Підготовка до ділової бесіди
Не існує єдиних безпомилкових правил підготовки до ділової бесіди. Проте буде корисно вказати на наступний варіант такої схеми підготовки: планування; збір матеріалу та його обробка; аналіз зібраного матеріалу і його редагування.
Місце бесіди вибирається з урахуванням його впливу на очікуваний результат. Для осіб, які не працюють у фірмі, найбільш зручним місцем буде службовий кабінет приймаючого або спеціальна кімната для гостей, обладнана всім необхідним. Обстановка в будь-якому разі має бути спокійною, відокремленою, виключати несподівану появу сторонніх, шум, дзвінки тощо, бо це нервує, але не „інтимною”. Багато в чому її визначає навіть колір стін, освітленість, меблі й характер їх розміщення.
З співробітниками можна зустрічатися і на робочому місці. Припустимо проведення ділових розмов і поза офісом, наприклад, у кафе або навіть у домашніх умовах. Головне, щоб ваш співрозмовник відчував себе вільно і розкуто і міг повністю перейти на ділову розмову.
Після слід вибрати найбільш вдалий момент і тільки потім домовлятися про зустрічі. У цьому випадку ініціатива буде у ваших руках, і тому контролювати ситуацію буде легше.
Коли розмова вже призначена, складається план її проведення. Спочатку слід визначити, яка мета стоїть перед вами, а потім розробити стратегію її досягнення і тактику ведення бесіди.
Такий план – це чітка програма дій з підготовки та проведення конкретної бесіди. Однак далеко не всі це розуміють, міркуючи приблизно так: „Ну як можна планувати ділову розмову, якщо один новий факт, несподівано під час зустрічі, може все змінити кардинально і зруйнувати все попереднє планування?”. Але ж метою планування як раз і є спроба пом’якшити, нейтралізувати вплив несподівано нових фактів, що виникли. Підготовка і планування бесіди дозволяють заздалегідь передбачати можливі несподівані моменти, що знижують ефективність зауважень співрозмовника. Крім того, набуваються навички швидкої і гнучкою реакції при виникненні непередбачених обставин.
Планування ділової бесіди дозволяє визначити її конкретні завдання вже на початку підготовки до неї, знайти і усунути „вузькі місця” в бесіді, узгодити час її проведення.
Збір матеріалу для ділової бесіди – дуже трудомісткий процес, що вимагає значних витрат часу. Але це один з найважливіших етапів підготовки до бесіди. Він включає в себе пошук можливих джерел інформації (з особистих контактів, доповідей, наукових досліджень, публікацій, офіційних даних тощо). При цьому доцільно відразу ж доповнювати зібрані матеріали власними примітками, оскільки подібні записи можуть істотно допомогти на останніх етапах підготовки до бесіди. Обсяг зібраних матеріалів залежить від загальної інформованості учасників майбутньої бесіди, рівня їх професійних знань, широти підходу до наміченої для обговорення проблеми.
Потім зібрані й ретельно відібрані фактичні дані систематизуються. Систематизація дозволяє виділити найбільш важливі факти, що підлягають розгляду. Вона полегшує їх пошук і допомагає встановити раніше не помічені залежності. Систематизацію слід проводити протягом всього процесу обробки матеріалу.
Аналіз зібраного матеріалу допомагає визначити взаємозв’язок фактів, зробити висновки, підібрати необхідну аргументацію, тобто зробити першу спробу скомбінувати і пов’язати весь зібраний матеріал в єдине логічне ціле. Оброблений і систематизований матеріал як би розкладається за „комірками” плану, а самі „комірки” зв’язуються між собою в більш великі частини.
Бажано доповнити матеріал текстом, що складається із окремих понять і слів, зв’язавши які ви отримаєте сенс викладеного. Бажано також без скорочень записати особливо вдалі формулювання. А потім слід виділити найбільш важливі моменти шляхом підкреслення або особливими позначками.
Дуже корисно перед розмовою спробувати скласти портрет партнера, визначити його сильні й слабкі сторони, тобто встановити його психологічний тип, політичні переконання, громадські позиції, соціальний стан, хобі тощо. Знання майбутнього партнера допомагає не тільки отримати уявлення про його особисті якості, але, найголовніше, зрозуміти його бачення предмета, про який піде мова, інтереси, які з ним пов’язані.
Завершується підготовка до бесіді редагуванням тексту, його остаточним шліфуванням і доопрацюванням.