Управляющая система – становление и развитие

Датой появления или рождения социальной организации (предприятия, учреждения) считается фиксация данного факта в уполномоченном на то органе госрегистрации. И одна из главных проблем появившегося после этого "ребенка" – организация управления, или создание определенной управляющей системы.

Понятие "организация управления" является сложным, поскольку имеет два так называемых стадийных значения.

Первое значение: организация управления – это специфический вид деятельности, в процессе которой создается управляющая система, обладающая определенными количественными и качественными характеристиками.

Прежде всего необходимо реально создать "организационный скелет" или организационную структуру управления, включающую определенный состав подразделений и должностей, их соподчиненность, информационные и предметно-деятельностные взаимосвязи. Определяются полномочия работников – задачи, обязанности, права и ответственность. Производится первичная регламентация работы – разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и должностные инструкции. Как правило, в уставе социальной организации (организации, учреждения) имеется раздел, посвященный ее организационно- структурному построению.

Далее необходимо подобрать и расставить необходимый персонал, состав и количество которого определяется штатным расписанием. Для приведения в действие мотивационного механизма работников создается система стимулирования, включающая набор первоначальных средств.

Производится подготовка и пуск "кровеносных артерий" или информационных систем и технологий применительно к должностям, подразделениям и социальной организации в целом.

Начинается налаживание делового общения данной социальной организации с другими структурами (в зависимости от занимаемого места в общей иерархии управления) – государственными, муниципальными, общественными, религиозными и т.д.

Организация управления в процессе становления социальной организации требует специальных знаний, навыков и умений, обладание которыми позволяет практически решать множество как типичных, так и оригинальных проблем.

Второе значение: организация управления – это процесс дальнейшего функционирования социальной организации и внесение необходимых и своевременных изменений в ее работу.

Социальная организация – живой организм, имеющий возраст, количество работников, характер, внешние коммуникации, поведение, стилевые особенности и др. Некоторые соцорганизации, прожив какой-то период времени, "умирают". От смерти (в буквальном смысле слова) не застрахована ни одна из них. Другие, наоборот, выживают, благодаря принятию своевременных мер по поддержанию жизнедеятельности и развитию.

Ученых заинтересовали эти процессы, и примерно в конце 70-х – начале 80-х гг. XX в. появились своеобразные науки (а позже и учебные дисциплины), получившие такие названия, как "организационное поведение", "организационные изменения" и "организационное развитие". Таким образом, наука, занимаясь изучением процессов, с одной стороны, "увядания" организаций и потери ими функциональных способностей, а с другой – усиления позиций и роста эффективности, по-своему пришла на помощь социальным организациям.

При этом подход к организации управления стал трактоваться не как стремление к тотальному обеспечению "лучших взаимодействий и взаимосвязей", а прежде всего как целесообразное и результативное целое, своевременно устраняющее в себе нецелесообразное. Ведь тотальный подход – это, по сути, недостижимый идеал, а умелое поддержание целесообразного – реальный и эффективный управленческий инструмент.

Изучение /знание разных стадий деятельности конкретной социальной организации позволяет создавать своеобразную "динамическую модель", которая отражает типичные организационно-управленческие болезни, оказывающие влияние на его "здоровье". Пример такой модели приведен в табл. 5.

Таблица 5

Стадии динамической модели и соответствующие организационно-управленческие болезни

Наименование стадий	Виды типичных организационно-управленческих болезней
Детство	– недостаточное знание потребностей во внешней среде – спроса и предложения – нехватка оборотных средств
Юность	– "размытая" организационная структура управления – нечеткое распределение задач, обязанностей, прав и ответственности – плохо налаженный "отслеживающий механизм" использования ресурсов, т.е. бухгалтерский и финансовый учет – недостаточное знание работниками действующего законодательства, что ведет к его нарушениям
	– неизменное соотношение между централизацией и децентрализацией управления по сравнению с "детством", что сохраняет втянутость вышестоящих руководителей в компетентность нижестоящих руководителей и специалистов – разногласия, конфликты среди руководства, когда кто-то из руководителей начинает заботиться о себе лично, а не об организации
Зрелость	– "застывание", "замерзание", или стагнация в деятельности организации – неиспользование инструментов стратегического управления для поддержания и усиления своих функциональных возможностей – просчеты, ошибочные решения, принимаемые относительно развития социальной организации

Одна из важных проблем – оценка уровня организации (организованности) тех или иных подсистем, составляющих систему организации управления в социальной организации. Для этого используются разнообразные методы так называемого организационного анализа. Группы этих методов по своему целевому назначению приведены в табл. 6.

Таблица 6

Система методов организационного анализа

Основные подсистемы управления в социальной организации	Группы методов организационного анализа
Система распределения целей и задач управления	Методы анализа и оценки распределения целей и задач управления
Организационная структура управления	Методы анализа и оценки организационных структур управления
Система компетенций	Методы анализа и оценки компетенций
Система функций управления	Методы анализа и оценки функций управления
Система подготовки, принятия и реализации управленческих решений	Методы анализа и оценки систем подготовки и принятия управленческих решений
Система ресурсного обеспечения	Методы анализа и оценки ресурсного обеспечения
Информационные системы и технологии	Методы анализа и оценки информационных систем и технологий
Организация документационного обеспечения управления (ДОУ)	Методы анализа и оценки организации ДОУ
Организация труда персонала	Методы анализа и оценки организации труда персонала
Система стимулирования персонала	Методы анализа и оценки системы стимулирования
Система результатов	Методы анализа и оценки результатов работы по должностям, подразделениям и организации в целом

Наибольшей практической полезностью обладают методы, связанные с выявлением и систематизацией недостатков (или минусов).

Каждая из функционирующих в социальной организации систем/подсистем со временем "накапливает недостатки". Поэтому устные и или письменные опросы, "случайные" реплики, мнения и замечания работников, клиентов, пациентов позволяют руководству получать необходимые оценки. В принципе, внешние процессные консультанты, в случае их приглашения для диагностики и выработки "рекомендаций по совершенствованию...", идут той же самой "оценочной тропой".

Полученная оценочная информация используется для целей (задач) совершенствования систем и процессов управления. В деловой терминологии имеется ряд слов, употребляемых применительно к совершенствованию – корректировка, улучшение, изменение, перестройка, рационализация, модернизация, реорганизация, реинжиниринг.

Все они несут главную смысловую нагрузку, связанную с переходом от того, "что было" (снизившийся уровень организованности системы), к тому, "что будет" (стремление к более высокому уровню организованности).

Главное целевое намерение в повышении уровня организации управления заключается в обеспечении необходимых результатов работы социальной организации в их количественном и качественном выражении. Но это вовсе не означает, что это намерение будет реализовано на 100%, поскольку многое зависит прежде всего от степени мотивированности и профессионализма руководителей.