Влияние потенциалов ресурсов, составляющих организацию, на ее общий потенциал
Различные сочетания элементов этих потенциалов могут создать большой набор возможного потенциала организации: от очень низкого до очень высокого. Низкий потенциал может возникнуть, например, при приобретении организацией набора некомплектного оборудования и слабого профессионального уровня работников; при увольнении работников, генерирующих идеи; при приеме на работу конфликтного работника. Высокий потенциал может возникнуть, например, при приобретении организацией компьютера; при приеме на работу совместимых с коллективом работников; при совпадении целей организации с целями подавляющего большинства работников. При этом потенциал организации, т. е. возможность расширения объема услуг, повышения производительности труда, может меняться двумя способами:
• пропорционально привлечению дополнительных ресурсов (рис.3.7а),
• скачкообразно (существенно больше привлечения дополнительных ресурсов) (рис.3.7б).
Рис. 3.7. Варианты изменения потенциала организации:
а) пропорциональное (постепенное) изменение, б) скачкообразное (резкое) изменение
При варианте (рис.3.7 б) соединение хорошо совместимых двух ресурсов А и Г создает такой общий потенциал организации, который существенно перекрывает потенциал, полученный пи объединении трех ресурсов А, Б и В (рис. 3.7а). При этом величина самого ресурса Г существенно меньше суммы ресурсов Б и В.
Процесс резкого повышения потенциала аналогичен резонансу, т. е. резкому усилению деятельности в результате совпадения набора элементов и оптимального сочетания их характеристик. В теории управления процесс существенного усиления или ослабления потенциала какой-то материальной системы носит название синергии. Таким образом, синергия может вызывать как резко положительные, так и резко отрицательные последствия. Графически синергию можно представить следующим образом (рис. 3.8).
Рис. 3.8. Варианты синергии:
а) положительная; б) отрицательная
На рис. 3.8а имеются три области (1, 2, 3). Область 1 характеризуется простым увеличением потенциала организации на величину потенциала очередного ресурса. Область 2 характеризуется резким (скачкообразным) увеличением потенциала организации от нескольких ресурсов, при этом приращение потенциала организации существенно больше, чем потенциал каждого введенного ресурса (эффект синергии). Область 3 — это спад, когда в организации работает слишком много людей или техники, а также При внесении новым ресурсом рассогласования между уже имеющимися.
На рис. 3.8б имеются три области (4, 5, 6). Область 4 характеризуется простым увеличением потенциала организации на величину потенциала очередного ресурса. Область 5 характеризуется резким (скачкообразным) уменьшением потенциала организации вследствие того, что новый элемент свел на “нет” потенциал имеющихся элементов и внес отрицательные последствия своего участия в деятельности организации (эффект синергии).
Область 6 — это небольшой подъем при существенном увеличении составляющих ресурсов. Область скачкообразного изменения потенциала (2 или 5) может носить созидательный (область 2) или разрушительный (область 5) характер. Поведение кривой в областях 2 или 5 носит название закона синергии. Закон синергии вытекает из свойств систем.
Закон синергии формулируется так: для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров и т.д.), либо существенно меньше.
Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер.
•Пример. Можно ли создать молодую семью, потенциал которой всегда будет в области созидательной синергии?
Решение: очень трудно, так как не все элементы, необходимые для синергии, находятся в сфере управления семьи. Например, пьющие родители, влияние внешней среды и т.д.
Закон синергии может быть реализован в трех вариантах.
Первый вариант: Руководитель и подчиненные ничего не знают о законе синергии.
Результат стихийного действия закона. Руководитель и персонал, заботясь о процветании своей компании, исходя из средств будут основное внимание обращать на личные и профессиональные качества вновь принимаемых специалистов, технические характеристики оборудования. Однако очень хороший профессионал и замечательный человек может не вписаться в микроклимат коллектива и его отдача будет меньше; купленное первоклассное быстродействующее оборудование может не реализовать свои возможности в ряду уже имеющегося морально устаревшего оборудования или при отсутствии требуемой подготовки персонала. Таким образом, потенциал многих приобретенных ресурсов может в сумме дать меньший, чем запланировано, результат. Так, например, в 1945 г. в последние месяцы Второй мировой войны США и СССР искали и вывозили из Германии военных и гражданских специалистов экстракласса для работы на отечественных предприятиях. Немецкие специалисты добросовестно работали на соответствующих объектах, однако синергетический эффект достигнут не был. Этому мешали многочисленные препятствия личного и профессионального характера. И в конце концов многим из этих специалистов разрешили возвратиться на родину в ФРГ.
Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
Результат действия закона. Руководитель будет стараться приобрести или правильно расставить ресурсы в организации для достижения гармонии и получения положительного синергетического эффекта. Подчиненные могут не понять стратегических и тактических замыслов руководителя и начнут сопротивляться согласно закону самосохранения (см. §3.4), так как не всегда непрофессионал в области управления может правильно понять маневр руководителя. Так, для подбора персонала в конкретный коллектив руководитель должен иметь (или собрать) своеобразное досье на каждого работника коллектива, чтобы качества нового работника сразу нашли там свое место и не создали неудобств для уже работающих. Однако многое работники с большой неохотой будут давать достоверную и подробную информацию о себе.
Это самый плохой вариант, приводящий к непониманию действий руководителя и персонала.
Третий вариант: Руководитель и подчиненные знают о законе синергии.
Результат действия закона будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности с пониманием будут относиться к действиям руководителя по гармонизации деятельности и ресурсов. Кроме того, подчиненные будут сами самосовершенствоваться для достижения синергии. Синергия — это прежде всего благоприятный климат, творческая работа и прибыль.
Признаки достижения синергии в организации
Заранее спроектировать условия достижения синергии достаточно трудно. Также трудно оценить возможное увеличение общего потенциала организации. Измерение синергетического эффекта пока не производится. Однако проводятся накопления статистических данных о влиянии синергии, формируются простейшие модели условий ее достижения. В качестве элемента такой модели можно привести ряд признаков, характеризующих наличие синергии:
• хорошее настроение в коллективе;
• снижение простудных и сердечно-сосудистых заболеваний;
• поддержка коллективной, а не сдельной оплаты труда;
• сокращение технологического цикла;
• использование замороженных ресурсов, в том числе находящихся в личном пользовании;
• частичный отказ от услуг сторонних организаций;
• рост числа предложений по совершенствованию производства и управления;
• усиление интереса работников к повышению профессионального образования;
• активное приобретение акций своей компании;
• выработка и поддержка традиций организации;
• усиление технологической и организационной дисциплины;
• усиление лояльности к своей организации и непосредственному руководству;
• сокращение количества оперативных (в том числе организационных) вопросов, включаемых в повестку совещаний и увеличение количества стратегических вопросов (продвижение товара на рынки и стимулирование сбыта, качество товаров и услуг, новые виды товаров и услуг);
• уменьшение усталости работников;
• устойчивость организации к небольшим внешним возмущающим воздействиям;
• благотворительная деятельность,
• постоянный спрос на продукцию,
• выполнение бизнес-плана.
Таким образом, чтобы реализовать закон синергии, руководитель должен создать в своей организации систему. Как известно, одним из элементов любой системы являются связи (коммуникации): административные, функциональные и межличностные. Формирование и отбор связей — важная задача руководителя. Кроме того, руководитель должен формировать технологическую систему своей организации, которая основана на:
• однородности используемых видов сырья, материалов, технологий;
• интеграции и кооперации производства;
• использовании передовой технологии (ноу-хау).
• создании ассоциаций в рамках единого технологического процесса, например, перерабатывающие организации вблизи месторождения сырья.
Для успешной реализации закона синергии существует ряд методов: “вопросы и ответы”, “конференция идей”, “мозговая атака”, “кейс-метод” и др.
Метод “вопросы и ответы” — наиболее простой в организационном исполнении. Его реализация может быть частично формализована с помощью компьютера путем создания информационной базы возможных вопросов, ответов и последствий их реализации.
Весьма перспективен метод “конференция идей”, в основе которого лежит стимулирование процесса мышления на уровне сознания. С обычной конференцией здесь мало общего. Основные принципы данного метода:
• число участников в пределах 4—12;
• запрещаются насмешки, критика, в том числе и позитивная;
• для обсуждения формулируются одна-две зависимые друг от друга задачи;
• продолжительность конференции 30—50 минут;
• ведется запись всех предложений, в том числе и абсурдных.
Метод “мозговой атаки” наиболее распространен в США. В основе его лежит стимулирование подсознания, которое является неиссякаемым источником человеческого духа, появления блестящих идей.
Все методы должны быть направлены на усиление действия закона синергии.
Резюме
• Любая организация характеризуется следующими основными элементами: производительностью, микроклиматом в коллективе, заинтересованностью, кадровым, научным и техническим потенциалом, отношением к внешней среде, перспективами развития, имиджем. Эти элементы определяют потенциал организации, ее способность к деятельности.
• Процесс существенного усиления или ослабления потенциала какой-то материальной системы носит название синергии.
• Закон синергии формулируется так: для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров и т.д.), либо существенно меньше.
• Измерение синергетического эффекта пока не производится. Однако проводятся накопления статистических данных о влиянии синергии, формируются простейшие модели условий ее достижения. Для успешной реализации закона синергии применяется ряд методов: “вопросы и ответы”, “конференция идей”, “мозговая атака”, “кейс-метод” и др.
Вопросы для самоконтроля
1. Перечислите основные элементы организации, составляющие ее потенциал.
2. Как влияют основные элементы организации на ее потенциал?
3. Приведите типовые схемы изменения потенциала организации от потенциалов составляющих ее элементов.
4. Каковы причины резкого повышения или понижения потенциала организации?
5. Дайте определение термину “синергия”.
6. Приведите формулировку закона синергии.
7. Каков механизм использования закона синергии?
8. Какие существуют варианты использования закона синергии?
9. Каковы признаки достижения синергии в коллективе?
10. Каковы особенности метода “вопросы и ответы”?
11. Как необходимо организовывать конференцию идей?
12. Как проводить обсуждения кейс-методом?