ЦЕЛЬ АУДИТА
Аудит качества и анализ системы являются полезными инструментами управления качеством, но качество не может быть достигнуто только с помощью аудита и анализа. Анализ системы и аудиты в принципе схожи: аудиты – это постоянная деятельность, тогда как анализ системы – одноразовое мероприятие, проводимое, если обстоятельства, задачи или политика предприятия меняются.
Проведение аудитов является существенной частью любой хорошей системы менеджмента. Это обеспечивает на регулярной основе гарантии того, что системы адекватно работают, и они понятны работающим с ними персоналу. Проведение аудита также обеспечивает обратную связь, посредством которой определяются возможные усовершенствования в системе менеджмента и она продолжает работать дальше. Принципы проведения аудита являются результативным и надежным методом поддержания политики руководства.
По существу аудит является деятельностью по сбору информации. Чтобы найти полезную информацию, аудитор должен проанализировать адекватность и эффективность мероприятий по управлению качеством; а также должен определить и предугадать последствия недостатков этих мероприятий и влияние несоответствий на эти мероприятия.
Аудит может быть эффективен только тогда, когда он проводится персоналом, который не только понимает, как провести аудит, но и каким образом достичь наилучших результатов от его проведения. Лучшие результаты достигаются путем всестороннего и систематического подхода к аудиту, а также применяя тактику ведения аудита, ведущую к открытой и дружелюбной дискуссии по предмету обсуждения.
Это звучит просто и ясно, но непрофессионально проведенный аудит может не только не достичь желаемых результатов, но и, в крайнем случае, может неблагоприятно повлиять на отношения внутри организации. Любой аудитор, который играет роль обвинителя, может нанести непоправимый ущерб. Например, проверяемый занимает оборонительную позицию, которая становится барьером на пути информации. Не должно быть и намека на возложение вины за возникшие проблемы.
Критерии аудита – взаимосвязь политики, процедур или требований.
Система менеджмента создается в соответствии с политикой высшего руководства предприятия. Эта система включает в себя документированные инструкции (в противоположность устным), действующие на различных уровнях управленческой иерархии, где линии отчетности, распределение ответственности и полномочий работников организации ясно определены.
Система включает ряд документов, состоящих из политики, руководства по качеству, сборника процедур, рабочих инструкций и соответственно 4 уровня управления этой документацией:
- руководящий;
- стратегический;
- тактический;
- оперативный.
Сюда можно отнести формы для регистрации данных, которые затем сами по себе становятся отчетностью внутри системы.
Поскольку задачи организации – это удовлетворение требований потребителя и других заинтересованных сторон, руководство внедрив систему менеджмента качества, руководство должно знать, насколько она понимается и как добросовестно выполняется. Это делается установлением системы обратной связи. Однако, если руководство намеревается поддерживать эффективное управление процессами, оно должно быть информированы об их исполнении. Это достигается внедрением системы внутреннего аудита качества внутри системы менеджмента качества.
Для поддержания доверия потребителя система может быть дополнительно проверена внешним органом по сертификации.
Стандарт требует как аудита качества, так и анализа общей эффективности системы со стороны руководства. Проведение аудита позволяет получить результаты и возможность продемонстрировать их эффективность. Отчеты об аудитах и корректирующих действиях должны быть доступны аудиторам/проверяющим, что является доказательством решительности компании развивать и поддерживать хорошую систему менеджмента качества.
Одной из основных проблем аудита является обеспечение уверенности в том, что аудитор не рассматривает аудит как занятие, направленное на критику работы проверяемого. Поэтому в самом начале должно быть ясно, что аудит не направлен на то, чтобы поймать человека за руку и искоренить его ошибки. Нет намерения распределить вину за «ошибки». Это аудит системы – а не аудит человека, но поскольку организации состоят из людей, а СМК является одной из социальных систем, то при проведении аудита учитывается человеческий фактор.
Как руководство, так и заказчик требуют гарантии (доверия), что предлагаемые продукция и услуги отвечают заявленным требованиям. Доверие идет от объективных данных, полученных через аудиты и показывающих, что все виды деятельности проводятся в соответствии с запланированными мероприятиями, а мероприятия пригодны и адекватны цели. Аудиторские отчеты независимы от позиции руководства, следовательно, они обеспечивают независимый "моментальный снимок" системы менеджмента.
Для лучшего понимания цели и задачи проведения аудита разделены на 5 отдельных элементов, каждый из которых фундаментально важен для правильного руководства и управления любой организации:
| 1. Обеспечить соответствие системе менеджмента или стандарту; 2. Дать уверенность руководству; 3. Дать уверенность потребителю; 4. Отслеживание бизнес-процессов; 5. Обратная связь для корректирующего воздействия. |
И каждый из них рассмотрен отдельно.