Редевелопмент или снос объекта

На этих стадиях основными задачами управляющей компании являются техническая поддержка, связанная с высвобождением объекта (организация переездов, перевоза оборудования и т.д.). Подготовка и осуществление проекта ликвидации объекта или, при целесообразности, редевелопмента объекта. Под редевелопментом понимается реконструкция объекта недвижимости или снос объекта с последующим возведением нового более эффективного в использовании. А также юридическая поддержка, связанная с оформлением документов при смене собственника и государственной регистрации перехода права собственности или прекращением права в случае его ликвидации.

Общий перечень возможных работ и услуг, выполняемых управляющей компанией на разных этапах жизненного цикла объекта недвижимости, структурирован и представлен в табл. 1.3.

Услуги на этапе завершения строительства объекта недвижимости и приемки его в эксплуатацию

1. Контроль за качеством строительно-монтажных и специальных работ.

2. Участие в подготовке комплекта исполнительной документации по зданиям, сооружениям, инженерным коммуникациям и системам для сдачи их в эксплуатацию.

3. Участие в согласовании исполнительной документации уполномоченными службами и надзорными организациями.

4. Участие в рабочей и приемочной комиссиях.

5. Обеспечение оформления права пользования земельным участком на период эксплуатации объекта недвижимости.

6. Проведение технической инвентаризации и государственной регистрации права собственности на объект недвижимости.

Услуги на этапе функционирования или эксплуатации объекта

1. Организация эксплуатации объекта.

Организация деятельности службы эксплуатации здания, формирование штата сотрудников службы с привлечением специализированных организаций (например, для охраны комплекса). Выполнение комплекса работ по содержанию, эксплуатации, техническому обслуживанию и текущему ремонту инженерных систем и оборудования, содержанию и благоустройству прилегающей территории.

2. Услуги управляющего комплексом.

Основной задачей управляющего на объекте является ежедневная координация, контроль и управление всеми процессами, связанными с эксплуатацией комплекса. Управляющий отвечает за поддержание регулярных отношений с собственниками (арендаторами) помещений, выполнение их требований, заявок и запросов по эксплуатации недвижимости и контроль качества выполняемых работ.

Таблица 1.3

Структура работ и услуг, выполняемых управляющей компанией

Область девелопмента	Область эксплуатации
Управление проектами строительных работ (новое строительство, реконструкция, модернизация, капитальный ремонт)	Управление техническим обслуживанием и ремонтом	Управление санитарным ОГЛАВЛЕНИЕм и инфраструктурой	Коммерческое управление
Участие в подготовке и согласовании проектной документации. Контроль за качеством проводимых работ (строительных, монтажных, специальных). Участие в согласовании исполнительной документации. Участие в приемочных комиссиях	Подбор инженерно-технического персонала. Подготовка документации: – для службы эксплуатации (по эксплуатации конструктивных элементов, инженерных систем здания); – пользователей помещений (инструкции, руководства); – проверяющих и контролирующих органов. Проведение технических работ: – регулярные обследования и осмотры; – запуск и техническое обслуживание инженерных систем;	Подбор обслуживающего персонала. Услуги по содержанию здания и прилегающей территории: – уборка офисных помещений и мест общего пользования; – мойка окон, фасадов; – специальная уборка; – уборка территории; – благоустройство территории в летний и зимний период; – сбор и вывоз мусора; – дезинсекция и дератизация; – организация и обслуживание парковки.	Подбор административного персонала. Планирование и регулирование расходов: – составление смет, бюджетов; – контроль и учет фактических издержек; – ведение отчетности. Организация снабжения: – заключение договоров с коммунальными службами (электроэнергия, водоснабжение и т.п.);
	– текущий ремонт конструктивных элементов здания (в том числе внутренней отделки); – работа по заявкам; – аварийно-восстановительные работы. У правление потреблением энергии и энергоснабжением: – учет потребления; – расчет оптимизации потребления. Контроль за работой подрядных организаций, обслуживающих инженерные системы и оборудование: – пожаротушения и пожарной сигнализации; – вентиляции и кондиционирования; – лифтовое хозяйство и т.д.	Организация безопасности жизнедеятельности: – организация постов охраны; – организация контроля доступа; – услуги ресепшн, консьержа и т.п.; – выявление, локализация и устранение потенциальных рисков или чрезвычайных ситуаций. Организация питания: – организация мест питания; – специальных мероприятий (встреч, праздников). У правление организацией рабочих мест и мест отдыха. Проведение мелкого ремонта. Управление системами передачи информации и связи	– заключение договоров с прочими ресурсоснабжающими организациями (инвентарь, спецодежда и т.п.). Управление договорными отношениями: – управление арендой; – управление подрядными отношениями; – прочее. Участие в создании имиджа организации и позиционировании объекта на рынке

Далее приведены примерные должностные обязанности управляющего:

• организация и контроль работы всего персонала;

• регулярные инспекционные обходы объекта недвижимости;

• контроль за работой всех подрядчиков, находящихся на территории объекта, в том числе обеспечение качественного выполнения работ и их соответствия условиям контракта;

• обеспечение своевременного и точного поступления информации в бухгалтерию с целью соблюдения графика необходимых действий;

• обеспечение четкой диспетчеризации и качественного выполнения всех заявок, а также рассмотрение жалоб, которые должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале учета;

• поддержание эффективной связи с собственниками (пользователями);

• обеспечение высокого качества услуг;

• выполнение функции ответственного за противопожарную безопасность, в случае необходимости – старшего по эвакуации людей при пожаре или угрозе терроризма;

• подготовка инструкций и руководств по эксплуатации и других документов.

3. Разработка внутренних документов, подготовка необходимых инструкций и руководств по управлению и эксплуатации объекта недвижимости, обслуживанию всего инженерного оборудования, включая эксплуатацию лифтов и противопожарного оборудования, по предоставлению услуг уборки, порядку производства работ и т.д.

4. Ведение договорной работы и стратегически ориентированного учета.

Эта работа включает ведение договоров по использованию объекта (например, арендные отношения), взаимодействие с контрагентами, организация пользования объектом.

Ведение договоров является частью системы стратегически ориентированного учета, обеспечивающего фиксацию всей информации об объекте, а применительно к договорам, в частности – все важные даты договоров, специальные памятки для управляющего и владельца о необходимых действиях в отношении пользователей, учет свободных площадей, поддержание отношений и обмен информацией с брокерами и агентствами, подготовка финансовой документации, учет движения имущества и пользователей (например, арендаторов) и т.п.

5. Инженерное и техническое обслуживание.

Это поддержание объекта в надлежащем состоянии таким образом, чтобы обеспечивалось полноценное функционирование объекта. Очевидно, что объект, который хорошо обслуживается, будет функционировать более эффективно, иметь больший жизненный цикл и более высокую стоимость по сравнению с необслуживаемыми объектами. Программа обслуживания объекта разрабатывается на основе двух основных факторов – инспекции объекта и анализа целей и задач собственника. Управляющая компания осуществляет инженерное и техническое обслуживание следующих систем: отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, водопроводно-канализационной сети, электрических, охранных и противопожарных систем, лифтового хозяйства, структурных частей зданий и кровли. Обслуживание производственных мощностей, специальных сооружений и установок корпоративный собственник выполняет либо самостоятельно, либо с привлечением специализированных организаций.

Существует несколько видов технического обслуживания. Одним из важнейших видов является планово-профилактическое обслуживание. Основная цель данного вида обслуживания – это поддержание всех систем объекта в таком состоянии, чтобы они работали с максимальной эффективностью, что достигается путем планомерного устранения мелких проблем, прежде чем они перерастут в большие и серьезные. Вторым видом технического обслуживания является непосредственно ремонт оборудования в случае его выхода из строя. Управляющая компания разрабатывает на этот случай специальную систему, которая включает в себя незамедлительное реагирование на проблему, квалифицированное действие по ее устранению и отслеживание, чтобы данная проблема не появлялась вновь.

6. Регулярные обследования и осмотры объекта.

Управляющий комплексом совместно со службой эксплуатации проводит регулярные обследования и осмотры объекта для контроля качества предоставляемых услуг и проводимых работ, выявления проблем в функционировании инженерных систем и обнаружения конструктивных элементов или их частей, требующих ремонта.

По результатам обследований и осмотров составляется детальный отчет о необходимости проведения ремонтных или строительных работ, их сроках и объемах.

На производственных объектах функции мониторинга объектов выполняют также задействованные в производстве специалисты. Так, например, на объектах добычи газа на северных месторождениях вахтовые бригады газодобытчиков одновременно с добычей выполняют действия по текущему ремонту объектов добычи. Использование дополнительных бригад для мониторинга состояния объектов в данном случае экономически неэффективно.

7. Услуги по содержанию объекта и прилегающей территории.

Управляющая компания должна уделять большое внимание поддержанию чистоты и уборке, поскольку этот аспект управления в значительной степени определяет уровень комфортности используемых площадей.

Данный вид услуг можно разделить на следующие составляющие: уборка внутри объекта и поддержание соответствующего внешнего вида прилегающей к нему территории.

Для выполнения подобных услуг управляющая компания использует субподрядные компании, выбираемые на основе конкурсного отбора, а также нанимает специализированные организации для вывоза мусора и борьбы с грызунами и насекомыми (дезинфекция и дератизация).

Возможный набор услуг по уборке и содержанию объекта и прилагающей территории выглядит следующим образом:

• уборка лестничных клеток, помещений и мест общего пользования;

• уборка и благоустройство прилегающей территории;

• обеспечение вывоза бытового мусора;

• обеспечение дезинфекции и дератизации и др.

8. Работа по заявкам.

9. Аварийно-восстановительные работы.

10. Услуги по обеспечению безопасности.

Объект должен быть прежде всего защищен от возможных правонарушений как внутри, так и с внешней стороны. Это достигается путем установки системы охранной сигнализации, системы контроля доступа, разработкой пропускной системы и привлечения квалифицированного охранного персонала. В некоторых случаях применительно к особым производствам нормативные правовые акты и различные нормативы требуют обеспечения соответствующего уровня охраны. Такие требования предъявляются, например, на железнодорожных линиях, как при грузоперевозках, так и при перевозке людей.

11. Организация отношений с коммунальными службами.

По мере возможности управляющая компания заключает с муниципальными органами прямые договоры о предоставлении коммунальных услуг. Сейчас управляющие компании все чаще напрямую заключают договоры на поставку ресурсов (например, с Мосводоканалом, Мосэнерго и другими организациями). Такой подход в дальнейшем значительно облегчает как прием объектов в эксплуатацию, так и решение вопроса выделения объектам тех или иных ресурсов, необходимых для их жизнеобеспечения.

В случае, если собственник имеет прямые договоры с поставщиками коммунальных услуг, управляющая компания сопровождает договоры, проверяет счета, контролирует потребление, тарифы, ставки и т.д.

12. Ведение отчетности, связанной с текущей деятельностью органов управления и службой эксплуатации (бухгалтерской, финансовой и статистической).

Управляющая компания должна контролировать и вести строгий учет фонда клиента и составлять прогнозы будущих денежных потоков. Поэтому бухгалтерский учет, ведение бухгалтерских книг и составление бюджета являются важными элементами в управлении объектом недвижимости. Управляющая компания предоставляет клиенту годовую смету по эксплуатации объекта, квартальные счета по эксплуатационным расходам, ведет учет всех фактических расходов в течение года, сверяет фактические расходы с бюджетом, вносит корректировки в бюджет, и предоставляет справку о фактических эксплуатационных расходах в конце года.

13. Материальное обеспечение.

В штате управляющей компании имеется специалист- снабженец, который обеспечивает закупку необходимых материалов для обслуживания объектов. Наличие информационной базы расходных материалов упрощает все процедуры материального обеспечения.

14. Страхование и управление рисками.

Одной из основных задач управляющей компании является управление рисками финансовых потерь как по обстоятельствам, которые возможно предусмотреть, так и по непредвиденным причинам, поэтому одним из видов управления рисками является страхование.