Система постановки целей МУДРО

Любители кириллических сокращений могут воспользоваться альтернативной аббревиатурой – формулой МУДРО.

М – метко сформулирована. Цель должна быть сформулирована конкретно, однозначно и точно, иначе она останется неясным пожеланием.

У – поддается учету. Цель и степень ее достижения должны поддаваться проверке (Если можно измерить – значит, можно сделать!).

Д – сориентирована на действия. Цель должна открывать путь к позитивным изменениям, а не указывать на то, чего делать не следует.

Р – является реалистичной. Цель должна быть отдаленной, но всегда – достижимой.

О – ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения^[1].

Расстановка приоритетов

Даже наличие четких целей и планов не защитит на 100% надежно от авралов и цейтно- тов. Практика показывает, что непредвиденные обстоятельства всегда погружают нас в ситуацию, когда дел оказывается значительно больше, чем мы реально способны выполнить. В этом случае необходимы инструменты, которые позволят расставить все свалившиеся на нас дела по порядку, иначе говоря – нужен инструмент для расстановки приоритетов.

Правило Вильфредо Парето

Несмотря на то что вывод известного социолога, сделанный более 100 лет назад, изначально не имел никакого отношения к теме тайм- менеджмента, на сегодняшний день открытый им принцип часто применяется именно в данном контексте.

Суть правила Парето была выражена как принцип "существенного немногого и тривиального большинства" и отражается цифровым соотношением 20/80:

• 20% прилагаемых усилий приносят 80% желаемого результата;

• 20% затраченного времени дает 80% реализации целей; и пр.

Данное правило позволяет сделать важный вывод: большая часть нашей повседневной активности – малорезультативна, что полностью соответствует вышеприведенным данным. К сожалению, как именно вычленить эти 20%, остается неясным. Поэтому рассмотрим другие инструменты расстановки приоритетов.

Система АВС

Один из самых простых инструментов расстановки приоритетов – система АВС. Смысл ее в том, чтобы при ежедневном планировании проставить напротив каждого пункта, соответствующего делу, которое необходимо выполнить, одну из трех отметок:

• А – дела наивысшей степени важности;

• В – средней степени;

• С – наименьшей степени.

Рекомендации по использованию этой системы обычно сводятся к тому, чтобы дела с пометкой А выполнять обязательно, дела категории В – по мере возможности, а дела с пометкой С делегировать или выполнять самому только в случае, если останется свободное время.

Однако данный метод также не дает четкого понимания, что именно отнести в одну категорию, а что – в другую; кроме того, не предлагается никаких рекомендаций – что делать, если дел в категории А оказалось слишком много.

Матрица Эйзенхауэра

Одним из наиболее известных инструментов в этой области выступает приписываемая президенту Эйзенхауэру матрица, в которой по горизонтали дела сортируются но принципу срочности, по вертикали – но принципу важности.

	Срочные дела	Несрочные дела
Главные дела	I	II
	• Кризисы • Неотложные проблемы • Проекты, встречи и подготовка с конкретным сроком завершения	• Подготовка • Профилактика • Уточнение важности • Планирование • Знакомства • Досуг • Наделение полномочиями
Второстепенные дела	III	IV
	• Отвлекающие факторы • Телефонные звонки • Некоторая почта, некоторые отчеты • Некоторые встречи • Многие ближайшие и неотложные дела • Многие из распространенных дел	• Всякие пустяки и дела, выполняемые с целью занять себя • Некоторые телефонные звонки • "Дела" с целью оторваться от текучки • Маловажные почтовые сообщения • Чрезмерно большое время, отводимое на телевизор (мы бы к этому добавили компьютер)[2]

Реализуя дела, попавшие в категорию важных (главных), мы действуем на воплощение наших целей. Срочные же дела, как правило, заставляют нас реагировать, но не стремиться к своим целям.

Рассмотрим отличие между двумя этими полюсами^[3]:

	Важность	Срочность
Объект внимания	Цель, успех	Время, срок
Критерий действия	Эффективность Идеал	Продуктивность События дня
Ориентир	Достижение цели	Деятельность
Результат	Регулируется	Регулируется
Поведение	Самостоятельно	Извне
Инструменты	Жизненные роли	Расписание
Планирование	План на неделю	Календарь
Автономность в обращении со временем	Личные "временны́е окна"	Ежедневный план; срок установлен другими
Эмоциональный уровень	Радость, удовольствие	Стресс, неудовлетворенность

Опираясь на это, можно сделать следующие выводы, касающиеся расстановки приоритетов по сегментам матрицы:

I сектор – критические ситуации, за решение которых надо браться немедленно;

II сектор – дела, которым необходимо находить место в ежедневных планах с тем, чтобы они не попадали в категорию I;

III сектор – дела, которые, как правило, занимают большую часть времени, принося при этом наименьший результат. Их необходимо минимизировать любыми способами;

IV сектор – дела, которые смело могут быть вообще отправлены в корзину.