Составление отчета. Ясно, что официальное выполнение отчета является неотъемлемой частью аудита, а полнота и правильность выполнения отчета имеют критически решающее значение для
Ясно, что официальное выполнение отчета является неотъемлемой частью аудита, а полнота и правильность выполнения отчета имеют критически решающее значение для окончательного результата аудитора и для поддержания системы соответствующих правильных записей. Используемые системы отчетов различаются от фирмы к фирме и подразделяются от простого комплекта отчетов о несоответствиях до полного фактического аудиторского отчета, который может сам по себе описывать обнаруженные несоответствия или дополняться отдельными отчетами о несоответствиях. Независимо от того, какая система используется, главным является то, чтобы содержащаяся информация была фактической, понятной, согласованной со всеми сторонами и четко определяющей любые требуемые последующие действия.
Практические советы:
Всегда лучше стараться выполнить отчет по возможности во время аудита и не переносить его на самый поздний срок. Часто есть соблазн отложить составление отчета «на потом», надеясь, что будет больше времени, но, чаще всего это не происходит, и последующий отчет может быть сильно задержан, вследствие чего его эффективность и точность уменьшится. Как бы ни точны и полны были записи, они не заменят своевременного отчета о ситуации, и никогда не стоит полагаться на память. Когда несоответствия выявлены в ходе аудита, важно, чтобы они были вовремя зафиксированы и согласованы со всеми заинтересованными сторонами. Поэтому лучше всего выполнить эти отчеты немедленно или до заключительного совещания. Любой письменный отчет, если это необходимо, может быть отложен, но только в самом крайнем случае. Придерживаясь порядка немедленной отчетности можно достигнутьадекватности проверки, а быстрота и точность завершения корректирующих действий значительно увеличиваются.
| Выполнение отчета |
| Доложить об обнаруженных фактах |
| Никаких случайностей Включить несоответствия Предоставить отчет Согласовать корректирующие воздействия и график их внедрения Согласовать дату для последующей проверки |
Обнаруженные во время аудита факты должны быть представлены письменно в объективной форме; они не должны содержать ни мнений, ни инструкций, ни директив. При обнаружении недостатков системы или несоответствия, запись должна показывать:
- время и место обнаружения;
- подробности несоответствии или недостатков системы;
- уровень несоответствия: что это – случайный факт или обычная практика?
- ссылку на конкретное положение, требования которого не соблюдаются и причины противоречия.
При подготовке отчетов следует принимать во внимание следующие аспекты:
- отчеты должны быть фактическими и не должны быть использованы дл выражения индивидуального мнения;
- они должны быть оформлены таким образом, чтобы быть понятными теми лицами, для которых они предназначены;
- отчеты должны быть точными, утверждения обоснованными, любые ссылки корректными;
- как сказано ранее, важно чтобы отчеты были завершены либо во время аудита, либо сразу после него для того, чтобы сохранить необходимые точность и степень воздействия;
- подробности, содержащиеся в отчете и особенно любые выявленные несоответствия, должны быть согласованы со всеми заинтересованными сторонами;
- и последнее, но не менее важное – отчеты должны быть разборчивы. Нет необходимости печатать их, он если они написаны от руки, то должны быть легко читаемыми.
Хороший отчет по аудиту – это добавленная ценность. Он позволят показать влияние несоответствий на такие цели предпринимательской деятельности как:
- безопасность (потенциальные риски);
- удовлетворенность потребителей;
- качество продукции /услуги,(уровень брака и связанные с ним расходы).
Например:
- экология – вредные последствия для местных источников водоснабжения;
- затраты, связанные с несоответствием по качеству;
- наличие достоверной информации у персонала (например: отсутствие данных по продажам приводит к негативным последствиям при выпуске новой продукции).
Рассмотрение несоответствий в контексте целей предпринимательской деятельности в целом и их воздействие на участников этой деятельности позволяет идентифицировать фактические и потенциальные последствия проблемы.
Если отчет по аудиту подготовлен по такой методологии, то он отразит все систематически возникающие недостатки проектирования или внедрения системы, методов измерения и исследования, а также постоянного улучшения.
| Отчетность |
| Делайте ваши отчеты вовремя (по крайней мере фиксирование несоответствий) Пишите отчеты, содержащие факты Делайте их легкими для понимания Главное – точность Согласовывайте отчеты со всеми сторонами Убедитесь, что они читаемы |