Унифицированные системы документации
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию УСД, т.е. совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
При создании УСД используется метод унификации -установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:
— унифицированная система организационно-распорядительной документации;
— унифицированная система банковской документации;
— унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
— унифицированная система отчетно-статистической документации;
— унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
— унифицированная система документации по труду;
— унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
— унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы.
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор валют (ОКБ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД); и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКНО);
Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (OKIIIIB); и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКГТДТР);
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН); и др.
Структура и ОГЛАВЛЕНИЕ классификатора технико-экономической и социальной информации на примере ОКУД выглядят следующим образом.
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Он предназначен:
— для регистрации форм документов;
— упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм;
- исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
— контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ — разработчиками УСД.
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации (табл. 2.1).
Таблица 2.1. Пример наименований и кодовых обозначений унифицированных форм документов
|
Код |
Контрольное число |
Наименование формы |
|
0200000 |
Унифицированная система организационно-распорядительной документации |
|
|
0211000 |
0 |
Документация по созданию организации, предприятия |
|
0211031 |
3 |
Договор об аренде |
|
021 1(171 |
5 |
Заявление на государственную регистрацию |
|
(121 Н1Т2 |
1 |
Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета и т.д. |
Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
8 ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации и блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы производится посредством классификации. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом: XX XX XXX X, где первые две цифры — класс форм, следующие две цифры — подкласс форм, следующие три цифры — регистрационный номер, а последняя цифра — контрольное число.
Например, код расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд 09010046 читается таким образом:
09 — УСД Пенсионного фонда;
01 — документация по учету и распределению средств; 004 — расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;
6 — контрольные числа (КЧ).
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
• 1-й и 2-й знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;
• 3-й и 4-й знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
• 5-й, 6-й и 7-й знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
• 8-й знак — контрольное число.
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.
Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, КЧ и наименования формы содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.