Реквизит "Дата документа"
Своевременность и актуальность содержания документа находят свое подтверждение и в реквизите "Дата документа". Именно дата составления документа показывает, как давно был оформлен данный документ и не является ли он устаревшим. Кроме того, этот реквизит обеспечивает юридическую силу документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения или согласования, дата самого события. Для грамотного оформления документа необходимо знать следующие правила сроков фиксирования даты и способов ее написания.
Датой документа может быть:
• дата его подписания – например, для приказа, распоряжения, служебного письма;
• дата утверждения или согласования – например, для инструкции;
• дата самого события, которое зафиксировано в документе, – например, для акта или протокола.
Если авторами документа являются несколько организаций, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
По ГОСТ Р 6.30–2003 приняты три способа оформления даты в документе.
1. Цифровой способ – арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (без точки). Например: 19.09.2014. (последняя точка указывает на окончание предложения).
2. Словесно-цифровой способ. Например: 01 сентября 2014 г. (день месяца – две арабские цифры).
3. Европейский способ – иная цифровая последовательность: год (полностью), месяц и день месяца (двумя парами цифр). Например: 2014.09.19. (точки ставятся в конце года, месяца и дня).
При подготовке нормативных и финансовых документов рекомендуется словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 12 апреля 2014 г.
Реквизит "Адресат"
Точная адресность любого документа отражается в оформлении реквизита "Адресат". Данный реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
По ГОСТ Р 6.30–2003 существует несколько вариантов оформления реквизита "Адресат".
1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Департамент организации и контроля
2. Документ можно адресовать должностному лицу. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:
Генеральному директору (название предприятия)
Е. К. Иванову
или
Руководителю
(наименование управления или отдела)
В. И. Петрову
3. Документ можно адресовать физическому лицу: сначала указывают фамилию в дательном падеже, инициалы после фамилии, затем почтовый адрес.
Фокину Ю. Н.
Первомайская ул., д. 20, кв. в,
Москва, 117602
4. Если документ отправляют в несколько организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
5. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Реквизиты адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
• наименование адресата (для граждан – фамилия, имя отчество);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.
В почтовом адресе не должно быть сокращенных названий города, поселка, улицы и др.
6. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВПИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
7. Если письмо адресуется должностному лицу, указывают должностное лицо, затем почтовый адрес, например:
Директору (название предприятия)
Е. К. Петрову
Дмитровская ул., д. 62,
Москва, 117671
8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И. П.
Садовая ул., д. 5, кв. 15,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская обл., 306692
У составителя документа часто возникают затруднения при написании фамилии адресата: надо или не надо склонять ту или иную фамилию? Для преодоления этих трудностей необходимо помнить некоторые правила склонения фамилий в документе.
1. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -о, -ых, -их.
Кому? Н. И. Дорошенко, П. С. Сивко, А. Н. Шило, Ф. Е. Шамбинаго, Г. П. Плевако, Н. В. Дубяго, С. Е. Дурново, А. П. Красных, Е. А. Долгих.
2. Склоняются мужские фамилии русского и иноязычного происхождения, оканчивающиеся на согласные.
Кому? Борису Ивановичу Ткачуку, Альберту Семеновичу Нейману, Станиславу Петровичу Жуку.
3. Не склоняются женские фамилии русского и иноязычного происхождения, оканчивающиеся на согласные.
Кому? Ирине Владимировне Кулик, Наталье Федоровне Шахрай.
4. Склоняются русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на безударные -а/я:
Кому? И. И. Субботе, И. М. Попереке.
Однако, если конечному -a/я предшествует гласный звук и, то эти фамилии не склоняются:
Кому? И. И. Галиа, В. В. Лурия.
5. Склоняются славянские фамилии, оканчивающиеся на ударные гласные -а/я:
Кому? С. С. Головне, А. Ю. Лободе.
6. Не склоняются иноязычные фамилии, оканчивающиеся на гласные звуки:
Кому? Дюма, Золя, Гюго, Бизе, Шоу.
7. В официальных текстах и документах в виде исключения допустимо не склонять фамилию:
а) если такова семейная традиция;
б) если фамилия неблагозвучна;
в) если фамилия вызывает нежелательную ассоциацию.
Кому? Александру Николаевичу Дуб, Ивану Сергеевичу Гусь, Ирине Петровне Слизка.