Элементы и связи в структуре управления
Организационная структура управления проявляется в составе, соотношении, расположении и взаимосвязях отдельных подсистем и элементов предприятия. Она направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями, работниками, распределение между ними полномочий и ответственности.
Структура управления предприятий включает следующие элементы: звенья (отделы, цеха), уровни управления и связи.
Звенья управления представлены структурными подразделениями и отдельными работниками, выполняющими соответствующие функции. К звеньям управления относятся также менеджеры, осуществляющие функции управления в деятельности структурных подразделений. Основой звена управления являются выполнение им определенной функции управления (плановый финансовый отдел, отдел труда и заработной платы и др.).
Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления предприятием. Уровни управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокого уровня управления принимают решения, которые доводятся до сведения и для исполнения нижестоящим звеньям. Выстраивается пирамидальная структура управления: от генерального директора в вершине до бригадиров – в основании /13/.
Возможность взаимодействия звеньев и уровней управления реализуется благодаря связям, которые осуществляются через каналы коммуникации. В философском толковании связь – это взаимообусловленность существования явлений, разделенных в пространстве и во времени, а связь в структуре – это то, объединяет элементы этой структуры (звенья, уровни) в одно целое. По различным критериям выделяют различные парные типы связей организации: вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные, формальные и неформальные, прямые и косвенные.
Вертикальные связи соединяют иерархические уровни предприятия и его подразделений. Они формализуются в процессе проектирования предприятия, постоянно действуют и могут изображаться на различных схемах, отражая распределение функций и полномочий и персонифицируя ответственность за их реализацию. Эти связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, формируя и поддерживая тем самым устойчивость предприятия. Вертикальные связи существенно формализованы и обеспечивают власть по вертикали и влияние по горизонтали. Рост объемов и номенклатуры производства предприятия сопровождается увеличением количества вертикальных связей. Современные крупные отечественные предприятия с тысячами, десятками тысяч работников может иметь до 10-12 уровней управления. Необходимо отметить, что количество таких уровней в успешных зарубежных фирмах, как правило, в 1,5 – 2 раза меньше. Проходя по многочисленным уровням управления, информация искажается, замедляет весь коммуникационный процесс.
Горизонтальные связи – это связи между двумя или более звеньями или субъектами одного уровня управления. Главная функция управления горизонтальных связей – обеспечивать эффективное взаимодействие этих звеньев и субъектов. Эти связи формируются и трансформируются воздействием по вертикальным связям, в то же время повышение эффективности горизонтальных связей укрепляет вертикальные связи. Горизонтальные связи менее формализованы и создают ряд преимуществ во взаимодействии:
· экономят время и повышают качество взаимодействия;
· развивают самостоятельность и ответственность у руководителей;
· ослабляют боязнь риска;
· повышают уровень мотивированности.
Довольно часто горизонтальные связи вышестоящим руководителем устанавливаются на неформальной основе в привязке к событиям, конкретным людям. Например, директор предприятия может разрешить начальнику труда и заработной платы и руководителю подразделения самостоятельно решать вопросы оплаты той или иной работы, или определенному руководителю подразделения вести наем работников совместно с руководителем кадровой службы, минуя дирекцию. Естественно, что такие горизонтальные связи основаны на доверии и в случае ухода по каким-то причинам из субъектов названных пар горизонтальная связь приобретает новое качество. Наряду с неформальной организацией таких связей существует ряд способов формализации. Могут назначаться специальные лица для осуществления контактов между подразделениями – заместители, курирующие группу подразделений одного уровня, руководители проектов, программ, нацеленных на достижение важного для предприятия результата и создание определенного продукта, объекта. В ряде случаев для решения задач или проблем на стыке подразделений одного уровня создаются целевые группы, команды /10/.
Важной парой связей, устанавливаемых в организации, являются линейные и функциональные связи. Линейные связи – это связи, в которых руководитель реализует свои властные полномочия, и осуществляют прямое руководство подчиненными, т. е. эти связи в организационной структуре управления направлены сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания. Природа функциональных связей (часто их называют штабными) совещательная. Посредством этих связей реализуется информационное обеспечение в структуре управления и имеют основную направленность снизу вверх, в отличие от линейных связей.
Различают связи прямые и косвенные (рис. 6.1). В соответствии с общей теорией управления прямая связь в системе это связь, при которой выходное воздействие одного уровня передается на вход какого-либо другого уровня. Если все связи в системе прямые, то воздействие, поступающее на вход элемента, не зависит от выходного сигнала этого элемента и системы в целом; т. е. при прямой связи информация, поступающая в систему управления, не содержит сведений о состоянии этого управляемого объекта. Прямая связь может осуществляться непосредственно или опосредованно через другие элементы. При опосредованном воздействии выходное воздействие одного элемента поступает на вход другого с передаточным коэффициентом промежуточного элемента (звена). В отличие от прямых связей косвенные связи формируются для организации взаимодействия между руководителем одного подразделения и работником другого подразделения, функционально закрепленного за первым подразделением. Например, в цехе выпуска продукции обувной фабрики может работать представитель отдела технического контроля, которому делегированы функциональные полномочия, оценивать качество продукции. Между руководителем цеха и представителем ОТК возникают не прямые, а косвенные связи. Эти связи не ограничивают действия руководителя цеха, но повышают их качество. При необоснованном расширении круга вопросов, подпадающих под функциональные полномочия и, обеспечиваемых косвенными связями, может возникнуть опасная тенденция подмены этих связей прямыми связями. Так, в ряде случаев, главный бухгалтер, служба ОТК, нормировщики пытаются «заменить» руководителя определенного звена или предприятия.
Связи
______ прямые
--------- косвенные
Рис. 6.1. Прямые и косвенные связи в организации /10/
В практике создания организационных структур управления создаются формальные и неформальные связи. Формальные связи обеспечиваются установленными или принятыми на предприятии целями, политикой, процедурами. Эти связи создаются на основе, утвержденных на предприятии должностных инструкций, положений, регламентов и регулируют взаимодействие, например, между директором предприятия и руководителями его цехов, участков, между начальником смены и мастерами независимо от личности, заключающей ту или иную должность.
Неформальные связи возникают не на основе установленных должностей, а между конкретными субъектами, т. е. не связи между любым начальником цеха и любым начальником участка, а конкретным человеком, занимающим ту или иную должность. Неформальные связи существуют постоянно, так как в реальном взаимодействии не всегда находятся ответы на возникающие ситуации. Такие связи являются благодатной почвой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации. Необходимо отслеживать эти связи и в зависимости от характера их влияния на производительный процесс, либо ослабляя (или устраняя) неформальные связи, либо, если они более эффективны, организационно легализовать, сделав их частью новой формальной связи.
Перечисленные пары связей обеспечивают необходимое взаимодействие между внутренними переменными предприятия и его внешней средой. Важным моментом в оценке эффективности связей становится установление причинноследственных отношений в сложившихся связях. Такая связь между экономическими явлениями, объектами и субъектами, при которой ясно, что является причиной, а что следствием, называются рекрусивной связью. Например, затраты всегда выступают в качестве причины, а их результаты в качестве следствия. В то же время в анализе взаимодействия важно установить причину тех или иных сверхнормативных затрат, тогда эти затраты рассматриваются как следствие каких-либо явлений, выступающих в качестве причины (низкая квалификация работника, несовершенство мотивационного механизма и др.).
При формировании и совершенствовании связей в организационной структуре управления необходимо создавать так называемые синергетические связи, которые при совместных действиях звеньев по уровням иерархии предприятия обеспечивают увеличение общего эффекта до величины большей, чем сумма эффектов этих же звеньев, действующих независимо.