Анализ кадрового планирования

Планирование кадров – составная часть планирования в системе управления предприятием, управления трудовыми ресурсами, поэтому его анализ происходит поэтапно.

На первом этапе исследуют главные задачи, исходя из целей предприятия. Они состоят в том, чтобы обеспечить необходимую количественную и качественную трудовую эффективность на каждом рабочем месте и в нужное время.

На втором этапе анализируют кадровую стратегию предприятия в связи с общими условиями его развития и обновления, чтобы создавать предпосылки должностного и профессионального продвижения работников предприятия, устанавливать необходимые условия труда с учетом его научной организации и обеспечивать реализацию индивидуальных возможностей каждого работника.

На третьем этапе анализируют конкретные цели каждого сотрудника и уточняют принципы руководства внутри предприятия.

Конкретные кадровые цели ложатся в основу разработки кадровых мероприятий, которые представляют собой комплекс мер, направленных на реализацию кадровых задач, целей и стратегии с учетом потребностей работников на каждом рабочем месте. Составляющие кадрового планирования для его анализа приведены па рис. 8.1.

Помимо задач кадрового планирования все большее значение в ИСУ получает задача кадрового контроля. Чтобы кадровик-плановик мог управлять и контролировать, он должен располагать плановыми, текущими и производственными данными, такими как оборот, сбыт, результат, проработанное время, осуществление инвестиций. Он должен знать о корректировке целей в различных областях, влекущих за собой кадровые последствия.

Фактором, влияющим на процесс отбора, является рынок рабочей силы. Полезно иметь исчерпывающую информацию о местном рынке труда, рынке на территории субъекта РФ, а также иметь представление о зарубежных рынках. Необходимо изучать рынки рабочей силы, на которых можно найти специалистов всех квалификаций в соответствии с запросами организации.

Маркетинговые исследования в области персонала позволяют определить требования к претендентам на должность, выявить круг источников и пути обеспечения потребности в персонале, рассчитать ожидаемые затраты на приобретение и дальнейшее использование персонала. Организация-работодатель располагает рассчитанным лимитом средств, которые могут быть выделены на приобретение и дальнейшее использование одного кандидата на вакантную должность.

Рис. 8.1. Составляющие кадрового планирования

Помимо требований к претендентам па должность, которые являются основой для оценки и отбора кандидатов, организация должна располагать результатами проверочных испытаний претендентов. На заключительном этапе сопоставляются рейтинги кандидатов с финансовыми затратами по их приобретению и использованию. После этого принимается решение о предпочтении одного из претендентов на должность.

Важным направлением работы кадровой службы является постоянный контроль в целях обеспечения соответствия кадрового состава производственным задачам. В этой связи полезен опыт организации службы по работе с персоналом транснациональной компании "ЗМ" в США. Ежегодно в кадровые службы фирмы "ЗМ" поступает 35 тыс. заявок о приеме на работу. Каждому заявителю дается письменный ответ. На этом этапе 94% желающих отсеиваются, остальные 6% рассматриваются как кандидаты и проходят соответствующий конкурс.

Работники отдела кадров анализируют эффективность методов отбора, используя коэффициент отбора, – это соотношение числа отобранных желающих к числу желающих, из которого осуществляется выбор. Для разных профессий величина коэффициентов отбора разная: менеджеры – около 1: 2, профессионально-технические работники –1:1, клерки – около 1: 2, квалифицированные рабочие – около 1:1, чернорабочие – почти 1: 2. При коэффициенте отбора 1 : 1 процесс отбора более простой, чем при коэффициенте 1: 2. При бо́льшем коэффициенте повышается вероятность того, что организация наймет на работу соответствующих ее критериям работников.

Необходимо учитывать, что при наборе рабочей силы возникают два вопроса: где искать потенциальных работников и как известить заявителей об имеющихся рабочих местах? Имеются два возможных источника набора: внешний (из людей, до того никак не связанных с предприятием) и внутренний (из работников предприятия).

Набор из внешних источников включает в себя предложение местному населению подавать заявления о приеме на работу и сбор заявлений; уточнение рынка труда; публикации объявлений в газетах, журналах; обращение в агентства по трудоустройству; специализированные консультационные фирмы, которые выполняют функцию общих отделов кадров. Преимущества внешнего набора состоят в том, что в организацию привлекаются новые идеи, создаются возможности для более активного организационного и других видов развития. Анализ этих процессов в ИСУ персоналом необходим, так как по зарубежному опыту, например на немецких предприятиях, набор кадров в основном формируется из следующих источников:

• по объявлениям в газетах – 40%;

• через консультационные фирмы – 40%;

• за счет других источников информации, а также внутреннего набора в организации – 20%.

Одной из форм временного привлечения персонала извне является лизинг персонала. В этом случае заключается договор о предоставлении наемных работников, в основе которого лежит как бы заем работников на определенное время. Работник заключает трудовой договор (контракт) с фирмой, которая направляет его в другую фирму в командировку на определенный срок для того, чтобы удовлетворить временную потребность этой фирмы в персонале. Затраты организации на привлечение временного работника выше, чем затраты на постоянного работника, так как при этом приходится возмещать расходы организации, посылающей работника.

Набор из внутренних источников целесообразен, когда использование имеющихся людских ресурсов может позволить предприятию обойтись без нового набора. При этом применяют метод извещения всех работающих на предприятии о вакантных должностях путем распространения бюллетеней, вывешивания объявлений и т.д. Преимущества внутреннего набора состоят в том, что способности работника оцениваются выше, повышается удовлетворенность трудом, работника почти не нужно адаптировать к коллективу. Продвижение по служебной лестнице, стимулирование работников к повышению квалификации с последующим повышением в должности способствуют формированию ответственного отношения к работе. Положительные и отрицательные результаты такого набора необходимо исследовать, так как на лицо экономический эффект.

Кадровое планирование призвано решать и задачи профессионального и должностного роста работников, создания необходимых для этого предпосылок и условий. Формируемое штатное расписание должно определить перспективные перемещения персонала в будущем.

Кадровое планирование должно эффективно воздействовать на техническое развитие предприятия, и наоборот, технологические факторы оказывают существенное влияние на ОГЛАВЛЕНИЕ кадрового планирования.

Отбор персонала является важной функцией ИСУ организации. Его основная цель – отобрать из числа претендентов такого работника, который сможет достичь желаемого результата – может быть осуществлена отделом по управлению персоналом или менеджером-управляющим.

Для того чтобы отобрать кандидата на определенную должность, необходимо иметь достаточную информацию о работе, которую предстоит ему выполнять, а также о требованиях к нему и результатах, которых он должен достичь. Далее требуется определить, насколько деловые качества работника соответствуют предъявляемым к нему требованиям. Критерии отбора следует формировать так, чтобы они всесторонне характеризовали работника: образование, опыт предшествующей работы, профессиональные навыки, медицинские характеристики и личные качества.

Существует несколько методов сбора информации о кандидатах: собеседования, различные испытания, привлечение независимых судей; оценка служебных характеристик; классические тесты; оценка документов, которые представляет работник при поступлении в организацию.

При приеме на работу претендент должен представить документы, которые дают определенную информацию о нем. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) запрещается требовать при приеме на работу документы, не предусмотренные законодательством РФ. Такими нормативными актами законодательством считались типовые и отраслевые правила внутреннего трудового распорядка, предусмотренные ТК РФ.

Документы, предъявляемые при приеме на работу, помогают определить трудовую правоспособность претендента, уровень его профессиональной подготовки, его квалификацию, практический опыт, а также опыт руководящей работы. Характеристика (с прежнего места работы, из учебного учреждения) дает возможность в определенной степени судить о его человеческих качествах.

Собеседование – это интервью с заданными, типовыми вопросами, ответы на которые требуют от кадровой службы (менеджера) точной и профессиональной оценки. В ходе собеседования оцениваются не только ОГЛАВЛЕНИЕ ответов, но и внешний вид человека, его поведение. Вес оценки непременно фиксируются. Для того чтобы получить наиболее полное представление о претенденте, нужно подготовить к собеседованию блоки вопросов и ответов и гибко использовать их в ходе разговора. Собеседования с согласия поступающего на работу проводят столько раз, сколько это необходимо. Для претендентов на руководящую работу это могут быть серии интервью на протяжении одного-двух месяцев.

Одним из методов, используемых для облегчения принятия решения по отбору, являются тесты по найму. Тест по найму – средство, которое измеряет какой-либо показатель человека. Психологи и специалисты по персоналу разрабатывают эти тесты на предмет оценки наличия способностей и склада ума, необходимых для результативного выполнения заданий на предлагаемом месте. Для секретаря такими способностями могут быть: умение печатать, умение стенографировать и необходимые человеческие качества.

В серии испытаний претендента последним является испытательный срок, в процессе которого непосредственно в рабочей обстановке проверяется обоснованность сделанных ранее выводов о пригодности специалиста. Согласно ТК РФ по соглашению сторон при заключении трудового договора (контракта) может быть установлено испытание продолжительностью до трех месяцев, а в отдельных случаях – до шести месяцев. Перед окончанием испытательного срока оцениваются полученные результаты. Если работник не справляется со своими обязанностями, то его увольняют в соответствии с положениями ТК РФ.

Кадровая документация играет важную роль в информационном обеспечении системы управления, является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с ТК РФ, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован.

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает отдел кадров или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов: резюме, трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2), штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка; приказы по личному составу, докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.

В настоящее время при устройстве на работу оформляется резюме. Резюме – это своеобразная визитная карточка работника. В этом документе должны быть кратко отражены анкетные данные, информация об образовании и профессиональных навыках.

Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно.

Реквизиты резюме: автор (указывают ФИО, домашний адрес и телефон); наименование вида документа; текст; подпись; дата.

В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи). Следующий пункт – образование. Необходимо указать учебное заведение, где получено образование, сроки обучения в нем, название полученной специальности. Если соискатель закончил несколько учебных заведений, то их указывают в хронологическом порядке. Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы: когда и в какой организации работал, занимаемую должность и должностные обязанности. В резюме можно указать, какими навыками владеет соискатель (знание компьютера, иностранных языков, водительские права и др.). В заключение в резюме указывают свои пожелания относительно нового места работы.

Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять, соблюдать меры но обеспечению их сохранности, они должны быть проанализированы во время обследования. Рассмотрение документации по движению персонала целесообразно начать с правил оформления документов приема на работу.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4. Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат; заявитель; место проживания заявителя; наименование вида документа; текст; подпись; дата составления.

Заявления о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами (паспорт, трудовая книжка, военный билет, справка о последнем занятии, документы об образовании, профессии и др.) является основанием для заключения договора или контракта и затем издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Прием на работу заканчивается подписанием двумя сторонами трудового договора (контракта). Трудовой договор – эффективный инструмент кадровой политики. Заключение, изменение, расторжение трудового договора – важнейшие функции кадровой службы. Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме.

Сам термин "договор" имеет три разных значения: определенный вид правоотношений, связывающих конкретных лиц; основания возникновения правоотношений; документ, в котором зафиксированы важнейшие параме тры соответствующего правоотношения. Именно последний аспект термина "договор" и будет использоваться в данной работе.

Договор (контракт) в своей основе имеет два источника: трудовое и гражданское законодательство. Особого внимания заслуживают гражданско-правовые договоры. Хотя некоторые из них непосредственно к гражданскому законодательству не относятся (например, внешнеторговые договоры), но основываются именно на гражданско-правовых нормах. Так, договоры можно классифицировать именно по этим областям применения, точнее по нормам, лежащим в основе заключения и оформления договоров. Функции договоров в этих направлениях различны.

Работа по гражданско-правовому договору, предметом которого является лишь определенный результат труда, выполнение индивидуального конкретного трудового задания (подряда, заказа, поручения и др.), осуществляется без подчинения исполнителя внутреннему трудовому распорядку предприятия. Лицо, выполняющее работу по гражданско-правовому договору, не связывается ни определенным режимом, ни мерой труда. Кроме того, оно производит работу на свой риск, и ему выдается обусловленное вознаграждение по результатам труда. Отношения по гражданско-правовому договору регламентируются действующим гражданским законодательством и на лиц, заключивших такой договор, нормы, предусмотренные ТК РФ, не распространяются.

Таким образом, договоры, заключение которых регламентируется различными отраслями права, имеют свои особенности в оформлении и специфику применения. 25 видов обязательств, которые оформляются посредством договора, перечислены в ГК РФ. Для каждого вида договора указываются свои нормы оформления. Для некоторых видов договоров указываются также подвиды, имеющие свои особенности. Например, купля-продажа может оформляться договорами розничной купли-продажи, поставки товаров, поставки для государственных нужд, энергоснабжения, контрактации, продажи недвижимости, продажи предприятия.

Основными документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры). Контракт – документ, представляющий собой соглашение и регулирование отношений, освещает следующие вопросы: характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировку, упаковку и маркировку, цену, качество, оплату, гарантии, права и обязанности сторон.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Заключение договора может происходить путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит из стороны по договору (ст. 434 ГК РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его, и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составляющей проект.

Составными частями контракта являются:

• название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

• дата, место составления, номер;

• наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм);

• предмет контракта;

• условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

• порядок сдачи-приема выполненных работ;

• ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

• переход права собственности и риски;

• порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

• подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

• печати фирм-контрагентов.

Среди входящих документов для ИСУ необходимо проанализировать заполнение трудовых книжек, личных листков по учету кадров, учетных карточек по форме Т-2. Особенности их информационной начинки, а также анализа в данном учебнике не приводятся.

Приказами но личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации.

Реквизиты приказа по личному составу следующие: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись.

В организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ, вводятся следующие формы учета труда и его оплаты:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8).

Форма приказа о приеме на работу и форма приказа о переводе заполняется работником, ведущим кадровую документацию.

Датой приказа является дата его подписания. Приказы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам. Нумеруют приказы по порядку, в течение календарного года.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, предоставить, объявить благодарность, освободить и т.п. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывается вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. Текст приказа закапчивают ссылкой на документ, послуживший основанием на издание распорядительного документа.

Проект приказа по личному составу визирует юрист-консультант организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывается руководителем организации или замещающим его должностным лицом.

Регистрируют приказы в специальных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные: дата; регистрационный номер; ОГЛАВЛЕНИЕ; кем подписан приказ.

На основании ТК РФ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку. Требуется не только правильно составить текст документа, но и юридически грамотно его оформить.

При формировании приказов по личному составу в дела следует учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится три года, а приказы о приеме на работу – 75 лет.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации, группировать в самостоятельные личные дела. Все эти процедуры должны быть также исследованы.

Кроме указанных выше направлений функционирования системы управления персоналом на предприятии желательно провести анализы, либо сформировать следующие документы:

• описание рабочих мест;

• аттестационный лист сотрудника;

• результаты аттестации работника.