Средства планирования

При проектном планировании широко применяются разнообразные методы. Они относятся к большой группе теорий и методов исследования операций, составляющих дисциплину, называемую "науку управления" (management science) — дисциплину, специально разработанную для того, чтобы менеджеры могли использовать в своей работе разного рода модели и применять результаты научных исследований, и на этой основе принимать лучшие решения. Методы, о которых далее пойдет речь, можно применять в проектах разных типов и размеров: больших и малых, коммерческих и некоммерческих, местных и транснациональных. Однако нужно отмстить, что средства планирования не являются способами принятия решений как таковых; они лишь являются инструментом, помогающим менеджерам проектов составлять планы и принимать решения.

Средства планирования служат для достижения следующих целей:

• осуществление эффективного формального планирования проектов;

• принятие оптимальных решений в каждой конкретной ситуации;

• координация выполнения отдельных пакетов работ в проекте;

• повышение эффективности контроля реализации проектов;

• совершенствование операционных систем организации. Несмотря на то, что многие средства планирования могут использоваться при стратегическом планировании и принятии решений на высшем уровне руководства, они наиболее полезны именно при управлении проектами: благодаря использованию средств планирования повышается эффективность проектов, что позволяет организациям с большим успехом добиваться стоящих перед ними задач.

Главная задача данного раздела — представить некоторые наиболее широко употребляющиеся средства планирования, которые включают в себя составление списков последовательности действий (планирование ключевых событий и поэтапное планирование), составление полосовых диаграмм (диаграмм Гантта), метод ПЕРТ и некоторые другие.

Планирование с помощью составления списков последовательности действий

Списки — это самые простые методы, широко применяющиеся при проектном планировании.

Выделяется два типа таких списков — планы ключевых (главных) событий и поэтапное планирование. Различие между ними состоит в том, что в первом случае в план включаются лишь значимые (ключевые) для достижения цели проекта действия, а во втором — план включает в себя ряд моментов времени, которые отделены равными интервалами (дни, недели, месяцы, кварталы), каждому из которых соответствует желаемое состояние развития проекта (движения к цели).

План ключевых событий. Ключевое событие — это элемент общего процесса, описывающий переход к определенному состоянию. План ключевых событий представляет собой обычный список главных событий с указанием времени, когда они должны произойти. Это наиболее важные события, влияющие на перспективы выполнения всего проекта.

Необходимо отметить, что событие — это одноэтапное действие, которое должно осуществиться в определенное, зафиксированное в плане время. Это не процесс, который занимает некоторый временной промежуток, поэтому продолжительность такого события равна нулю! Так, например, "Составить расписание занятий" — не является событием, но процессом, требующим определенного временного периода. В данном случае событием было бы утверждение: "Представить расписание занятий для утверждения деканом факультета".

Можно привести следующие примеры ключевых событий:

• окончание или начало фазы проекта;

• даты приемки отдельных работ заказчиком;

• контрольные сроки;

• решения;

• запуск проекта;

• завершение выполнения отдельных пакетов работ проекта;

• сдача проекта.

План ключевых событий может применяться для осуществления следующих задач:

• точное определение всего объема проекта и предоставление возможности руководителям подразделений подготовить свои собственные детальные планы, соответствующие плану ключевых событий;

• определение контрольных сроков в плане большого проекта, которые должны соблюдаться подразделениями, выполняющими только часть общего плана.

Возвращаясь к предыдущему примеру, отметим, что пункт организационного плана "Представить расписание занятий для утверждения деканом факультета" является основанием для процесса планирования подготовки расписания. При этом заведующая учебным отделом составит свой собственный план, который может включать, в частности, следующие пункты (ключевые события): "Подготовить график загрузки аудиторий", "Представить список лекционных курсов с указанием количества аудиторного времени для каждого курса" и т.д.

Каким образом план ключевых событий может быть связан с планом реализации проекта рассмотрим на примере маленького проекта торжественного открытия музея истории района города.

Пример 10.1. Фонд поддержки культуры, созданный при одном из муниципальных округов принял решение открыть музей истории района, который также будет использоваться как площадка для проведения выставок, конференций, юбилейных мероприятий, концертов самодеятельности и т.д.

План проекта включает целый ряд пунктов, каждый из которых может рассматриваться как завершающий этап пакета работ, работы или отдельного задания, например: получение банковского кредита, заключение договора об аренде помещения, ремонт помещения, закупка и размещение оборудования (от витрин до звукоусиливающей аппаратуры), подбор штата сотрудников, проведение организационного заседания попечительского совета музея, и т.д. Последним пунктом плана является проведение торжественного открытия музея.

Подготовить открытие поручили руководителю отдела маркетинга и рекламы из команды проекта. Менеджер составил следующий план ключевых событий (табл. 10.1).

Таблица 10.1. План ключевых событий для открытия музея истории района

Даты	Ключевые события	Другие события
14.02	Провести собрание участников исполнения задания	Получить сообщение о состоянии работ на объекте. Составить детальные планы для каждого исполнителя работ
18.02	Послать приглашение и план открытия префекту округа	Распространить план в организации. Получить замечания отделов и ответственных лиц
22.02	Получить замечания но поводу церемонии открытия от представителя префекта	Пригласить представителен прессы. Утвердить план обслуживания гостей (буфет и т.п.)
24.02	Провести репетицию открытия	Согласовать действия со службой охраны. Получить информацию о расклейке афиш и рассылке приглашений
25.02	Провести совещание по результатам репетиции	Утвердить сценарии репортажа об открытии по кабельному телевидению
1.03	Открытие музея	—

План ключевых событий не является всеобъемлющим и не включает в себя всех событий, которые должны произойти, чтобы открытие музея было успешным. Но он представляет даты, на которые запланированы ключевые события, обеспечивающие успешное проведение мероприятия.

Поэтапное планирование. Этот метод планирования показывает, в каком состоянии должен находиться процесс реализации проекта (выполнения задания) на каждом фиксированном его временном этапе (по дням, неделям, месяцам). Поэтапное планирование существенно не отличается от плана ключевых событий. Разница лишь в том, что план ключевых событий представляет основные события независимо от промежутка времени между ними, в то время как поэтапный план — это ряд дат через определенные интервалы времени. Он показывает, что должно произойти к каждой из этих дат.

Если бы менеджер, ответственный за подготовку открытия музея истории района воспользовался этим методом, то его план выглядел бы примерно следующим образом (табл. 10.2).

Таблица 10.2. Вариант поэтапного планирования церемонии открытия музея района

Дата	Что должно быть сделано
14.02	Составить смету расходов для проведения открытия. Провести собрание участников выполнения задания
15.02	Подготовить заявку на автотранспорт. Получить окончательный вариант рекламного буклета
16.02	Разместить в типографии заказ на изготовление афиш и буклета. Подготовить текст приглашения префекту округа
17.02	Послать приглашение и план открытия префекту округа, и т.д.