Регистрация и учет обращений

Порядок регистрации и учета обращений определяется Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры РФ, утвержденной приказом Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. № 450 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации", в которой отмечено, что поступающие обращения и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. В ней же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс регистрирующего работника. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

Алфавитная карточка заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка – на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

Алфавитные карточки заводятся при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда и других документов по делам. При регистрации жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т.п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо, от которого поступила или в отношении которого подана жалоба, а на всех остальных – ссылочные карточки.

Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т.п.).

Если в последующей жалобе ставится другой вопрос, она также регистрируется на имеющейся алфавитной карточке с обязательным указанием ее содержания.

При регистрации жалоб о розыске лиц, уклоняющихся от уплаты алиментов, алфавитная карточка выписывается на заявителя, а ссылочная – на уклоняющегося от уплаты.

При регистрации коллективных обращений алфавитные карточки выписываются на лиц, чьи действия обжалуются, ссылочные – на первых двух лиц, подписавших обращение, и на отправителя, чей адрес указан на конверте. ОГЛАВЛЕНИЕ коллективных писем приводится более подробно.

На алфавитной карточке указываются:

– в графе "Индекс" – номер надзорного или наблюдательного производства по обращению;

– в графе "Фамилия, имя, отчество" – по возможности полные сведения;

– дата поступления (проставляется по штампу отдела прохождения корреспонденции);

– в графе "Куда, когда, за каким номером направлен, передан" – наименование прокуратуры, организации, дата и номер документа или индекс подразделения, куда направлен, передан документ, и дата направления;

– в графе "ОГЛАВЛЕНИЕ" – наименование документа, его заголовок или краткое ОГЛАВЛЕНИЕ (по возможности одним словом): "алиментное", "жилищное", "о выселении", "трудовое", "пенсионное" и т.п.;

– в графе "От кого поступил, индекс, дата" – фамилия или лицо, подавшее обращение ("заявитель", "коллектив", "Федоров" и т.д.). Если жалоба принята на личном приеме – "с приема" и кем принята;

– в графе "Исполнитель" – фамилия работника, принявшего решение по обращению.

Генеральная прокуратура, органы и учреждения прокуратуры, имеющие автоматизированный информационный комплекс "Надзор" (АИК "Надзор"), осуществляют регистрацию документов (в том числе обращений), поступающих по различным каналам связи, в АИК "Надзор".

Регистрация документов в электронном виде производится в подразделении, принявшем документ. Документы, поступившие по почте, фельдсвязью, по информационным системам общего пользования, регистрируются отделом прохождения корреспонденции; принятые на личном приеме руководителей органа прокуратуры – секретарями руководителей; факсограммы, электронные образы документов – сотрудниками служб делопроизводства структурных подразделений. В органах прокуратуры, работающих в АИК "Надзор", информацию о регистрации обращений сотрудники получают на рабочем месте с помощью поиска в системе.

При регистрации в АИК "Надзор" обращений граждан заполняются следующие поля регистрационной карточки: "дата" регистрации, "корреспондент" (один или несколько), "состав" документа (количество листов обращения, через дробь – количество приложений), "доставка", "почтовый номер" (номер заказного письма или бандероли); при необходимости выставляются обозначения коллективного или анонимного обращения. В случае если обращение пересылается из другого ведомства для рассмотрения в прокуратуре, заполняются поля на закладке "сопроводительный документ" ("корреспондент", "исходящий номер", "дата", "подписал", "состав" сопроводительного письма).

При поступлении обращений от зарубежных корреспондентов адрес вносится латинскими буквами и арабскими цифрами или на языке страны, из которой поступило обращение (при наличии такового на конверте либо в обращении).

Принятые на личном приеме обращения (устные или письменные) регистрируются в подразделении, осуществляющем прием. В поле "Доставка" указывается "Личный прием". Если письменное обращение не принято, то в поле "Состав" вносится "О", а в поле "Принятое решение" указывается "Дано устное разъяснение".

Надзорные (наблюдательные) производства заводятся согласно письменному решению прокурорского работника в виде отметки "Завести н/п" по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры или другие органы, специальным донесениям о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.

По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные прокуратуры, СК России или другие органы без контроля, производства не заводятся.

Обращения, принятые к производству, и связанные с ними документы (копии ответов на обращения, копии сопроводительных писем о направлении дела в суд или другой орган и др.) группируются в надзорных или наблюдательных производствах. Наблюдательные производства заводятся по гражданским и арбитражным делам. Во всех остальных случаях заводятся надзорные производства.

Документы в них группируются в течение нескольких лет, пока ведется переписка по этому делу (вопросу), и располагаются в хронологическом порядке. Личные документы заявителя возвращаются владельцу с ответом о результатах разрешения его обращения.

После внесения основных регистрационных данных в регистрационную карточку документ передается лицам, осуществляющим первичное рассмотрение.

В районных прокуратурах обращения передаются на рассмотрение соответствующему руководителю и его заместителю согласно распределению обязанностей. Руководителям вышестоящих прокуратур передаются документы, исполнение которых требует их непосредственного решения.

Рассмотрев документы в установленные сроки, они обязаны дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя. Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе не менее формата А6, подписывается и датируется.

В вышестоящих прокуратурах прокурорскими работниками осуществляется предварительное рассмотрение обращений.

При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ.

При работе в АПК "Надзор" делопроизводитель подразделения после получения документа вносит в регистрационную карточку резолюции руководства, при необходимости плановую дату и передает исполнителю. Номер надзорного (наблюдательного) производства на бумажном носителе должен соответствовать номеру электронного надзорного (наблюдательного) производства. Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными бумажными надзорными (наблюдательными) производствами и пересылкой электронного надзорного (наблюдательного) производства в "кабинет" исполнителю.

Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку единого поручения о проверке и направление ответа заявителю.

Руководителям органов прокуратуры, подразделений и исполнителям поступившие зарегистрированные документы передаются с уже имеющимися производствами и делами. На карточке учета движения надзорного или наблюдательного производства указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано.