Управление планированием

Стратегическое планирование не только определяет и приближает будущее компании, но также включает принимаемые и проводимые руководством мероприятия и решения по достижению этого будущего. Планирование выступает инструментом для достижения этих целей, поэтому для управленческой структуры важен не столько процесс планирования, сколько достижение поставленных целей.

В современных условиях юридические компании редко занимаются одной практикой, а их разнообразие позволяет говорить о каждой из них как об отдельном проекте. Следовательно, одни и те же люди задействованы в нескольких проектах, в связи с чем необходимо управление ими для эффективной деятельности во всех проектах. Эту функцию выполняют руководство компании и руководители структурных подразделений. Каждый из них является носителем определенной информации и выполняет определенные функции, позволяющие достигать поставленных в плане целей. По сути, это управление планированием, и участвует в этом процессе практически весь персонал компании.

Основным органом является руководство высшего звена, т.е. руководитель компании и финансовый директор. Управление планированием осуществляется посредством постановки и декомпозиции целей и задач компании на будущее, а затем контроля выполнения разработанного плана.

Управление планированием решает несколько важных задач:

1) распределение уровней ответственности по сотрудникам, т.е. установление ограниченного доступа к документам и другой информации каждого структурного подразделения, когда каждая служба отвечает только за вверенный ей участок работы;

2) планирование по схеме "сверху вниз", т.е. разделение руководством предприятия всего процесса планирования на участки, назначение на каждом участке своего ответственного, который осуществляет то же самое внутри своего участка;

3) планирование "снизу вверх", когда каждая служба сдает подготовленные планы для формирования общего генерального плана;

4) осуществление процесса согласования и утверждения;

5) сохранность документов, на основании которых был подготовлен план;

6) установление периода времени или события плана;

7) осуществление корректирующих действий в связи с влиянием внешних факторов или незапланированным ходом выполнения плана.

Являясь звеньями одной цепи, планирование и управление имеют различие в целях и методах реализации. Планирование – это составная часть управления, которая включает в себя только его начальные этапы, такие как определение миссии, видения, обоснование проблем, с которыми может столкнуться предприятие в предстоящем периоде и разработку стратегии. Но планирование не включат в себя реализацию стратегии, оценку и анализ успешности результатов этой реализации.

Выделение задач управления планированием произошло в конце 1960-х гг. Оно обозначило разницу между текущим управлением на уровне хозяйственного процесса и управлением, осуществляемым на высшем уровне и нацеленным на распределение ресурсов. Это должно позволить организовать наиболее эффективное их использование, начиная с расстановки опытных сотрудников, оплаты их деятельности, финансирования освоения новых практик и (или) нового направления деятельности.

Эффективность управления планированием во многом зависит от качества выполнения руководством своих функций, из общего перечня которых следует выделить способность четко и ясно сформулировать видение и миссию компании, ее цели и задачи. Рассмотрим их подробнее.

Миссия компании – публичное заявление компании, предполагающее, что собственники и руководители компании должны ответить на несколько ключевых вопросов:

– для чего компания существует;

– какую пользу компания несет клиентам и обществу;

– как мы это делаем (что делает наш бизнес уникальным; каковы наши конкурентные преимущества);

– каких целей хотят достичь участники, работая вместе;

– что мы не делаем, и не будем делать?

Последний вопрос имеет важное значение потому, что если "совершенно непонятно, почему вы занимаетесь тем, чем занимаетесь, значит, в скором времени вы обнаружите, что все, что выпадает за “круг возможностей”, тем не менее скопится у вас в компании и сделает се тяжелой и неповоротливой. Ваша задача – оборонять границы бизнеса, а нс работать пылесосом и засасывать все, что плохо лежит[1]".

Таким образом, миссия определяет роль и значение компании для общества, положение фирмы относительно внешней среды – потенциальной клиентуры, партнеров, конкурентов, общественных и государственных организаций и служит критерием принятия организационно-управленческих решений. Миссию нельзя сводить к индивидуальным ценностям собственника-учредителя и руководителя компании, поскольку они не могут стать ориентиром принятия организационно-управленческих решений и деятельности сотрудников. Миссия конкретизирует статус компании и определяет ОГЛАВЛЕНИЕ ее целей на разных этапах развития компании.

Миссия указывает направление юридической деятельности компании, конкретизирует виды предлагаемых юридических услуг, принципы, систему ценностей, внутрифирменную культуру и клиентуру.

Миссия детализирует статус компании, определяет цель и стратегию ее деятельности, выделяет из среды других юридических фирм.

Миссия компании определяет:

1) характер предлагаемых юридических услуг;

2) целевые юридические рынки – группы клиентов, которые нуждаются в услугах компании;

3) методы, приемы, инструменты и технологии, применяемые компанией;

4) окружающую среду компании, которая формирует ее стратегию и тактику;

5) внутрифирменную культуру компании, взаимоотношения внутри компании между руководством и сотрудниками и между сотрудниками.

Существуют самые разные подходы к определению понятия "видение компании". Более того, многие по-разному соотносят видение с миссией и ценностями. Наиболее распространенным является мнение о том, что видение – это представление собственников и руководителей о компании в будущем. Это привлекательный ее образ в будущем, идеал или мечта, который компания стремится осуществить. Из видения компании должны формироваться предварительные цели компании. Видение вносит ясность в представления о целях и направлении движения фирмы, создает перспективу, придаст смысл и значение повседневной деятельности, подвигает персонал к действию. Видение – это как можно более полное описание будущего состояния компании, которое должно формироваться итерационно и коллективно, с участием собственников, руководителей и ведущих специалистов, что выступает определенной гарантией стабильности для сотрудников. Причем если миссия ориентируется на потребителя, то видение компании акцентирует внимание на направлениях деятельности, которые позволяют эту миссию реализовать.

Как часть философии деятельности, миссия служит основой формирования системы ценностей, морально-этических норм и принципов, которые компания намерена соблюдать.

В миссии желательно отразить:

1) виды юридических услуг для бизнес-клиентов и физических лиц (сфера деятельности);

2) место компании в юридической среде;

3) принципы и систему ценностей, которые компания соблюдает в своей деятельности;

4) круг деловых интересов;

5) сложившиеся обычаи, традиции и культуру компании.

Пример

Юридическая компания (ЮК-5).

Видение:

Быть одной из ведущих российских юридических компаний в премиальном сегменте юридического консалтинга крупного международного и российского бизнеса.

Миссия:

Мы оказываем высококачественные услуги по юридическому сопровождению бизнеса, основываясь в первую очередь на потребностях клиента, требованиях применимого права и лучших бизнес-практиках.

Мы ориентированы на устойчивое развитие и предлагаем только эффективные решения.

С нами комфортно работать.

Ценности:

Индивидуальный подход.

Понимание, уважение и доверие внутри коллектива и, как следствие, понимание и уважение интересов и требований каждого клиента.

Открытость, честность и легкость в коммуникации.

Ответственность за принятые решения и данные рекомендации.

Высокий профессионализм и ориентированность на результат.

Характер и культура руководителя накладывают отпечаток на видение и миссию компании, которые выражают философию и сущность существования всей деятельности компании, ее систему ценностей, поэтому в них избегают затрагивать финансовые проблемы, включая прибыль в качестве главной цели, хотя вся деятельность направлена именно на получение прибыли.

Видение и миссия способствуют формированию "своей" группы постоянных клиентов, которые составляют окружение компании, ее внешнюю среду и приносят прибыль. Однако сводить видение и миссию компании исключительно к получению прибыли ошибочно, поскольку такой подход ограничивает поле деятельности компании, не позволяет увидеть другие варианты работы с клиентами. Отрицать необходимость получения прибыли нельзя, поскольку она является условием существования компании.

Миссия показывает, как и к чему стремится компания, что и как намерена для этого делать. Миссия юридической компании напрямую влияет на человеческие отношения – в этом ее специфика.

Сформулировать миссию сложно. Она отражает не только внутренние ценности компании, но и систему личных ценностей собственников и руководства и согласовывает их с общественными, внешними ценностями. В табл. 2.1 приводятся возможные варианты миссий юридических компаний. Каждая миссия индивидуальна, показывает роль, место и значение компании в развитии общества и общественных ценностей. Одни варианты соответствуют предъявляемым требованиям, другие представляют форму отписки.

Таблица 2.1

ОГЛАВЛЕНИЕ миссии юридических компаний

Компания

Миссия

ЮК-1

Удовлетворение потребностей клиентов и партнеров путем обеспечения их качественными юридическими услугами

ЮК-2

Верные решения – разрешение проблем в духе справедливости. Решение вопросов, устранение противоречий и конфликтов путем оказания юридических услуг наилучшего качества. Решения быстрые (нацеленные на результат) и верные (достижение справедливости, чувства удовлетворенности от результата – сделано что-то хорошее)

ЮК-3

Оказание действительно профессиональной юридической услуги, результатом которой является реальная экономическая выгода для клиента, экономия его времени, которое он должен тратить на получение прибыли и развитие своего бизнеса, сохранить и приумножить который призвана наша компания.

Девиз компании: "В работе не бывает мелочей" – характеризует ее стиль работы и отражает высокий уровень ответственности и компетентности перед своими клиентами

ЮК-4

Мы приближаем будущее, в котором законы и суды действуют на благо всего общества и отдельного человека – права, свободы и интересы которого нарушены.

Мы честно и высокопрофессионально помогаем людям в самых сложных жизненных ситуациях

ЮК-5

Добиться синергетического эффекта и создать юридическую компанию нового образца, готовую предлагать нестандартные комплексные решения вопросов, возникающих в непримитивном бизнесе XXI в.

ЮК-6

Миссия сведена к корпоративным ценностям, основанным на принципах и стандартах корпоративного поведения: 1) профессионализм и опыт; 2) интересы клиента превыше собственной выгоды; 3) полученная клиентом выгода должна значительно превышать размер оплаты юридической услуги

ЮК-7

Надежный помощник в предпринимательстве, способный вовремя предотвратить заключение неправомерной сделки

ЮК-8

Юридическая и экономическая защита российского бизнеса, предотвращение незаконных действий контролирующих органов, препятствующих деятельности и развитию бизнеса в России

ЮК-9

Создание благоприятных правовых условий для развития жизни и бизнеса и обеспечение правовой грамотности населения путем оказания квалифицированных консалтинговых услуг компаниям и физическим лицам

ЮК-10

Обеспечение правосудия и законности для каждого, кто в этом нуждается

ЮК-11

Сделать жизнь наших клиентов немного проще посредством комплексного решения встающих перед ними задач правового и организационного характера

ЮК-12

Профессиональная, экспертная юридическая поддержка бизнеса и частных клиентов в судебно-правовой сфере и иных юридических областях с предоставлением гарантии качества оказываемых услуг

ЮК-13

Законная защита ваших прав и интересов вашего бизнеса

ЮК-14

Содействие формированию конкурентного рынка качественных юридических услуг

ЮК-15

Продолжать лучшие традиции российской цивилистики – науки о гражданском праве

Рассмотрим характер построения миссии юридической компании на примере одной из юридических консалтинговых компаний, целью которой является предоставление полного набора юридических услуг по сопровождению предпринимательской деятельности. Миссия данной юридической компании отражает озабоченность ее руководства необходимостью тотального повышения качества предоставляемых юридических услуг в национальном масштабе и необходимости качественного совершенствования системы высшего юридического образования.

В миссии юридической компании желательно записать, соблюдать и выполнять два ценных постулата:

1) формирование конкурентного рынка качественных юридических услуг;

2) соблюдение системы ценностей, в основе которой внутренние и внешние взаимоотношения.

Провозглашая в своей миссии необходимость содействовать формированию и развитию конкурентного рынка качественных юридических услуг, руководство многих компаний ссылается на ухудшающуюся систему образования и количественный рост юристов с низкой квалификацией, что негативно сказывается на репутации отечественной юридической практики и юридического сообщества. По мнению ряда юридических компаний, не более 15% практикующих юристов предоставляют квалифицированные юридические услуги, качество образования и профессионализм остальных не отвечают требованиям рынка. Часть юристов, не обладающих достаточной квалификацией, манипулирует сознанием клиента, формируя мнение о сложной разрешимости правовых проблем, в частности, путем затягивания предоставляемой услуги по времени на условиях почасовой оплаты с получением аванса. Всевозможные форс-мажорные расходы оплачиваются клиентом; работа выполняется "кое-как"/"абы как" с получением денежного вознаграждения независимо от полученного результата: положительного или отрицательного.

Система ценностей, составляющая часть миссии и видения, определяет направление развития компании и включает двухси- стемные взаимоотношения на основе корпоративной этики с клиентами и между сотрудниками. Клиенты и сотрудники рассматриваются как высшая ценность компании.

Взаимоотношения с клиентами строятся на основе своевременного оказания профессиональных услуг с гарантией конфиденциальности информации и без завышенных обещаний, чтобы не вызвать у клиента излишних финансовых потерь.

Внутрифирменные взаимоотношения основываются на создании благоприятных условий работы и развития личности сотрудников, которые составляют основу успешного и динамичного развития компании.

На основе миссии и видения формулируется цель стратегического планирования (табл. 2.2). Цель и задачи конкретизируют миссию компании, определяют концепцию управления ее деятельностью и служат ориентирами принятия решений.

При формулировке целей должны соблюдаться принципы SMART[2], которые характеризуются: 1) лаконичностью, конкретностью, четкостью; 2) измеримостью (количественными и качественными показателями); 3) жестко установленным сроком реализации; 4) согласованностью с задачами и ресурсами компании; 4) адресностью; 5) установленными правилами принятия решений;

6) контролируемостью; 7) возможностью мониторинга результатов деятельности компании за определенный период; 8) мотивированным воздействием на сотрудников; 9) достижимостью.

Достижимость цели выступает залогом повышения эффективной деятельности компании, мобилизующим и стимулирующим факторами.

Цель, продекларированная в стратегическом плане, должна войти в душу каждого сотрудника, стать частью его судьбы и карьеры. Если прочитанная цель оставила сотрудника безразличным, поскольку он тут же забыл ее ОГЛАВЛЕНИЕ, то такой сотрудник едва ли надолго задержится в компании и даже может нанести вред, уведя клиентов.

Таблица 2.2

Система целей юридических компаний

Компания

Цель

ЮК-1

Вселить уверенность в клиента в любой ситуации

ЮК-2

Максимальное удовлетворение интересов клиента

ЮК-З

Оказание высокопрофессионального юридического сопровождения и обеспечение бизнеса корпоративных клиентов любых отраслей экономики, а также юридическое содействие физическим лицам в сфере акционерного и налогового законодательства, правового регулирования рынка ценных бумаг и операций с недвижимостью

ЮК-4

Стать лидером на рынке юридической помощи и услуг населению в Химках до 2028 г. Основные потребители услуг – средний класс на рыночных условиях и малообеспеченные граждане за счет бюджета Московской области по законодательству об оказании бесплатной юридической помощи – территориальное ограничение

ЮК-6

Качественное обслуживание

ЮК-7

Эффективное, взаимовыгодное сотрудничество и, конечно, результат

ЮК-8

Эффективное оказание услуг по обеспечению юридической и экономической безопасности предпринимателей. Повышение юридической грамотности предпринимателей. Создание комфортной правовой среды для ведения бизнеса в России путем участия в законотворческой деятельности

IOK-9

Не ограничиваться формальным решением вопроса, необходимо найти для клиента оптимальный выход из правовой проблемы, в том числе с использованием накопленных нестандартных решений

ЮК-10

Стать одной из ведущих юридических компаний Беларуси, качество предоставляемых юридических услуг которой будет соответствовать самым высоким мировым стандартам

ЮК-11

Для тех, кто делает первые шаги в бизнесе, – консультации по выбору организационно-правовой формы, регистрация предприятия, бухгалтерское обслуживание, оснащение офиса компьютерами и оргтехникой (с последующим обслуживанием).

Для компаний, давно и успешно работающих, – программы полной правовой поддержки, решение сложных задач, абонентское обслуживание компьютеров и оргтехники

ЮК-13

Оказание клиентам профессиональной юридической услуги, результатом которой является реальная экономическая выгода клиента, экономия его времени и денег

ЮК-14

Обеспечить качественные услуги клиентам

Видение и миссия, цели и задачи имеют троякое значение. Во-первых, каждый сотрудник имеет собственные личные жизненные установки, планы на будущее и цели. Если личное совпадает хотя бы на 60% с тем, что продекларировано в вышеуказанных документах, то сотрудник будет работать в этой компании, не "сбежит" при первой возможности. А сотрудники – важный капитал (человеческий) компании. Во-вторых, клиенты (не все, но какая-то часть клиентов) интересуются тем, как компания позиционирует себя, что и как она готова им предложить. А это – возможность сформировать собственную клиентуру на длительный период времени. В-третьих, собственники и руководство, качественно (а возможно и эмоционально) составив вышеназванные документы, вселяют в сотрудников и клиентов уверенность в том, что компания готова прийти на помощь каждому из них в любое время и не оставит, не бросит никого в моменты жизненных перипетий[3]. Это также формирует преданность сотрудников и привлекает клиентуру.