Формализованные данные о работнике: личное дело

Очень часто организации рассматривают образ человека в укрупненных параметрах, например в объеме информации из его личного дела.

На каждого работника предприятия ведется личное дело. Состав личного дела обычно таков:

— внутренняя опись документов дела;

— личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);

— трудовой договор;

— личный листок по учету кадров (анкета);

— заявления сотрудника о перемещениях;

— представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;

— аттестационные листы;

— дополнения к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

— автобиография;

— копии документов об образовании;

— характеристики или рекомендательные письма;

- выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами;

- копии наградных листов;

— карточки учета поощрений и взысканий;

— фотографии;

- результаты медицинского обследования;

- карточка формы № Т-2;

- копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении.

В необходимых случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включаются: список научных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело вносятся документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например: аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личном деле работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Личные дела работников относятся к архивным документам и должны находиться па временном хранении в организации в течение 75 лет, после чего по акту направляются на постоянное хранение в органы Росархива.

В США в базы данных включают информацию обо всех работниках. Информация, сообщаемая обычно о рядовых работниках, содержит данные, подтверждающие:

— базовое образование и биографические данные;

— опыт работы;

— индивидуальные навыки и знания;

— имеющиеся лицензии и сертификаты;

- программы обучения, пройденные в период работы в организации;

— прежние оценки результатов деятельности;

— профессиональные цели.

Для менеджеров фирмы могут хранить дополнительные базы данных, содержащие сведения, необходимые для решения задач о замене или повышении:

- послужной список и опыт работы;

— базовое образование;

- оценка сильных и слабых сторон;

— потребности в росте;

- потенциал для повышения в должности в настоящее время, перспективы дальнейшего роста;

— результаты текущей работы;

— сфера специализации;

— предпочитаемая работа;

— географические предпочтения;

— карьерные цели и желания;

— ожидаемая дата выхода на пенсию;

— личная (частная) история, включая психологическую оценку личности.

Данные о работнике могут быть составлены из следующих параметров:

— наличие высшего образования. Диплом о высшем образовании не только подтверждает наличие у соискателя профессиональных знаний, но и предполагает определенный уровень внутренней культуры. Успешный кандидат должен иметь диплом хорошего вуза;

— не менее значимым является владение иностранным языком;

— способность быстро учиться;

— на удивление много внимания обращают работодатели на то, собрал ли соискатель перед собеседованием информацию о компании, в которую устраивается работать;

- наличие у соискателя опыта работы. Мы бы порекомендовали студентам еще во время учебы в вузе постараться получить практический опыт в интересующей их профессиональной сфере, поработав, например, стажером;

— деловой стиль одежды;

- наличие творческого подхода и высокой инициативности;

— профессионализм;

— коммуникативные навыки;

- немаловажно умение соискателя планировать и организовывать свою работу, устанавливать приоритеты.

Многие из этих качеств являются комплексами, их достаточно сложно, дорого и трудоемко проверить. Более точным и лучше измеряемым представляется образ, опирающийся на достижения современной психологии. Формируя портрет, профиль работника, не следует забывать о наличии у каждого человека кроме позитивных еще и негативных качеств, которые могут препятствовать успеху в общении, но могут у реальной личности прекрасно сочетаться с положительными качествами. К примеру, работник является прекрасным профессионалом, но не может работать в коллективе. Такие противоречия личности следует предвидеть и принимать меры к их выявлению.