Порядок организации первичного учета в организации
Первичные учетные документы и их содержание
Согласно принципу непрерывности бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных оправдательных документов, подтверждающих их законность и достоверность.
Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей. Они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера - для выплаты из кассы наличных денег, счета на отгруженные поставщиками товары - для перечисления денежных средств с расчетных счетов покупателей и т.д.
На основе бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных ФХЖ, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т.е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.
Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляется первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах.
Носителями юридической информации документы считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном ФХЖ и обеспечения его доказательной силы. Таким образом, первичный учетный документ - это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу. Правильно оформленные документы служат основанием для записей в бухгалтерском учете и, следовательно, выполняют роль импульса, дающего начало учетной информации. Правилом бухгалтера должно стать: “Нет документа - нет записи”.
Поскольку документы придают юридическую силу ФХЖ, отражаемым в бухгалтерском учете, то к ним предъявляются определенные требования: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни, своевременность составления и ясность содержания, соблюдения установленных форм и реквизитов документов.
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов определен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. В них фиксируются качественные реквизиты или признаки и образования реквизитов - показатели, характеризующие факты хозяйственной жизни. Как правило, экономический показатель представлен несколькими реквизитами-признаками и одним реквизитом-основанием.
Реквизиты делятся на постоянные и переменные.
К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т.д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. К учету принимаются только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона. Согласно Положению о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в РФ первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа (формы), код формы;
дату составления;
содержание факта хозяйственной жизни;
количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;
наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, личные подписи и их расшифровки.
Наименование документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.
Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.
Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражается путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.
Выполнение ФХЖ, правильность и полнота сведений о нем, зарегистрированных в документе, должны подтверждаться подписями лиц, ответственных за данный факт. В первичном учетном документе могут содержаться и дополнительные реквизиты в зависимости от характера осуществляемого хозяйственного факта.
Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также При помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Оформительные записи ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.
Первичные документы составляются в момент совершения ФХЖ, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании хозяйственной операции. За достоверность содержащихся в документе данных и качество его составления ответственность несут лица, подписавшие документ.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением банковских и кассовых), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью “Исправлено”, подтверждено подписью лиц, подписавших документа проставлена дата исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.
Для полного и точного отражения содержания ФХЖ применяются документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Использование каких-либо произвольных форм разрешается только при утверждении этих форм в установленном порядке.
В случаях, установленных законодательством, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности подлежат нумерации типографским способом или нумератором и хранятся в сейфе. Предприятия получают бланки строгой отчетности в типографии, банке и других организациях по доверенности. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прошнуровывают, на обороте последнего листа скрепляют печатью и заверяют подписями руководителя и бухгалтера.
На предприятиях используется множество документов, различных по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни. Например, одним документом нельзя оформить такие неоднородные факты, как выдача денег из кассы и отпуск товарно-материальных ценностей. Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, а отпуск сырья, материалов и товаров со склада - накладной.