Распорядительные документы

С помощью распорядительных документов решаются важнейшие вопросы управления.

Основными видами распорядительных документов, которые издают органы управления в соответствии с действующим законодательством и компетенцией являются:

— приказы;

— указания (распоряжения);

— протоколы;

— решения.

Приказ — самый распространенный распорядительный документ на предприятии. Он предназначен для решения каких-либо конкретных задач. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Процесс подготовки приказов состоит из следующих этапов:

— определение задачи или проблемы;

— сбор необходимой информации;

— подготовка приказа;

— согласование;

— подпись приказа руководителем.

Проекты приказов разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе.

При составлении проекта приказа необходимо:

— увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

- излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская по возможности сто двоякого толкования;

- определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими органами, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;

- обеспечивать юридическое обоснование издания приказа (при необходимости включать в его текст ссылки на законодательные акты), правильные написания наименований правительственных органов, других учреждений, организаций и предприятий и их сокращенных наименований.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты.

Дата приказа — это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в течение календарного года.

Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок приказа начинается с предлога "О" ("Об"), например: "Об утверждении...", "О создании...", "Об объявлении..."> "Об итогах..." и т.д.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или какой-либо другой документ, то в констатирующей части указываются его пил, дата, номер, заголовок и передается ОГЛАВЛЕНИЕ той его части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: "б соответствии...", "Во исполнение...", "В целях...", "Для...".

Распорядительная часть начинается словом "Приказываю". В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов утрачивают силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом их количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: "Пункт 2 приказа от 22.09.2013 № 46 изложить в следующей редакции...", и далее дается новый текст.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: "В дополнение к приказу от 12.10.2013 М 48".

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Если приказом вводят в действие какие-либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: "Приложение № 1 к приказу по ООО "Принцип" от 09.01.2013 № 2".

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения — составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристом. Последний в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы.

Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовой службой или главным бухгалтером. Приказ подписывает руководитель предприятия или его заместитель, имеющий на это полномочия.

Приказ вступает в силу в момент подписания, если в нем не указана другая дата введения в действие. Далее работников предприятия знакомят с ОГЛАВЛЕНИЕм приказа. Для этого обычно один экземпляр вывешивают на доске объявлений. Второй экземпляр подшивают в дело с отметками об ознакомлении исполнителями. Для этого исполнители на ПОЛЯХ документа или на обратной стороне пишут слово "ознакомлен", ставят свою подпись и дату. Отметку об ознакомлении можно заносить также в специальный журнал.

Указание (распоряжение) — распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов. Подготовка и оформление указаний (распоряжений) производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами "Обязываю", "Предлагаю".

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях. Наиболее распространены на коммерческих предприятиях протоколы заседаний совета директоров, протоколы общих собраний акционеров и др.

Если по договору простого товарищества общие дела ведутся совместно всеми товарищами, то решения оформляются либо протоколом, либо дополнительным соглашением к договору о совместной деятельности.

Протокол составляется на общих бланках предприятия или специально разработанных бланках.

В начале бланка указываются наименование предприятия, название документа — "Протокол", дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения мероприятия. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, проводившего заседание или собрание. Например:

"Протокол

заседания Соната директоров

16.01.2013 № 1"

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части заполняются следующие реквизиты:

- "Председатель", и далее в этой строке фамилия и инициалы председателя;

- "Секретарь", и далее в этой строке фамилия и инициалы секретаря;

— после слова "Присутствовали" указывают фамилии и инициалы присутствовавших в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных, если число присутствовавших меньше 10, или если общее число присутствовавших более 10, то общее их количество; в протоколах заседаний указывают все фамилии присутствовавших независимо от их количества;

— в разделе "Повестка дня" раскрывают по пунктам вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об"), например: "Об утверждении...", "О создании...", "Об объявлении...", "Об итогах..." и т.д.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

— "Слушали:...";

— "Выступили:...";

— "Постановили (Решили):...".

Основное ОГЛАВЛЕНИЕ докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. ОГЛАВЛЕНИЕ выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст постановления строится по образцу текста приказа. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. ОГЛАВЛЕНИЕ особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Например, протокол общего собрания акционеров может выглядеть следующим образом.

В зависимости от статуса коллегиального органа и вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол содержит только обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер либо производится стенографирование, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю.

Полный протокол содержит не только обсуждавшиеся вопросы, фамилии выступавших и принятые решения, но и подробные записи докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает его ход. Полный и стенографический протокол составляют на основе стенограмм или магнитофонных записей.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают — председатель и секретарь.

Принятые па заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола, которая представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к соответствующему вопросу повестки дня. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение данного вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слов "Верно", наименования должности лица, заверяющего выписку, его подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка делается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы документационного обеспечения управления.

Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (советы директоров, общие собрания акционеров и др.).

Обычно решения оформляются на бланках и включают реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, индекс документа, место издания, заголовок к тексту. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указываются причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении.

Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с наименования органа, его принимающего, и слова "РЕШИЛ" (прописными буквами). Решение состоит, как правило, из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель (организация, подразделение или должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте называют лицо, на которое возлагается контроль исполнения.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем или секретарем коллегиального органа, регистрации (присвоения ему номера) и проставления даты (соответствует дате проведения заседания коллегиального органа, его принявшего).

Основные образцы распорядительных документов представлены в приложении 3.