Информационное обеспечение управления коммерческой деятельностью предприятия, автоматизация торговли
Информация в условиях рынка является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельности предприятия.
Коммерческая информация – это сведения, характеризующие ситуацию на рынке товаров и услуг. Она представляет собой совокупность различных сведений об общественных процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг, которые можно фиксировать, передавать, преобразовывать и использовать для осуществления таких функций коммерческой деятельности и управления ею, как планирование, учет, экономический анализ и регулирование.
В рыночной экономике эту информацию получают за счет проведения комплексных маркетинговых исследований, включающих не только изучение рынка и его конъюнктуру, но и оценку возможностей организации. Такие исследования позволяют обосновывать коммерческие решения, прогнозировать развитие рыночной ситуации, своевременно и правильно реагировать на ее изменения. Информационная база создает научную и практическую основу для повышения эффективности коммерческой деятельности.
Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию входной и выходной информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации.
Выделяют два вида информации:
– внутренняя информация, характеризующая все стороны деятельности производственного или торгового предприятия;
– внешняя информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы.
Внутренними источниками получения коммерческой информации являются данные статистической и бухгалтерской отчетности организации, а также оперативного учета результатов коммерческой работы, личные наблюдения специалистов за работой своей организации и др.
Используя внутренние источники, можно получить информацию об объемах и динамике продажи, закупок, товарных запасов, размерах дебиторской задолженности, выполнении договоров поставки, издержках обращения, рентабельности и т. д.
На основе этой информации выявляются проблемы в работе организации, определяются пути их решения.
Внешние источники информации дают сведения об изменениях, происходящих на рынке товаров и услуг. К ним относятся данные государственной статистики, периодической печати, консультации специалистов и организаций, специализирующихся на рыночных исследованиях, информация, полученная при специальных обследованиях, и др.
Можно выделить несколько этапов работы с внешней информацией: оценку сведений, выявление их достоверности, точности; отбор наиболее ценных сведений; распространение информации, передачу ее специалистам в кратчайшие сроки; накопление полезной информации и обеспечение возможности получения ее в нужный момент заинтересованными пользователями.
Кроме того, источники коммерческой информации делятся на первичные и вторичные.
Первичные содержат сведения, полученные из устных бесед со специалистами в процессе деловых контактов, переговоров, при заключении договоров, путем проведения опросов, интервью и т. п.
Вторичные источники информации содержатся в основном в статистических, справочных, обзорных аналитических изданиях, документах, отчетах.
Основными источниками информации о состоянии рынка товаров и услуг являются: статистическая отчетность, данные статистики бюджетов, нормы и нормативы потребления, данные оперативного и бухгалтерского учета, материалы специальных обследований, опросов, наблюдений.
Вся информация, которая поступает в организацию, должна интегрироваться в единую информационную базу или информационную систему. К информации предъявляются следующие требования:
– достоверность – должна быть аргументированной и полной при ее получении и выдаче;
– надежность – должна постоянно накапливаться в достаточном объеме и обновляться;
– оперативность – должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечивать своевременное принятие коммерческих решений;
– систематичность – ее сбор должен проводиться непрерывно и системно;
– комплексность – должна отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные о рынке и внешней среде.
Коммерческая информация включает в себя сведения:
– о спросе населения и определяющих его факторах;
– о состоянии товарных запасов;
– о поставщиках;
– о потенциальных возможностях и конкурентоспособности предприятия.
Информация о спросе населения и определяющих его факторах является основой для принятия коммерческих решений. Изучение спроса помогает выявить текущие его изменения, мотивы совершения покупок, степень соответствия потребительских свойств и цен предлагаемых товаров запросам покупателей.
Анализ полученной информации способствует более точному определению структуры ассортимента и объемов закупаемых для последующей реализации товаров. При этом уменьшается риск закупки ненужных потребителю товаров, возрастают объемы продаж, ускоряется товарооборачиваемость.
Информация об имеющихся товарных запасах (ассортимент и объем закупленных товаров) позволяет определить, насколько товарное предложение соответствует спросу. Если спрос опережает предложение, то образуется неудовлетворенный спрос. В этом случае необходимо принимать меры, направленные на пополнение товарных запасов.
При превышении предложения над спросом образуется избыточное накопление товарных запасов, что свидетельствует об ошибках в управлении товарными запасами и ассортиментом товаров.
Коммерческим службам торговых предприятий необходимо владеть информацией о различных товаропроизводителях и других поставщиках товаров.
Информация о поставщиках должна включать в себя сведения как о тех предприятиях, с которыми уже заключены договоры, так и о потенциальных партнерах. Наличие такой информации делает возможным выбор оптимального состава поставщиков. По тем предприятиям, с которыми уже установлены договорные обязательства, наиболее важной является информация, позволяющая сделать вывод об их надежности (соблюдение сроков поставки и других условий договора, финансовое положение и др.).
Собирая информацию о потенциальных поставщиках, нужно брать в расчет не только такие критерии, как ассортимент, качество, цена предлагаемых товаров, но и расстояние до поставщика, способ доставки товаров, какие дополнительные услуги предоставляются. Немаловажную роль играют и репутация, т. е. мнение о поставщике тех предприятий, которые уже долгое время работали с ним.
Информацию о потенциальных возможностях предприятия получают от их внутренних источников (статистической и бухгалтерской отчетности, данных оперативного учета коммерческой деятельности). Это сведения об объемах закупок и реализации товаров, товарных запасах и т. д.
Анализируя эту информацию, а также информацию о деятельности конкурентов, коммерческие службы делают вывод о конкурентоспособности торгового предприятия, что позволяет своевременно вносить изменения в деятельность соответствующих подразделений, укрепляя свои позиции на рынке.
Таким образом, анализ информации, полученной при проведении комплексных маркетинговых исследований рынка, не только дает представление об уже существующей на рынке ситуации, но и позволяет сделать прогноз на будущее.
В настоящее время для информационного обеспечения коммерческой деятельности в торговле наиболее приемлемы компьютеризированные информационные системы внутренней отчетности, которые отражают основные показатели финансового и экономического анализа, а также бухгалтерского учета. Поэтому одной из задач проектирования информационного обеспечения является создание автоматизированной технологии получения и обработки информации, которая обладает следующими достоинствами:
- унификация технических средств и программного обеспечения, предусматривающая решение коммерческих задач различного уровня исходя из логики процедур;
- адаптированность и поэтапное расширение возможностей используемых технических средств;
- обеспечение централизованного накопления, обработки и выдачи многофункциональной информации, в режиме реально установленного времени.
Образованная на должном уровне информационная система позволяет решать коммерческие вопросы на всем пути продвижения товаров. Информационная система используется для стратегического или оперативного планирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эффективных управленческих решений в текущей работе.