Системы автоматизации делопроизводства

Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного делопроизводства, призванных обеспечить процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, конвертацию и безопасность данных, а также контроль над потоками документов в организации.

• Системы электронного делопроизводства (СЭД) – новое поколение систем автоматизации предприятий, основными объектами автоматизации в которых являются документы и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка.

Главное назначение СЭД – охватить весь цикл делопроизводства предприятия или организации от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, объединить разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему; обеспечить управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД предусматривается четкое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий.

Одним из характерных свойств СЭД является возможность интеграции с различными приложениями, что дает возможность системе выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая основу для организации делопроизводства на предприятии.

Благодаря возможности разграничения полномочий и контроля за доступом к документам обеспечивается полный контроль над документом:

• право редактировать документ, не уничтожая его;

• создавать новые версии или читать его, не редактируя;

• право доступа к карточке, но не самому документу;

• протоколирование каждого действия пользователя.

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей предусмотрена возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов.

Классификация СЭД предусматривает выделение основных типов систем:

• СЭД, ориентированные на бизнес-процессы. Эти системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым, хранение и поиск документов и др.;

• корпоративные СЭД. Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру, доступную всем корпоративным пользователям, для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell Group Wise), Open Text (система LiveLink), Key file и др.;

• системы управления содержимым. На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum и др.;

• системы управления потоками работ. Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов).

В соответствии с данной классификацией большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы. В большинстве из них реализованы такие функции, как:

• обработка/хранение документов;

• управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

• контроль исполнения документов;

• поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

• работа со взаимосвязанными документами;

• регламентация прав доступа;

• списание документов;

• интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Современные офисные системы созданы российскими компаниями на основе пакетов офисных систем Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office. Наиболее известными офисными программами являются:

• система автоматизации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow (разработана компанией "Оптима"), обеспечивающая управление процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и организации работы с документами, защиты от преднамеренного или случайного вмешательства. Система позволяет использовать документы на электронных и бумажных носителях и вести обработку данных в составе Microsoft Office;

• система электронного документооборота "ИнтерТраст", включающая комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия на основе требований традиционного делопроизводства "Делопроизводство"; систему "Канцелярия", предназначенную для автоматизации делопроизводства крупной государственной или коммерческой организации; комплект для автоматизации офисной деятельности малых предприятий "Малый Офис";

• система автоматизации делопроизводства крупных организаций на базе DOCS Open и WorkRoute, выпускаемая компанией "Весть-Метатехнология" и позволяющая поуровневое внедрение автоматизированной системы делопроизводства;

• система автоматизации делопроизводства "Дело" (разработана компанией "Электронные офисные системы"), применяемая в службах документационного обеспечения управления организаций для выполнения операций, связанных с организацией работы с документами (регистрация документов, рассылка сообщений, ввод резолюций, отправка, контроль исполнения, направление в дело, поиск и др.). Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Благодаря многофункциональности компьютерных технологий в делопроизводстве их использование в организации работы с документами, автоматизации рутинных процедур, повышении эффективности управленческого труда позволяет снижать стоимость хранения информации, увеличивать скорость поиска документов и доступа к ним, сокращать расходы на копирование, экономить время на передачу документов между исполнителями и исключить несанкционированный доступ к документам. Таким образом, открываются новые возможности:

• в создании документа (документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов), редактировании и размещении его в памяти;

• в передаче документа на расстояние с помощью локальной компьютерной сети, электронной почты, сети Интернет;

• в автоматической регистрации документов;

• в контроле исполнения документа, обеспечивающем устойчивое управление организацией, позволяющем автоматически информировать руководство организации о состоянии исполнительской дисциплины персонала;

• в работе с взаимосвязанными документами, с корреспонденцией;

• в защите документов от несанкционированного или случайного доступа к ним с помощью антивирусной защиты и функции восстановления документа;

• в обеспечении поиска и архивного хранения документов;

• в переводе текста документа с одного языка на другой в автоматическом режиме;

• в обеспечении автоматизации справочно-аналитической работы (формирование типовых отчетов, графиков, справок, сводок, журналов, списков документов);

• в регламентации прав доступа (как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набора функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.));

• в делегировании права подписи путем введения электронной подписи документов и резолюций на документы.

Мнение специалиста

Внедрение электронного делопроизводства в государственных структурах способно на 15–20% сократить расходы на бюрократический аппарат и на 25–30% – непосредственно аппарат, на 20–25% увеличить производительность труда персонала, на 80% сократить стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Вне зависимости от организационно-правовых форм организаций, учреждений и предприятий автоматизация делопроизводства в них преследует общие цели:

• повышение качества и оперативности управления организацией путем совершенствования делопроизводства;

• объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

• обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к документационным ресурсам организации;

• достижение экономического эффекта за счет снижения трудовых, временны́х и материальных затрат;

• повышение уровня исполнительской культуры персонала.