Б) Факторы внешней среды
Внешняя среда влияет на форму планирования через две группы факторов: прямого и косвенного воздействия.
Группа факторов прямого воздействия включает такие факторы, которые определяют непосредственное влияние на принимаемые плановые решения в форме различных условий и ограничений, Субъектами такого влияния могут быть поставщики и потребители, конкуренты, профессиональные союзы, центральные и местные органы государственной власти и т.п.
В группу косвенного воздействия входят факторы, которые не оказывают однозначного влияния на плановое решение. Но тем не менее они могут сказаться на реализации решения посредством косвенного воздействия на интересы участников выполнения решения, изменения условий его реализации и т.п. Сюда можно отнести состояние экономики, международные события, политические факторы, научно-технический прогресс, социально-культурные факторы и т.п.
Число факторов, на которые субъекты хозяйствования обязаны реагировать, а также уровень вариантности каждого фактора составляют сложность внешней среды, которая может иметь различную динамику изменения. Подвижность среды — это скорость изменений в окружении предприятия. Для различных субъектов хозяйствования эти изменения могут быть различной интенсивности. Например, для предприятий электронной, фармацевтической и химической промышленности внешняя среда изменяется более быстрыми темпами, чем для кондитерской промышленности или предприятий по производству запасных частей к автомобилям. Особенно интенсивные изменения во внешней среде происходят во время экономических и политических реформ, что имеет место в нашей действительности.
Наиболее сильным фактором является экономическая политика государства. Государство в лице соответствующих законодательных, исполнительных и судебных органов регламентирует производственную, хозяйственную, социальную и иные виды деятельности субъектов хозяйствования всех форм собственности. Объектами государственного воздействия могут быть: права собственности; взаимоотношения между производителями и потребителями, работодателями и наемными работниками; защита конкуренции и борьба с монополизмом; распределительные отношения; финансы, кредит, налоги; ценообразование; использование экономического потенциала; внешнеэкономическая деятельность; научно-техническая политика и т.п. Состояние экономики также определяет стратегию субъектов хозяйствования, поскольку влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги, на возможность получения инвестиций, субсидий, налоговых льгот, кредитов.
Среди факторов данной группы наибольшее влияние на выбор формы планирования оказывают господствующие в государстве формы собственности. Негосударственные формы собственности, такие как акционерная, коллективная, арендная и т.п., породили специфическую систему органов управления хозяйствующими субъектами и разные формы планирования. Характер государственного регулирования экономики накладывает свой отпечаток и на выбор формы планирования. Жесткие формы государственного воздействия, носящие директивный характер, суживают возможности системы внутрифирменного планирования в формировании стратегии своего развития. Индикативное государственное регулирование позволяет хозяйствующим субъектам более активно искать многовариантные пути развития. Например, выполнение государственных заказов накладывает определенный отпечаток на организацию деятельности фирмы вообще и на планирование в частности. Работа по государственным заказам, с одной стороны, способствует стабилизации хозяйственной деятельности, а с другой — требует увязки текущей и перспективной деятельности фирмы, ориентации всей работы на определенного потребителя.
в) Критерии, обусловленные спецификой процесса планирования.
В каких бы хозяйствующих субъектах процесс планирования ни осуществлялся, он всегда имеет одну и ту же структуру, должен соответствовать типовым требованиям, что также сказывается на выборе конкретных форм планирования.
Например, при выборе формы планирования решающую роль могут играть следующие критерии:
а) полнота планирования, предполагающая, что при составлении плана должны быть учтены все события и факторы, имеющие значение для принятия решения. Наличие таких условий позволяет составить полный план, сопряженный с системой частных планов;
б) детализация планирования, означающая необходимость определения с достаточной степенью подробности всех планируемых показателей;
в) точность планирования, которая должна быть достаточно высокой для достижения поставленной цели;
г) эластичность и гибкость планирования. Данные требования означают возможность плана приспосабливаться к изменению различных условий. В противном случае появляется опасность его отрыва от реальных условий, в которых идет реализация плана. Принцип эластичности плана предполагает:
• наличие плановых резервов;
• наличие альтернативных вариантов плановых решений, которые могут быть введены в действие в случае необходимости;
• наличие и задействование в экстренных случаях аппарата эвентуального планирования;
• применение перекрывающегося планирования;
• использование отсрочки планирования в ситуациях, когда по истечении определенного времени отсутствует информационная определенность и т.д.;
д) экономичность планирования. В соответствии с этим требованием расходы на планирование должны соизмеряться с получаемым эффектом. Наличие средств у фирмы позволяет ей выбрать адекватные формы планирования, которые характеризуются различным уровнем затрат;
е) полезность планирования, означающая улучшение качества принимаемых внутрифирменных решений.
Критерием эффективности внутрифирменного планирования является степень его использования на практике как руководства к действию. Многие руководители и специалисты часто отмечают, что планы предприятий «не работают». При тщательном анализе выясняется, что они и не могут работать. Это происходит главным образом потому, что планы охватывают слишком длительный период, распространяются на очень большие системы и сталкиваются с огромным числом случайных процессов и событий. Поэтому в системе внутрифирменного планирования необходимо иметь организационную структуру, обеспечивающую постоянную корректировку планов в соответствии с изменениями внешней средыи внутренних условий. С этой целью могут разрабатываться автоматизированные системы управления предприятиями и объединениями, автоматизирующие процедуры корректировки планов и ослабляющие влияние неопределенности на результативность хозяйственной деятельности.
Несомненно, что элементы неопределенности существуют не только в рыночной, но и в плановой экономике. Природа этого элемента определяется случайным характером развития науки и техники, процессов организации производства, труда, управления и т.п. Элементы случайности в планировании могут быть компенсированы использованием средств математической статистики в экономических расчетах для учета вероятностного характера научно-технического прогресса.
Лекция № 3. Механизм организации внутрифирменного планирования
План предприятия по своему содержанию представляет совокупность взаимосвязанных мероприятий по повышению прибыли за счет увеличения эффективности использования всех применяемых ресурсов и реализации продукции. Успешность, эффективность системы планирования определяется в значительной мере уровнем ее организации, которая направлена на планомерное сочетание основных элементов системы планирования:
• плановый персонал, сформированный в организационную структуру;
• механизм планирования;
• процесс обоснования, принятия и реализации плановых решений (процесс планирования);
• средства, обеспечивающие процесс планирования (информационное, техническое, математико-программное, организационное и лингвистическое обеспечение).
Вся система организации планирования должна быть направлена на создание наиболее благоприятных условий для совершенствования процессов производства и управления предприятием. Если теория планирования раскрывает закономерности и принципы обоснования плановых решений, то организация планирования исследует процессно-структурный аспект.
Плановый персонал.
Сюда входят все специалисты, которые в той или иной мере выполняют функции планирования. Причем для одних из них плановые функции могут быть основным видом деятельности (например, для сотрудников планово-экономического отдела), а для других — сочетаться с другими видами деятельности (например, специалисты конструкторского отдела могут наряду с планированием конструкторской подготовки производства заниматься конструированием новых изделий).
Инновационный характер деятельности плановых работников предъявляет особые требования к кадровой политике, которая включает:
• набор кадров, включая поиск, выбор и найм;
• расстановку (занятие должности);
• занятость, включая оценку активности и вознаграждение;
• развитие (продвижение);
• освобождение (текучесть, увольнение).
Перечисленные факторы очень остро ставят проблему повышения уровня организации плановой работы, учета в работе предприятия индивидуальных качеств плановиков, их личностных установок и психологических предпочтений, глубокой заинтересованности в конечных результатах труда. Для того, чтобы успешно выполнять свои функции, плановик-менеджер помимо высокой профессиональной квалификации должен обладать способностью к обучению, общению и сотрудничеству.
Организационная структура планирования зависит от различных факторов, но в наибольшей мере на ее характер влияют следующие параметры предприятия:
• степень специализации производства, характеризующаяся удельным весом основной продукции в общем объеме производства;
• степень массовости производства, определяемая количеством изготовляемой однотипной продукции;
• организационно-правовая форма субъекта хозяйствования;
• теснота связи отдельных производственных единиц, включенных в состав субъекта хозяйствования;
• размеры субъекта хозяйствования и его производственных единиц, зависящие от объема производства, численности работников, стоимости основных производственных фондов;
• структура субъекта хозяйствования: состав производственных единиц и структурных подразделений, соотношение между ними по масштабам производства;
• внешние производственно-хозяйственные связи;
• количество поставщиков и потребителей, номенклатура покупаемых материально-технических ресурсов и реализуемой продукции;
• состав и структура кадров и материально-технической базы организации;
• развитие научно-технического прогресса и инновационная политика предприятия;
• уровень качества, научно-технический уровень и конкурентоспособность продукции;
• эффективность использования ресурсов;
• принятые методы организации производства и труда, управления и т.п.
Каждое предприятие подходит к выбору организационной структуры планирования строго индивидуально
Многоступенчатость в планировании сложилась не сразу, а постепенно, с ростом компаний, как объективная реакция на изменяющиеся условия хозяйствования, обусловленные внешней средой.
Механизм планирования.
Под механизмом планирования понимается совокупность средств и методов, с помощью которых принимаются плановые решения и обеспечивается их реализация. Если организационная структура отражает внешнее строение системы планирования, ее форму, то механизм планирования раскрывает внутреннее строение, содержание системы планирования.
В общем виде в механизм планирования входят:
• аппарат выработки целей и задач функционирования предприятия;
• функции планирования;
• методы планирования.
Перечисленные компоненты механизма планирования взаимообусловлены как элементы одной системы. Логика этой связи следующая: законы развития производства, включая экономические законы, законы техники и технологии, кибернетики, законы развития общества и т.п., порождают цели и задачи функционирования предприятия; цели и задачи определяют функции планирования, которые обусловливают соответствующие методы планирования.
Рассмотрим эти компоненты.
а) Цели и задачи планирования. Переход к рыночной экономике существенным образом изменяет систему целей и задач предприятия, которая в плановой экономике задавалась директивно. В рыночной экономике предприятие, руководствуясь потребностями рынка, само формирует программу своей работы. В общем виде постановку целей можно определить как процесс принятия плановых решений, который предшествует будущему действию. Цели деятельности всех структурных подразделений предприятия должны быть увязаны между собой. Только при таком подходе гарантируется, что всем сторонам деятельности предприятия будет уделено надлежащее внимание.
Лишь руководство высшего звена способно обеспечить оптимальное соединение целей и задач отдельных подразделений с общими целями деятельности предприятия.
Соединение целей и основных задач по их достижению представляет собой стратегию предприятия. Политика же разрабатывается для того, чтобы создать механизм реализации целей. Причем задачи более высокого звена предприятия могут стать целями для нижележащего уровня. Политика очень важна для управления повседневной деятельностью предприятия. Она позволяет выявлять и формулировать проблемные ситуации, требующие своего разрешения, проверять в практической деятельности людей вероятность достижения целей, прогнозировать развитие различных ситуаций, оценивать приоритет целей в процессе их постановки и реализации, анализировать опыт работников аппарата управления и т.п.
б) Функции планирования. Под функциями планирования понимаются обособившиеся виды труда, порождаемые разделением труда внутри процесса планирования, то есть любая работа, любое ' действие, совершаемое в процессе формирования плана и направленное на изменение состояния предприятия.
В состав функций планирования можно включить следующие.
Уменьшение сложности. Важнейшей функцией планирования является преодоление реально существующей сложности планируемых объектов и процессов. Для этого при планировании необходимо выделить наиболее существенные связи и зависимости, объединив их в модули, разграничивающие сферы деятельности и являющиеся структурными элементами единого плана. Такой подход позволяет разбить процесс планирования на отдельные плановые расчеты и упростить процесс разработки и реализации плана, а также контроля за его выполнением.
Мотивация. С помощью процесса планирования должно инициироваться эффективное использование материального и интеллектуального потенциала предприятия.
Прогнозирование. Одной из функций планирования является как можно более точное прогнозирование состояния как внешней, так и внутренней среды предприятия путем систематического анализа всех факторов. Качество прогноза определяет и качество плана.
Обеспечение безопасности. Планирование должно учитывать фактор риска, чтобы избежать или уменьшить его.
Оптимизация. В соответствии с данной функцией планирование должно обеспечить выбор допустимых и наилучших с точки зрения ограничений альтернатив использования ресурсов.
Функция координации и интеграции. Планирование должно объединять людей как в процессе разработки плана, так и его реализации, предотвращать конфликты и учитывать интеграцию различных сфер деятельности предприятия.
Функция упорядочения. С помощью планирования создается единый порядок действий всех работников предприятия.
Функция контроля. Планирование позволяет наладить эффективную систему контроля за производственно-хозяйственной деятельностью, анализ работы всех подразделений предприятия.
Функция документирования. Планирование обеспечивает документированное представление хода производственно-хозяйственной деятельности.
Функция воспитания и обучения. Планирование оказывает воспитательный эффект посредством образцов рациональных действий и позволяет учиться на ошибках.
в) Методы планирования. Под ними понимается способ осуществления планирования, то есть способ реализации плановой идеи.
Метод планирования зависит от конкретной формы планирования и включает два аспекта:
• направление планирования;
• средства обоснования плановых параметров.
В практике планирования можно выделить три направления планирования: прогрессивное, ретроградное и круговое.
Прогрессивное планирование (способ «снизу вверх»). При этом способе планирование осуществляется от низших уровней иерархии предприятия к высшим. Здесь низшие структурные подразделения сами составляют детальные планы своей работы, которые впоследствии интегрируются на верхней ступени, образуя план предприятия.
Ретроградный метод («сверху вниз»). В этом случае процесс планирования осуществляется исходя из плана предприятия путем детализации его показателей сверху вниз по иерархии. При этом структурные подразделения должны преобразовать поступающие к ним планы вышестоящих уровней в планы своих подразделений.
Круговой метод (встречное планирование). Он представляет собой синтез рассмотренных выше методов. Круговой метод предусматривает разработку плана в два этапа. На первом этапе (сверху вниз) производится текущее планирование по главным целям. На втором этапе (снизу вверх) составляется окончательный план по системе детализированных показателей. При этом в планы включаются наиболее удачные решения.
Процесс планирования.
Как целесообразная деятельность людей процесс планирования имеет свою технологию, представляющую последовательность работ, выполняемых при составлении плана.
Процесс планирования состоит из следующих этапов.
Определение цели планирования. Цели планирования являются решающим фактором при выборе форм и методов планирования. Они обусловливают также критерии при принятии плановых решений и контроле за ходом их реализации.
Анализ проблемы. На этом этапе определяется исходная ситуация на момент составления плана и формируется конечная ситуация.
Поиск альтернатив. На этом этапе среди возможных путей разрешения проблемной ситуации отыскиваются подходящие действия.
Прогнозирование. На этом этапе формируется представление о развитии планируемой ситуации.
Оценка. На этом этапе проводятся оптимизирующие расчеты для выбора наилучшей альтернативы.
Принятие планового решения. Выбирается и оформляется единственное плановое решение.
Средства, обеспечивающие процесс планирования
Средства, обеспечивающие процесс планирования, позволяют автоматизировать технологический процесс разработки плана предприятия: от сбора информации до принятия и реализации плановых решений. Сюда входит техническое, информационное, программное, организационное и лингвистическое обеспечение.
Комплексное использование этих средств позволяет создать автоматизированную систему плановых расчетов (АСПР).
Внутрифирменное планирование как составная часть процесса управления предприятием может иметь следующие организационные формы:
• с централизованными функциями планирования;
• с децентрализованными функциями планирования.
Соответственно этим формам строится система плановых органов конкретного субъекта хозяйствования.
В фирме с централизованными функциями планирования при высшем руководстве создается специальная служба планирования, называемая отделом планирования и контроля. Она подчиняется непосредственно президенту или вице-президенту, занимается разработкой перспективных и текущих планов и следит за ходом их выполнения. При централизованной системе планирования легче координировать работу взаимосвязанных предприятий. Однако с расширением масштабов деятельности фирмы, усилением процесса диверсификации и появлением многоотраслевых концернов планировать их работу из одного центра становится невозможным.
При децентрализованной системе внутрифирменного планирования плановая работа осуществляется на трех уровнях. На уровне высшего руководства компанией имеется центральная служба планирования, занимающаяся разработкой только перспективных планов. В каждом производственном отделении имеется свой плановый отдел, составляющий текущий план комплекса своих предприятий. На каждом предприятии есть отдел производственного планирования и контроля, занимающийся текущим технико-экономическим и оперативно-календарным планированием.
Лекция №4 Основные аспекты стратегического планирования
Стратегическое планирование является инструментом, с помощью которого формируется система целей функционирования предприятия и объединяются усилия всего коллектива по ее достижению. Его важнейшая задача — обеспечить нововведения, необходимые для жизнедеятельности предприятия. Как процесс, стратегическое планирование включает четыре вида деятельности (функции стратегического планирования). К ним относятся: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, координация и регулирование хозяйственных процессов, организационные изменения.
Стратегическое планирование имеет свою технологию. Процесс стратегического планирования включает следующие этапы:
• определение миссии предприятия (фирмы);
• формулирование целей и задач функционирования предприятия;
• анализ и оценку внешней среды;
• анализ и оценку внутренней структуры предприятия;
• разработку и анализ стратегических альтернатив;
• выбор стратегии.
Стратегическое планирование является важнейшей функцией стратегического управления. Процесс стратегического управления кроме стратегического планирования включает также реализацию стратегии, оценку и контроль реализации стратегии.
Рассмотрим основные компоненты стратегического планирования.