Требования к АСДОУ
Методология разработки и внедрения автоматизированных систем в основных чертах была разработана в 1960–1970 гг. применительно к проблематике автоматизированных систем управления и актуальна в настоящее время. Но для АСДОУ имеется специфическая методологическая основа в виде типовых требований, утвержденных Европейской комиссией в октябре 2002 г. (версия 5.2.4) и переведенных на русский язык в январе 2006 г.
Этот документ получил название Спецификации MoReq [1].
Потребность в подробной спецификации требований к автоматизированным системам документационного обеспечения управления впервые была отчетливо обозначена на Форуме DLM в 1996 г., как одно из десяти направлений деятельности по результатам работы Форума. DLM – это сокращение от французского "Donnees Lisibles par Machine" (машинночитаемые документы). DLM-Форум действует на основе решения Совета Европы (94/С 235/03) от 17 июня 1994 г., посвященного повышению уровня кооперации в области архивов. Впоследствии организация разработки типовых требований была поручена органу, который носит название European Commission Enterprise DG's Interchange of Data between Administrations (IDA).
В 1999 г. был проведен открытый конкурс, работа над данной спецификацией началась в 2000 г. и закончилась в начале 2001 г. Разработка спецификации была выполнена небольшой командой профессиональных консультантов из компании Cornwell Affiliates pic (теперь Cornwell Management Consultants pic) при поддержке группы экспертов из разных стран. В обсуждении и согласовании спецификации принимали участие организации, как из государственного, так и из коммерческого сектора.
Данная спецификация описывает типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Management of Electronic Record) или требования к электронному документообороту. Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи АСДОУ.
Спецификация MoReq составлена таким образом, чтобы быть применимой как в государственном, так и в коммерческом секторе в организациях, которые намереваются внедрить АСДОУ или которые желают оценить возможности систем, уже используемых ими.
Другие тесно связанные требования, такие как управление электронными документами (document management) и электронное управление материальными документами (в том числе бумажными документами и микрофильмами) также рассматриваются, но менее детально. Например, спецификация включает основные требования к управлению материальными документами; однако, она не включает детальное описание функциональности, связанной с отслеживанием физического размещения документов, использованием штрихового кодирования и т.д. Такие близкие темы как оцифровка и другие средства создания электронных документов находятся за рамками данной спецификации. Аналогично, в данной спецификации не предпринимается попыток осветить вопросы практического использования АСДОУ.
Следующим шагом стала разработка новой версии указанных требований – MoReq2010 [2].
Выполнение разработки и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления собственными силами обеспечивает экономию средств на покупку чужой системы и учет всех требований будущего потребителя. В то же время такая ориентация имеет следующие недостатки:
– сотрудники, участвующие в проекте, будут надолго оторваны от своих прямых обязанностей из-за больших временны́х затрат на разработку и внедрение системы;
– проект может быть не реализован из-за неправильно выбранной стратегии автоматизации, отсутствия должной квалификации разработчиков, нехватки сил для построения достаточно мощной системы, ухода одного- двух ведущих специалистов;
– разработчикам системы в период эксплуатации придется регулярно ее модифицировать в связи с появлением новых потребительских свойств.
Осуществление разработки и внедрения АСДОУ сторонней организацией, обеспечивая учет всех требований будущего потребителя, в свою очередь также имеет недостатки:
– создание системы сопровождается большими денежными и временны́ми затратами;
– модификация системы в связи с появлением новых потребительских свойств АСДОУ зависит от потенциала и надежности организации-разработчика.
Готовые системы АСДОУ
Предлагаемые на рынке современные ЛСДОУ в принципе уже обладают необходимыми потребительскими свойствами, требуют меньших денежных и временны́х затрат на внедрение и сопровождение, поэтому разработка специализированной системы под нужды конкретной организации, если к ней не предъявляются уникальные требования, выглядит весьма малоперспективным занятием. В течение эксплуатации приобретенной системы новые возможности этой АСДОУ будет предлагать ее изготовитель, выпуская очередные версии программного продукта.
В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений готовых АСДОУ.
Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД: "Гран – Док" – ГНПП "Гранит – Центр", "ДЕЛО" – компания "Электронные Офисные Системы", "Кодекс" – ГП "Центр компьютерных разработок", "DIRECTUM" – ООО "ДИРЕК-ТУМ", "DIS-системы" – ЗАО "Научно-технический центр ИРМ", "LanDocs" – холдинг "Ланит", "NauDoc" – ЗАО "NAU – MEN", "OPTIMA – WorkFlow" – компания "Оптима" и т.д.
Русифицированные версии популярных западных систем: "Documentum 5" – компания Documentum, "DOCS Open" – компания Hummingbird, "Lotus Domino/Notes" – корпорация IBM, "DocuLive" – концерн Siemens и т.д.
Системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологий Lotus Notes: "БОСС-Реферепт" – компания "АйТи", "CompanyMedia" – компания "ИнтерТраст" и т.д.