Уровни системы внутреннего контроля

Система внутреннего контроля банка должна функционировать на трех основных уровнях, каковыми являются:

• низший – уровень работника или группы работников;

• средний – уровень самостоятельного структурного подразделения или группы связанных подразделений;

• высший – общебанковский уровень.

При этом на каждом из указанных уровней должны иметь место предварительный, текущий (оперативный) и последующий контроль.

Под предварительным контролем понимается комплекс мер, направленных на уменьшение вероятности возникновения ошибок на этапе подготовки банковской операции.

Текущий контроль – это комплекс контрольных процедур, которые выполняются в ходе исполнения операций или сразу по ее завершении (как правило, в тот же или на следующий день).

Последующим контролем называется комплекс контрольных процедур, которые выполняются по завершении операций, но с технологически оправданной отсрочкой во времени.

Система внутреннего контроля в банке должна быть организована на основе принципа всеохватности и многоплановости. Это означает, что контрольные функции закладываются в документы банка "по вертикали" и "по горизонтали", образуя тем самым сеть пересекающихся контрольных функций. Горизонтальную ее составляющую образуют инструктивные акты, тарифы, технические порядки и операционные процедуры, определяющие технологическую последовательность проведения банковских операций (сделок), лимиты, контрольные операции в целях минимизации соответствующих рисков, а вертикальную – индивидуальные должностные инструкции работников банка, положения о подразделениях, приказы и распоряжения первых лиц банка (уполномоченных подписывать соответствующие документы) и (или) коллегиальных органов банка. Рассмотрим, каким образом осуществляются указанные виды контроля на каждом из уровней.

Уровень работника, группы работников

На данном уровне основной задачей системы внутреннего контроля является минимизация рисков (последствий наступления рисков), вызываемых неправомерными или некомпетентными решениями (отсутствием/несвоевременным принятием решений) и (или) такими же действиями (отсутствием/недостаточностью действий) отдельных сотрудников банка.

В основе возникновения (обострения) и реализации данных рисков – "человеческий фактор": недостаточная компетенция сотрудников, превышение ими своих полномочий в части принятия решений (например, по составу и объему операции), несоблюдение установленных правил, действующих операционных процедур, методик и технических порядков, недобросовестное отношение к исполнению своих должностных обязанностей и т.д. В результате всего этого банку может быть нанесен материальный и (или) моральный ущерб, могут иметь место хищение его активов, вовлечение банка в сомнительные сделки либо даже в коммерческие связи со структурами, находящимися под влиянием организованных преступных групп, занимающихся легализацией доходов, полученных преступным путем.

В ходе рассматриваемого вида контроля выявляется соответствие мотивации конкретного работника, его деловых качеств, профессиональной квалификации, опыта и компетентности требованиям, предъявляемым банком к занимаемой этим работником должности и функциям, выполнения которых от него требует данная должность.

На этом уровне предварительный контроль должен начинаться с момента подбора и расстановки кадров. Основной контролирующей инстанцией на этой стадии должно выступать заинтересованное в наборе кадров подразделение. Специальные же подразделения (управления персоналом, безопасности и, возможно, другие) могут осуществлять общий контроль за соблюдением принятых в банке критериев подбора и расстановки кадров.

Текущий контроль должен вестись, естественно, по ходу исполнения работником возложенных на него обязанностей. Для целей контроля надлежащего соблюдения сотрудниками своих должностных обязанностей необходимо, в частности, проводить регулярные аттестации персонала.

При этом одновременно контролируются наличие, эффективность и работоспособность имеющихся механизмов контроля – операционных процедур, методических указаний, инструкций и правил проведения банковских операций.

В процессе последующего контроля на низшем (хотя во многом определяющем) уровне обязательными можно считать проверки корректности ведения работником первичной документации, выполнения им в полном объеме установленных процедур сверки, согласования и визирования, формирования на базе документов балансовых данных.

В учетно-операционных и кассовых подразделениях банка последующий контроль осуществляют руководители этих подразделений и ответственные лица.

Уровень подразделения, группы подразделений

На этом уровне контроль необходим для минимизации рисков банка, возникающих в связи с реализацией им своих продуктов (услуг), а также в результате административно-хозяйственной деятельности банка. Основным объектом контроля в этом случае является фактически действующие в банке механизмы принятия решений, "работающие" на выполнение его бизнес-планов, включая вопросы адекватности и соответствия указанных механизмов требованиям законодательства, внешних и внутренних нормативных документов, и ход выполнения таких решений.

Предварительный контроль на данном уровне заключается в оценке бизнес-планов (банка в целом и отдельных его бизнес- подразделений) на предмет их реалистичности и эффективности, а также соответствия нормам права и принятым деловым обычаям.

На данной стадии контроля выявляются наличие и адекватность количественных (лимиты по суммам) и качественных (инструменты проведения операций) ограничений принимаемых рисков с учетом их соответствия нормам права; контролируются технологический уклад проведения операций (применительно к каждому продукту банка), технические возможности проведения операций подразделениями, наличие у сотрудников должных прав на проведение определенных операций. В результате проведения контрольных процедур на данной стадии должно сформироваться понимание того, в каком состоянии готовности к работе по реализации утвержденных бизнес- планов находятся банк в целом и его бизнес-подразделения.

Текущий контроль на данной стадии ведется с помощью комплексных и тематических проверок подразделений банка на предмет того, как регулируются риски, которые возникают в ходе их деятельности (в рамках исполнения бизнес-планов).

В пределах этой стадии следует на постоянной основе контролировать соблюдение следующих параметров:

• количественные и качественные параметры рисков, достоверность информирования руководства банка о текущем состоянии показателей риска в целом по банку и в разрезе отдельных подразделений;

• соответствие деятельности сотрудников банка внутренним и внешним нормативным актам, распорядительным документам;

• заданные параметры убытков и расходов, возможное снижение объема собственных средств банка при покрытии текущих расходов и затрат доходами либо собственными средствами (с учетом необходимости формирования резервов на возможные потери по ссудам и под обесценение вложений в ценные бумаги);

• качество залогового обеспечения по проводимым операциям;

• возможность оперативного управления текущей и долгосрочной ликвидностью банка;

• лимиты на операции;

• юридическая правомерность и экономическая целесообразность проводимых операций (сделок);

• адекватность синтетического и аналитического бухгалтерского учета, в том числе в разрезе отдельных операций и отдельных подразделений.

Последующий контроль на данном уровне осуществляется по ряду направлений – контролируется выполнение подразделениями мер, направленных на устранение недостатков, нарушений и (или) отклонений от нормы, выявленных в ходе текущего контроля, ведется идентификация и мониторинг рисков, возникающих при проведении операций (сделок), проводится их количественная и качественная оценка, контролируется бухгалтерское оформление и учет операций.

Уровень банка в целом

На данном уровне (уровне прогнозирования и планирования) основная цель функционирования системы внутреннего контроля заключается в ограничении воздействия на текущее и особенно перспективное состояние банка внешних факторов и условий (политических, макроэкономических, страновых, региональных, отраслевых и др.), при наличии (усилении) которых возникают и реализуются внешние по своему происхождению риски, которые банк должен выявлять, оценивать и контролировать на основе результатов целенаправленного углубленного анализа. Иными словами, основным объектом внутреннего контроля на этом уровне является состояние внутрибанковской аналитической работы.

На предварительной стадии контроля необходим мониторинг полноты, состава и своевременности обновления исходных баз данных, на основании которых соответствующее подразделение (подразделения) банка вырабатывает перспективную оценку и прогноз дальнейшего развития ситуации. На данной стадии контролируется также наличие должного порядка систематического и оперативного информирования руководящих органов банка о выводах и предложениях указанного выше подразделения (службы) относительно текущей ситуации, о прогнозах развития ситуации на определенных сегментах рынка и в экономике в целом.

Здесь следует проводить комплексные и тематические проверки соответствующего подразделения (службы) на предмет наличия в его рабочем арсенале необходимых инструментов, порядков и технических средств для проведения адекватного анализа и доведения его до сведения ответственных лиц, принимающих участие в подготовке и принятии необходимых решений.

На стадии текущего контроля должны проводиться периодические проверки того, как подразделения и ответственные сотрудники выполняют задачи прогнозирования и анализа. На этой же стадии необходимо отслеживать наличие в функциональных подразделениях банка эффективных механизмов контроля конкурентоспособности продуктов (услуг), предлагаемых банком, сравнения их свойств с рыночными аналогами. При этом следует оценивать своевременность реагирования указанными подразделениями на действия конкурентов, изменения конъюнктуры на всех рынках, на которых работает банк.

Последующий контроль на данном уровне сводится к сравнительному анализу выводов и рекомендаций аналитического подразделения (службы) и реального развития ситуации. По результатам такого анализа должны быть сформулированы обоснованные выводы о качестве работы данного подразделения (вообще о качестве постановки всей аналитической работы в банке) и подготовлены соответствующие практические предложения (рекомендации).

Специализированный (профессиональный) контрольный орган – служба внутреннего контроля – должен вести мониторинг соответствующей работы подразделений, осуществляющих последующий контроль. Условием эффективности последующего контроля является наличие разработанных для каждой должности критериев оценки профессиональной деятельности работника на основе количественных и качественных показателей.