Работа со списками в MS Excel
Создать список данных сотрудников предприятия, заголовок которой имеет вид:
| № | Фамилия | Имя | Отчество | Должность | Код |
| Иванов | Иван | Иванович | Менеджер |
Заполнить список на 15 сотрудников.
Оформление списков производится так же, как и оформление любой таблицы в Excel. Только следует помнить, что таблица для спмска не должна иметь пустых строк и пустых столбцов, а также не допускается объединение ячеек для данной таблицы.
В нашем случае заголовок имеет вид:
Теперь в ячейку A4 запишем:
=СТРОКА(А4)-3
и растянем эту формулу до ячейки А18.
Далее заполняем ячейки B4:F18данными, получим:
Рассмотрим работу с формой списка данных, для этого добавим при помощи формы еще двух сотрудников. Выполним: \Данные\Форма...
получим диалоговое окно вида:
Теперь если мы хотим добавить запись в список данных, то нажмем кнопку «Добавить» и получим:
Заметим, что поле ввода номера не доступно, так как там заложена формула. Мы заполняем только доступные нам поля и получаем:
Заметим, что для перехода из одного поля ввода в другое необходимо нажимать клавишу TAB.
Теперь для того, чтобы добавить еще одного сотрудника, снова нажмите кнопку «Добавить» и введите данные этого сотрудника.
Для завершения добавлений в список данных необходимо нажать клавишу «Закрыть». Произойдет выход из режима «Форма», а также добавление сотрудников в список данных.
Обращаем ваше внимание на то, что сотрудники добавляются не по алфавиту, а в конце списка.
В результате наш список данных приобретет вид:
Теперь рассмотрим сортировку списка данных.
Сортировать список данных в Excel можно по столбцу любого типа в порядке возрастания или убывания. Допускается задание от одного до трех критериев сортировки.
Установите курсор в любую ячейку списка данных.
В меню «Данные» выберите пункт «Сортировка...»:
Получим диалоговое окно вида:
Теперь заполним поле «Сортировать по». Для начала отсортируем наш список по «Фамилиям» в порядке возрастания, получим:
Обратите внимание, что заданная нами формула для «№» позволяет сохранять правильную нумерацию независимо от сортировки.
Теперь отсортируем наш список по двум столбцам. Сначала отсортируем по «Должности», а потом по «Коду». Для этого в диалоговом окне сортировки наберем:
В результате получим:
В результате такой сортировки на первые позиции встали все «Координаторы», причем между собой они отсортированы по «Коду». В конце у нас «Менеджеры», которые тоже отсортированы между собой по «Коду».
Фильтрация списка предусмотрена для того, чтобы быстро извлекать из документа записи, которые соответствуют указанным критериям, а затем переносить эту информацию в другие части листа или применять в отчетах.
Для извлечения информации из списка по заданному критерию установите курсор в любую ячейку списка и выполните: