ТЕОРЕТИЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ. Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ суду, що погоджена та затверджена в порядку
Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ суду, що погоджена та затверджена в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598, а також відповідними Інструкціями з діловодства в судах.
Установлюється такий порядок групування документів у справи:
у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншому органу влади);
документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи особи в суді;
документи, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).
Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.
Накази, розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу; про надання відпусток; про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються в дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).
Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх наповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.
Судові справи та управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігаються за місцем формування справ (в структурних підрозділах апарату суду) та/або централізовано в службі діловодства згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Судові справи, що розглянуті у відповідності до процесуального законодавства, обов'язково передаються до архіву суду незалежно від терміну зберігання.
Підготовка справ для передання до архіву суду включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій головою суду.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ відповідальні працівники апарату суду зобов'язані їх усунути.
Підготовлені та оформлені судові справи та інші документи суду передаються до архіву суду щороку за графіком, затвердженим керівником апарату суду.
Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву суду в присутності працівника апарату суду, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.