Технологии управления и система "5S"

Понятие "технология управления" означает определенную последовательность действий, операций и процедур, выполнение которых, в конечном итоге, приводит к достижению необходимого промежуточного и или конечного результата.

Различают технологии управления намечаемые (проектируемые) и фактические, которые отличаются от первых "подстройкой" под конкретные условия и, следовательно, отражают их особенности.

Во второй половине 90-х гг. XX в. некоторые социальные организации начали разрабатывать и использовать стандарты применительно к технологиям управления. Как они действовали?

Прежде всего были "сфотографированы" имеющиеся технологии управления, чтобы иметь представление о реальных процессах (кто, что и как делал) от начальной точки А до конечной точки Б. Далее эти "фотографии" были превращены в стандарты внутреннего пользования, наличие которых позволило:

– иметь реальное представление о том, кто, что и как делает;

– оценивать тем или иным образом качество любой технологии управления по ее составным частям и в целом;

– разрабатывать и выполнять меры по совершенствованию используемых технологий управления, начиная, в первую очередь, с "узких мест";

– получать так называемый "эффект совершенствования и стандартизации", который имеет различные показатели – сокращение затрат времени; снижение трудоемкости, более эффективное использование помещений, большие удобства для клиентов и др.

Таким образом, чтобы внутриорганизационное управление было более качественным, необходимо (при прочих равных условиях) обладать аналитико-оценочной информацией по используемым управленческим технологиям.

Какие технологии управления в настоящее время считаются передовыми? Какими преимуществами они обладают по сравнению с прежними? Что необходимо практически сделать в данной социальной организации для освоения этих технологий? Что представляют собой перспективные системы и технологии управления?

В принципе, данный круг вопросов и конкретные ответы на них показывают важность технико-технологического и, следовательно, управленческого развития социальных организаций как в целом, так и конкретно.

Российскому стилю управления присущ глобализм, главными результатами которого являются громоздкость и негибкость систем, усложненность процессов и процедур, что в итоге приводит к низким, несвоевременным и некачественным результатам.

Высокоэффективные социальные организации отличаются другим стилем, для которого характерен поиск и применение простых, доступных и, самое главное, мотивационно-стимулирующих систем, обеспечивающих эффект совершенствования.

Например, целый ряд российских организаций, предприятий и учреждений внедрили у себя известную японскую систему "5S", которая является одним из распространенных инструментов, получивших свое название от пяти ключевых слов (понятий), лежащих в ее основе.

1. Организация (Seiri – Сейри) – отделить необходимые предметы от ненужных и удалить последние. На рабочем месте должны быть только те предметы, которые необходимы, и только в нужном количестве.

2. Порядок (Seiton – Сейтон) – хранить необходимые предметы в четко определенных местах для обеспечения легкого и немедленного доступа и возврата. Непродуктивные действия, такие как хождения, поиски необходимого предмета, "взять – положить обратно" и т.д., должны быть устранены, либо потери рабочего времени свести к минимуму.

3. Чистота (Seiso – Сейсо) – содержать рабочие площади в чистоте, а оборудование, инструменты – в идеальном состоянии.

4. Стандартизация (Seiketsu – Сейкетсу) – поддерживать организацию труда, порядок и чистоту на систематической основе. Основные аспекты работы должны подлежать стандартизации и контролю.

5. Дисциплина (Shitsuke – Сицуке) – неуклонно выполнять установленные (стандартизированные) процедуры. Проблемы должны выявляться и устраняться сразу же после их возникновения, непосредственно в их источнике.

Идеологическое и стимулирующее подкрепление применения системы "5S" позволяет получить прежде всего организационный эффект, выраженный в сэкономленном времени. Перевод этого эффекта в экономический производится путем подсчета среднеарифметической стоимости одного рабочего часа в каждом подразделении и соответствующего умножения на сэкономленное время.