Система документации на государственной службе

В управленческой деятельности и делопроизводстве органов управления используются различные системы документации (рис. 1.1).

Документы, составляющие ту или иную систему документации, в комплексе обеспечивают документирование определенной управленческой функции или вида деятельности.

Рис. 1.1. Системы документации

Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности властных структур занимает система организационно-распорядительной документации (ОРД). Она включает в себя пять основных групп документов:

• организационная документация (положение, устав, инструкция, правила, определяющие статус учреждения, организации, его структурные звенья и порядок их работы);

• распорядительная (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, характеризующие деятельность учреждения);

• справочно-информационная и информационно-аналитическая (письмо, телеграмма, докладная, объяснительная, служебная или аналитическая записка, сводка, запрос, справка, акт, протокол и т.д.);

• документация по личному составу (приказы по личному составу, личные дела и карточки, характеристики, удостоверения и т.д.);

• документация по обращениям граждан и коллективов.

Организационно-распорядительные документы фиксируют: решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных и муниципальных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, предприятий, организаций и их объединений.

• Унифицированные системы документации (УСД) – системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

• Унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

Унифицированные системы документации включают в себя совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Создание таких систем продиктовано необходимостью упорядочения делопроизводства, сокращения и оптимизации информационных потоков, снижения затрат на подготовку и обработку документов, их поиск и использование, что приобретает особую актуальность в свете перехода на электронное делопроизводство.

В настоящее время разработаны и действуют следующие унифицированные системы документации:

• организационно-распорядительная;

• финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных организаций и учреждений;

• отчетно-статистическая;

• учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

• документация по труду;

• документация Пенсионного фонда РФ;

• внешнеторговая документация.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, принятая и введенная в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее – ГОСТ Р 6.30–2003), устанавливает:

• область применения стандарта;

• состав реквизитов документов;

• требования к оформлению реквизитов документов;

• требования к бланкам документов.

Следование этим требованиям обеспечивает единство правил и практики документирования на всех уровнях управления, способствует достижению информационной совместимости автоматизированных баз данных в системе делопроизводства, так как эти требования распространяются как на традиционное делопроизводство, основанное на бумажных носителях, так и на организацию работы с электронными документами. В отсутствии законодательного акта, устанавливающего единые требования к составлению и оформлению служебных документов во всех организациях независимо от характера их деятельности и формы собственности, ГОСТ Р 6-30–2003 является на сегодняшний день единственным нормативным актом, обеспечивающим унификацию документов во всех видах экономической деятельности, хотя в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" (далее – Закон о техническом регулировании) этот стандарт с 2003 г. носит рекомендательный характер и не подлежит регистрации в Минюсте России.