| Наименования подразделения службы ДОУ
| Выполняемые подразделением функции
|
| секретариат
| - информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)
- планирование рабочего дня руководителей
- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов
- составление и оформление документов по заданиям руководителей
- аналитическая работа по документам по заданию руководителя
- организация телефонных переговоров руководителей
- организация командировок и деловых встреч руководителей и др.
|
|
|
|
| экспедиция
| - прием корреспонденции, поступающей в адрес организации
- распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения
- обработка отправляемых из организации документов
|
| подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов
| - регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов
- ведение информационно-справочной работы по документам организации
- подготовка документов для представления на рассмотрение руководства
- контроль за правильностью оформления документов
- формирование дел
- подготовка дел к передаче на хранение в архив организации
|
| подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов
| - организация контроля за сроками исполнения документов
- постановка документов на контроль
- проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов
- снятие документов с контроля
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов
- подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов
|
| подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан
| - регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)
- подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством
- направление обращений граждан на исполнение
- контроль за сроками исполнения обращений граждан
- отправка писем-ответов гражданам
- обобщение результатов исполнения обращений граждан
- формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан
- подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан
|
| подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов
| - перепечатка документов по заявкам подразделений и работников
- считывание документов
|
| отдел совершенствования делопроизводства
| - разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)
- разработка и корректировка номенклатуры дел организации
- консультирование работников организации по вопросам работы с документами
- методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях
- проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации
- организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству
- разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве
- постановка задач автоматизации делопроизводства
|
| копировально-множительное бюро
| - копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников
|
| протокольная группа
| - разработка планов работы коллегиальных органов
- оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа
- подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)
- ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов
- рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам
- оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов
- контроль за исполнением решений коллегиальных органов
- оформление выписок из протоколов и др.
|
| редакционная группа
| - редактирование документов, издаваемых в организации
- корректорская правка
- подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования
|
| приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан)
| - организация приема посетителей руководством организации
- составление плана работы приемной
- ведение учетной документации по личному приему граждан
- организация исполнения документов, полученных при личном приеме
- обобщение результатов приема посетителей
- подготовка предложений по совершенствованию работы приемной
|
| архив (организации)
| - ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива
- прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива
- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов
- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива
- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования
- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение
- осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования
- организация работы по составлению номенклатуры дел организации
- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами
- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления
- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления
|
