Учет музейных ценностей
Музейный фонд представляет собой совокупность постоянно находящихся на территории РФ музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается только с соблюдением определенных ограничений, установленных Федеральным законом от 25.05.1996 № 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации".
Порядок учета музейных ценностей зависит от того, включены или не включены экспонаты в Музейный фонд РФ.
Включение музейных предметов и коллекций в состав Музейного фонда РФ производится Минкультуры России после проведения соответствующей экспертизы. Независимо от собственника сведения о каждом предмете должны включаться в специальный учетный документ – Каталог Музейного фонда РФ, ведение которого возложено на Минкультуры России.
В состав государственной части Музейного фонда РФ входят музейные предметы и музейные коллекции, находящиеся в федеральной собственности и в собственности субъектов РФ, независимо от того, в чьем владении они находятся. Музейные предметы и коллекции, относящиеся к государственной части Музейного фонда РФ, не подлежат отчуждению, за исключением случаев утраты, разрушения либо обмена на другие музейные предметы.
Учет музейных фондов состоит из двух стадий:
1) первичная регистрация поступивших в музей предметов (актирование, краткая запись в книге поступлений);
2) проведение инвентаризации и научная регистрация музейных предметов (классификация по типам источников, видам материалов, видам искусства, коллекциям, составление более развернутого и точного описания, уточнение атрибуции, запись в научный инвентарь).
Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь – наиболее полный документ, фиксирующий его классификацию и результаты изучения.
Особенность государственного учета заключается в том, что стоимость коллекций в учете и отчетности юридического лица, в оперативном управлении которого они находятся, не отражается. Учет музейных ценностей проводится в натуральных показателях (предметах, единицах хранения).
Целью учета музейных предметов и коллекций является: определение их количества и состава; регистрация в специальной учетной документации для идентификации музейных предметов и коллекций; организация оптимального хранения, оперативное установление местонахождения; контроль за изменениями в составе и состоянием сохранности; научное изучение и эффективное использование.
Музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, передаются художественным музеям в оперативное управление, предполагающее, что музеи обязаны обеспечить: физическую сохранность и безопасность музейных предметов и коллекций; ведение и сохранность учетной документации, связанной с музейными предметами и коллекциями; использование музейных коллекций в научных, культурных, образовательных, творческо-производственных целях.
Собрания художественных музеев состоят из основного и научновспомогательного фондов. К основному фонду относят произведения всех видов изобразительного, декоративно-прикладного, монументального искусства, коллекции археологии, нумизматики и др. – в соответствии с профилем музея. Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, который состоит из музейных предметов, не отвечающих профилю музея, а также из лишних экземпляров (свыше пяти). Музейные предметы обменного фонда могут быть переданы с разрешения учредителя другим музеям в порядке обмена или безвозмездно, при поступлении в музей они регистрируются как предметы основного фонда, а их принадлежность к обменному фонду фиксируется в специальной карточке.
К научно-вспомогательному фонду относят различные воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), карты, диаграммы, схемы, планы и др., разработанные или приобретенные в процессе комплектования, изучения и экспонирования музейных коллекций.
Отнесение предметов к определенному фонду производится фондозакупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором и скрепляется печатью.
Музейные предметы и коллекции, включенные в состав фонда, подлежат учету и хранению в соответствии с едиными правилами и условиями, определяемыми Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Министерства культуры СССР от 17.07.1985 № 290[1]. Учет музейных предметов и коллекций осуществляется музеями, в оперативном управлении которых они находятся, с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и коллекций и содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т.д.
Перечень учетной документации музейных ценностей значителен. Он включает в себя как основные, так и вспомогательные документы. Например, к основным документам относятся: акты приема и выдачи музейных предметов и музейных коллекций в постоянное и временное пользование, главная инвентарная книга (книга поступлений), инвентарная книга по видам предметов (коллекциям), архивные описи (на правах инвентарных книг), специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.
Основные учетные документы музеев являются документальной частью Государственного каталога Музейного фонда РФ.
К вспомогательным учетным документам относятся: книга поступлений вспомогательного фонда, книга учета фонда сырьевых материалов, книга учета музейных предметов и музейных коллекций, принятых на временное хранение, внутримузейные акты приема и выдачи, паспорт музейного предмета, реставрационный паспорт, журналы регистрации всех видов актов приема и выдачи, журналы регистрации паспортов музейных предметов и реставрационных паспортов, научно-справочные каталоги и картотеки, описи, журналы и т.п., используемые для получения оперативной информации о музейных предметах и музейных коллекциях.
По КОСГУ 226 к "Прочим услугам" относятся расходы но реставрации музейных предметов и музейных коллекций. Их перечень включает:
1) оказание услуг по реставрации произведений искусства, состоящих на балансе учреждения;
2) проведение технологических изысканий и исследований;
3) получение по результатам обследований заключений о состоянии конструкций и строительных материалов, по проведению ремонтно-реставрационных и консервационных работ;
4) получение исходной разрешительной документации на ремонтно-реставрационные и консервационные работы;
5) разработку технического задания по проведению конкурса на проектирование ремонтно-реставрационных работ на объектах культурного наследия;
6) разработку эскизных проектов реставрации и консервации и их согласование;
7) разработку сметных расчетов по эскизным проектам реставрации и консервации и их согласование;
8) разработку и согласование рабочей проектно-сметной документации по реставрации и консервации, методическое руководство и авторский надзор при проведении ремонтно-реставрационных работ;
9) разработку чертежей, технологических карт, рекомендаций на производство работ по реставрации и консервации;
10) проведение экспертизы научно-проектной и проектносметной документации по реставрации и консервации;
11) разработку локальных смет на производство работ по реставрации и консервации;
12) разработку технического задания на проведение конкурса по выбору генерального подрядчика при проведении ремонтно- реставрационных и консервационных работ;
13) подготовку научно-реставрационных отчетов;
14) выполнение функций заказчика;
15) осуществление технического надзора над ремонтно-реставрационными и консервационными работами;
16) проведение экспертизы выполненных ремонтно-реставрационных и консервационных работ.
Списание или исключение музейных предметов и коллекций из состава Музейного фонда РФ производится Минкультуры России после проведения соответствующей экспертизы в следующих случаях: утрата и разрушение музейных предметов и коллекций или обмен их на другие музейные предметы и коллекции; ошибочность экспертного заключения о культурно-историческом значении, физическом состоянии и других особенностях указанных предметов и коллекций, на основании которого было принято решение об их включении в состав фонда; принятие соответствующего судебного решения, вступившего в силу. Музейные предметы и коллекции считаются исключенными из состава Музейного фонда РФ со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда РФ.
Решение о списании материалов научно-вспомогательного фонда принимается директором музея. Порядок списания музейных предметов и материалов научно-вспомогательного фонда определяется руководством по списанию с учета пришедших в негодное (предельное) состояние или утраченных материальных и денежных средств. В отличие от государственной части Музейного фонда РФ, предметы и коллекции, входящие в негосударственную часть, могут участвовать в сделках дарения либо купли- продажи. Однако при этом должно выполняться условие, согласно которому получатель дара или покупатель обязан принять на себя все обязательства в отношении этих предметов, имевшиеся у дарителя или продавца. Государство имеет преимущественное право покупки.
Музейные предметы и коллекции, входящие в состав негосударственной части Музейного фонда РФ, так же как и экспонаты, относящиеся к государственной части, подлежат учету и хранению в соответствии с правилами и условиями, установленными постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 № 179 "Об утверждении Положений о Музейном фонде Российской Федерации, о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации".
Музейные предметы и музейные коллекции, не входящие в состав Музейного фонда РФ, включаются в состав основных средств учреждения. Учет осуществляется в соответствии с инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Министерства культуры СССР от 17.07.1985 № 290, и Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета. Экспонаты учитываются в составе основных средств в группе "Прочие основные средства – иное движимое имущество учреждения" на счете 010138000.