членов команды, задействованных в проекте. Обычно это весьма значимая часть бюджета проекта, но вместе с тем ее не всегда закладывают в бюджет.

Пример 9.1. Руководство компании решило создать команду из пяти человек, на базе штатного расписания компании — т.е. на основе использования в проектной команде сотрудников функциональных отделов. А руководителем проекта назначен начальник отдела. Тогда издержки на оплату труда персонала проекта не будут включаться в его бюджет. Люди в проекте работают как бы "бесплатно", получая зарплату в своих функциональных отделах. Одновременно с этим, решено пригласить внешних консультантов для расчета рентабельности проекта. В этом случае в бюджет в графу затрат на рабочую силу войдут только затраты на оплату труда консультантов, что сильно исказит реальные затраты на труд в проекте. Тем не менее, менеджеры предпочитают не включать оплату работников в бюджет, поскольку эти издержки уже содержаться в штатном расписании каждого отдела, создавая как бы иллюзию удешевления проекта.

Рекомендации по составлению бюджета для использования человеческих ресурсов проекта могут выглядеть следующим образом.

1. Необходимо учитывать в бюджете проекта издержки на оплату работников, задействованных в его реализации. Даже если члены команды рекрутируются из работников организации, и если их работа будет оплачиваться независимо от того, будут они участвовать в проекте или нет, следует отделить общие издержки проекта от организационных, чтобы основываться на реальной стоимости проекта.

2. Необходимо оценивать издержки на человеческие ресурсы проекта до подбора команды. Именно наем работ-пиков на каждом этапе должен диктовать размер команды, а не иначе.

Целесообразно начать формировать бюджет человеческих ресурсов проекта с определения количества часов, необходимых для завершения каждого его этапа. Это необходимо сделать для каждого участника. Полезно использовать таблицу, чтобы записать количество часов, необходимое для завершения каждого .папа проекта, а затем распределить их в зависимости от опыта сотрудников, который требуется на каждом этапе (табл. 9.2). Это определит количество необходимых человеческих ресурсов. Менеджер проекта может также проконсультироваться у членов команды по поводу реалистичности оценки рабочего расписания.

Таблица 9.2. Рабочая таблица предварительной оценки стоимости человеческих ресурсов проекта

Пример 9.2. Предположим, что менеджеру отдела технической поддержки, рутинная деятельность которого сводится к созданию И внедрению систем и инструментов контроля производственных операций в других цехах, поручили возглавить проект по организации адаптации компьютерной системы внутри компании. Ему требуется составить рабочую таблицу почасовой загрузки персонала проекта и бюджет проекта и определить необходимое количество персонала для проекта. Он может поступить следующим образом: разбить проект на семь независимых частей и определить членов команды, например, следующим образом:

• работник функциональной сферы;

• работник из отдела текущей информации;

• три работника из его собственного отдела, чьи обязанности будут разделены:

— на исследование;

— ведение документации;

— проверку.

Далее он предварительно оценивает количество часов, необходимых для выполнения работ на каждом из семи этапов (табл. 9.3).

Таблица 9.3. Предварительная оценка затрат на рабочую силу (в часах)

Издержки на персонал проекта могут представлять собой самую большую часть общего бюджета проекта. Неважно, что члены команды уже включены в бюджет на уровне отдела: реальные издержки по проекту можно определить, только если рассматривать его как отдельный процесс, закладывая в смету расходы на персонал.